6. Nói về chính sách (truy cập mở)

Talking about a policy

Theo: https://cyber.harvard.edu/hoap/Talking_about_a_policy

Xem thêm: Các thực hành tốt cho các chính sách của đại học

Xem thêm: Khoa học mở - Open Science

• Đây là phần trong Các thực hành tốt cho các chính sách truy cập mở của đại học.

6.1. Quyền tự do hàn lâm

• Vài giáo viên phàn nàn rằng chính sách OA có thể vi phạm quyền tự do hàn lâm của họ.
  • Nếu họ phàn nàn rằng nó hạn chế quyền tự do của họ để đệ trình tác phẩm mới tới các tạp chí họ lựa chọn, thì họ đang hiểu sai chính sách xanh (như được khuyến cáo ở đây) sang chính sách vàng. Họ đang hiểu sai ký gửi trong các kho OA sang sự đệ trình tới các tạp chí OA. Hãy giúp các giáo viên hiểu sự khác nhau giữa việc yêu cầu ký gửi vào một dạng kho nhất định và việc yêu cầu đệ trình tới dạng tạp chí nhất định, và giúp họ hiểu rằng chính sách bị hạn chế tới dạng trước và không mở rộng sang dạng sau.
  • Nếu họ phàn nàn rằng vài tạp chí sẽ không cho phép OA theo các khái niệm của đại học, và rằng các giáo viên sẽ bị ngăn cản có hiệu quả khỏi việc xuất bản trên các tạp chí đó, thì họ đang quên mất về lựa chọn khước từ. Các giáo viên có thể đệ trình tác phẩm của họ tới một tạp chí như vậy. Nếu tác phẩm của họ được chấp nhận, giáo viên có thể xuất bản trên tạp chí đó đơn giản bằng việc giành lấy sự khước từ, điều mà đại học đó sẽ luôn trao, không câu hỏi nào được đưa ra cả. Trên thực tế, việc giữ gìn quyền tự do của giáo viên để đệ trình tác phẩm mới tới các tạp chí họ lựa chọn là hợp lý trước nhất cho lựa chọn khước từ. Hãy rõ ràng trong việc tái đảm bảo cho các giáo viên rằng họ vẫn giữ được tự do để xuất bản ở bất cứ nơi đâu và vẫn giữ được tự do quyết định theo hoặc chống lại OA cho từng xuất bản phẩm của họ.
  • Nếu họ phàn nàn rằng chính sách đó sẽ làm giảm bớt các quyền của họ hoặc kiểm soát đối với tác phẩm của họ, thì họ không hiểu các khái niệm về các hợp đồng xuất bản tiêu chuẩn, khía cạnh giữ lại các quyền của chính sách OA được khuyến cáo ở đây, đặc tính của chính xách đó cho phép đại học chuyển giao các quyền ngược về cho tác giả, hoặc cả 3. Các tác giả ký bỏ hầu hết các quyền của họ theo các hợp đồng xuất bản tiêu chuẩn. Trên thực tế, việc gia tăng các quyền và sự kiểm soát của tác giả là hợp lý trước nhất của chính sách OA giữ lại các quyền. Hãy rõ ràng trong việc tái đảm bảo cho các giáo viên rằng họ sẽ có nhiều quyền và sự kiểm soát hơn nhiều đối với tác phẩm của họ theo chính sách này hơn là theo một hợp đồng xuất bản tiêu chuẩn (hoặc thậm chí theo hợp đồng xuất bản tiến bộ).
  • Nếu họ phàn nàn rằng chính sách sẽ trao cho đại học quyền sở hữu tác phẩm của họ, thì họ không hiểu các quyền không độc quyền, các khái niệm về hợp đồng xuất bản tiêu chuẩn, hoặc cả 2. Chính sách trao các quyền không độc quyền cho cơ sở, chỉ các quyền không độc quyền. Ngược lại, giáo viên thường xuyên trao các quyền độc quyền cho các nhà xuất bản qua các thỏa thuận xuất bản tiêu chuẩn.
  • Nếu họ phàn nàn rằng học sẽ chống đối dạng ép buộc mới, thì họ đang bỏ qua lựa chọn khước từ, diễn giải sai từ “chỉ thị” (mandate), hoặc cả 2. Nếu vài người gọi chính sách đó là “chỉ thị”, thì chỉ vì chính sách đó là mạnh hơn so với yêu cầu hoặc khuyến khích. Nhưng nó không là chỉ thị theo bất kỳ nghĩa nào khác, và không tự gọi là chỉ thị. Lựa chọn khước từ ngụ ý rằng các giáo viên giữ lại quyền tự do quyết định theo hoặc chống OA đối với từng xuất bản phẩm của họ. Ở những nơi từ “chỉ thị” (mandate) có thể là vấn đề, hãy đừng sử dụng từ đó, và ở nơi từ đó gây ra rồi các vấn đề, hãy giúp các giáo viên tập trung vào thực chất của chính sách hơn là các ngụ ý của cái nhãn rất không hoàn hảo cho chính sách đó. (Nhiều hơn theo "Chỉ thị - Mandate" ở dưới).
  • Những phản đối đó đặc biệt là phổ biến trong các khu trường nơi mà sự thiếu tin tưởng của các giáo viên đối với các nhà quản lý là cao. Đôi khi các giáo viên không hiểu sự khác biệt giữa OA xanh/vàng, lựa chọn khước từ, giữ lại các quyền, và các quyền không độc quyền. Nhưng khi họ thiếu tin tưởng các nhà quản lý, họ thường thấy chính sách phác thảo OA như một sự cố gắng tóm lấy quyền lực của các nhà quản lý. Khi điều này là một rủi ro, hãy đặc biệt rõ ràng về các điểm ở trên (sự phân biệt xanh/vàng, lựa chọn khước từ, giữ lại các quyền, và các quyền không độc quyền). Nhưng cũng nên rõ ràng với thực tế rằng chính sách đó là một sáng kiến của giáo viên. Nó được các giáo viên phác thảo và sẽ được các giáo viên biểu quyết. Hãy rõ ràng rằng nó cải thiện các đặc quyền của tác giả (sự kiểm soát đối với tác phẩm của họ và các kênh phân phối cho tác phẩm của họ), trong khi bảo tồn được quyền tự do của họ để quyết định theo hoặc chống lại OA và giữ lại quyền tự do của họ để đệ trình tác phẩm của họ tới các tạp chí họ lựa chọn. Đó là các lý do giải thích vì sao quá nhiều chính sách OA đã được các giáo viên đồng thuận biểu quyết phê chuẩn.
  • Ở các trường nơi mà các giáo viên lo ngại các nhà quản lý mó thể kiểm soát các xuất bản phẩm của các giáo viên theo học thuyết làm việc vì được thuê, nó giúp chỉ ra rằng dạng chính sách được khuyến cáo ở đây tái khẳng định rằng các quyền đó thuộc về giáo viên. Qua biểu quyết về chính sách, các giáo viên trao các quyền (không độc quyền) cho cơ sở. Hành động này giả định trước rằng đây là đặc quyền của các giáo viên để trao hoặc rút các quyền đó.

6.2. “Tuân thủ”

• Các chính sách dạng được khuyến cáo ở đây có 2 thành phần chính: sự cho phép và các ký gửi.
  • Trong thành phần đầu (sự cho phép, các giấy phép, sự giữ lại các quyền), sự tuân thủ đạt được 100% ngay khi chính sách được áp dụng.
  • Trong thành phần thứ 2 (các ký gửi vào kho), sự tuân thủ luôn đòi hỏi thời gian, và thường đòi hỏi giáo dục, hỗ trợ, và các khuyến khích. Nhưng thậm chí dù tỷ lệ ký gửi thường bắt đầu thấp và tăng chậm, và chiếm hầu hết sự chú ý của những người có trách nhiệm triển khai chính sách, thì nó không tuân theo rằng tỷ lệ ký gửi chỉ là thành phần của tỷ lệ tuân thủ.
  • Bạn có thể nói rằng các khước từ là thành phần thứ 3 của chính sách đó. Nhưng có lẽ là tốt hơn để đưa các khước từ vào như là những sửa đổi của 2 thành phần đầu. Ở dạng chính sách được khuyến cáo ở đây, thành phần sự cho phép là có khả năng khước từ và thành phần ký gửi là không khước từ được. Trong bất kỳ trường hợp nào, các lãnh đạo khu trường nên làm rõ rằng các giáo viên nào giành được những khước từ vẫn đang tuân thủ với chính sách. Họ đang không vi phạm tư hoặc tinh thần của chính sách. Chính sách cố ý dàn xếp cho những ai cần hoặc muốn có các khước từ.

6.3. “Kho của cơ sở”

• Các chính sách OA của đại học thường đòi hỏi ký gửi trong kho của cơ sở, và chúng tôi khuyến cáo thực hành đó. Theo nghĩa này, kho của một cơ sở cố gắng thu thập đầu ra nghiên cứu của cơ sở, ngược với kho trung ương, kho theo chủ đề, hoặc kho chuyên ngành, nó cố gắng thu thập đầu ra nghiên cứu của một lĩnh vực. Khi chúng ta đang thảo luận về các dạng kho khác nhau, thì “kho của cơ sở” là không mù mờ và không gây sợ hãi.
• Tuy nhiên, nhiều giáo viên không nhận thức được rằng các kho của cơ sở được đánh chỉ mục bằng các máy tìm kiếm chính (hàn lâm hoặc không hàn lâm), và có khả năng tương hợp được với các kho khác. Nhiều giáo viên nghĩ rằng kho của cơ sở là khu vườn có tường chắn bao quanh hoặc ống silo khép kín nội dung chỉ nhìn thấy được đối với những người biết rằng kho đó đang tồn tại và lo ngại để tiến hành chuyến viếng thăm đặc biệt và chạy một tìm kiếm đặc biệt. Hơn nữa, hầu hết các giáo viên đồng cảm nhiều hơn với lĩnh vực của họ hơn là cơ sở của họ. Vì thế, khi chúng ta đang thảo luận về các khái niệm của chính sách OA đại học, thì khái niệm “kho của cơ sở” có lẽ tăng cường cho những giả thuyết sai rằng các tác phẩm được ký gửi là ràng buộc của cơ sở, không nhìn thấy được, và được xác định có tính cục bộ địa phương với một cơ sở nhiều hơn là với tác giả, chủ đề, hoặc lĩnh vực. Trong thảo luận về các chính sách OA đại học, thì, có lẽ là tốt hơn để nhấn mạnh ý nghĩa mà các kho của cơ sở là OA, mở cho việc đánh chỉ mục bởi bất kỳ máy tìm kiếm nào, và tương hợp được với các kho khác. chúng không là bức tường ngăn cách nội dung trong các ống silo khép kín của cơ sở mà phân phối mở nội dung bằng việc sử dụng các tài nguyên của cơ sở. Chúng được thiết kế để mở ra nội dung cho các nhà nghiên cứu, và nhiều độc giả hơn sẽ thấy các bài báo trong kho qua các tìm kiếm liên kho, toàn cầu hơn là qua các tìm kiếm cục bộ hoặc duyệt cục bộ. Vì tất cả các lý do đó, nhiều giáo viên sẽ thấy “kho truy cập mở” và “kho” là các khái niệm làm sáng tổ nhiều hơn và ít gây bối rối hơn so với “kho của cơ sở”.

6.4. “Chỉ thị”

• Nhận thấy rằng nhiều giáo viên, từ “chỉ thị – mandate” gợi ý các mệnh lệnh hoặc sự ép buộc không tương thích với quyền tự do hàn lâm. Đó là lý do tốt để tránh khái niệm này. Dạng chính sách được khuyến cáo ở đây không được triển khai qua các mệnh lệnh hoặc sự ép buộc. Trước hết, đây là tự đề xuất bằng biểu quyết của các giáo viên. Thứ 2, nó gồm lựa chọn khước từ và chỉ dịch chuyển mặc định. Có thể là một sai lầm để cho phép sự mong muốn có thể hiểu được để tránh những ngụ ý xấu xí của từ “chỉ thị” dẫn các giáo viên làm thất bại chính sách mà từng không phải là chỉ thị theo nghĩa xấu xí. Dạng chính sách được khuyến cáo ở đây giữ lại quyền tự do của giáo viên để chọn theo hoặc chống OA cho từng xuất bản phẩm.
• Một mặt, chính sách được khuyến cáo ở đây mạnh đáng kể hơn nhiều so với chỉ là yêu cầu hoặc khuyến khích. Sự hợp lý chính cho từ “chỉ thị” là việc tiếng anh dường như trao cho chúng ta những lựa chọn tốt hơn cho chính sách đi vượt ra khỏi các yêu cầu và khuyến khích và dừng ngay trước các lệnh và sự ép buộc. (Nếu bạn có lựa chọn thay thế tốt hơn, xin hãy đưa ra!)
• Để chi tiết hơn, hãy xem Peter Suber, Truy cập Mở (Open Access), MIT Press, 2012, Phần 4.2, “Ngoài lề về từ ‘Chỉ thị’” (Digression on the word 'Mandate'), các trang 86-90.
• Trong bất kỳ trường hợp nào, kỳ vọng ký gửi hoặc cam kết ký gửi chỉ là một phần của chính sách. Đừng nói về chính sách dường như ký gửi vào kho từng là phần duy nhất hoặc phần chính. Nó là 1 trong 2 phần quan trọng ngang bằng nhau. Phần chủ chốt thứ 2 là giữ lại các quyền bởi cơ sở và tác giả. Như chúng tôi giải thích trong mục chuyển giao các quyền ngược về cho tác giả, dạng chính sách được khuyến cáo ở đây làm tăng quyền tự do của giáo viên để sử dụng lại tác phẩm của riêng họ.

6.5. “Lựa chọn không tham gia” và “lựa chọn tham gia”

• Chúng tôi khuyến cáo chính sách “lựa chọn không tham gia” (với khước từ như là sự không tham gia). Dạng chính sách này “dịch chuyển sự ngầm định” từ thiếu sự cho phép cho OA sang có sự cho phép cho OA. Sau khi chính sách giữ lại các quyền được áp dụng, các giáo viên mà không nhấc được ngón tay đang trao sự cho phép của cơ sở để làm cho tác phẩm trong tương lai của họ thành OA. Nếu học muốn đầu ra khác, họ phải nhấc ngón tay và thay đổi mặc định (bằng việc giành được sự khước từ). Các giáo viên mà phản đối các chính sách OA để chọn không tham gia đôi khi tin tưởng rằng mặc định sẽ là khó để dịch chuyển, hoặc rằng yêu cầu của họ để dịch chuyển nó có thể bị từ chối. Nhưng điều này phụ thuộc vào chính sách. Chúng tôi khuyến cáo rằng chính sách làm rõ rằng cơ sở “sẽ” trao sự lựa chọn không tham gia hoặc sự khước từ, bất kể khi nào một thành viên giáo viên yêu cầu nó làm như thế, không chỉ là nó “có thể” trao sự khước từ.
• Vài cơ sở áp dụng những gì họ gọi là các chính sách “lựa chọn tham gia” (opt-in). Nhưng họ đã có các chính sách lựa chọn tham gia có hiệu lực rồi. Các giáo viên đã có rồi quyền lựa chọn tham gia trong OA xanh, hoặc để giữ lại các quyền (nếu họ có thể hoán đổi nó) và ký gửi tác phẩm của họ vào kho OA. Nếu đại học không có kho của cơ sở, thì các giáo viên có thể ký gửi trong kho chuyên ngành. Vì thế ngược lại đúng chính sách “lựa chọn không tham gia” hoặc là không phải chính sách (nó là yếu hơn) hoặc là chính sách không có khước từ (nó là mạnh hơn).
• Trong phần trước, chúng tôi khuyến cáo chống lại các chính sách “lựa chọn tham gia” trên cơ sở là chúng là tương đương với không có chính sách, và dường như để thay đổi tình trạng ban đầu khi chúng không thay đổi.

6.6. “Các khước từ”

• Đại học nên làm cho các tác phẩm trong kho OA bất kỳ khi nào nó có sự cho phép đủ hợp pháp để làm thế. Dạng chính sách giữ lại các quyền chúng tôi khuyến cáo ở đây là một nguồn của sự cho phép. Khi một thành viên giáo viên giành được sự khước từ cho bài báo nhất định nào đó, thì đại học không có sự cho phép từ chính sách để làm cho bài báo đó thành OA. Nhưng đại học có thể có sự cho phép từ nguồn khác, như nhà xuất bản chẳng hạn. Sự khước từ một giấy phép trong chính sách của đại học không khước từ giấy phép đại học đó có thể có từ nhà xuất bản. Vì thế, khi nói về các khước từ, đừng nói hoặc ngụ ý rằng các khước từ đơn giản khóa sự cho phép OA đối với một tác phẩm nhất định nào đó. Chúng chỉ khóa sự cho phép OA từ chính sách, không từ các nguồn khác. Chúng tôi khuyến cáo rằng những người đề xướng chính sách hãy rõ ràng rằng cơ sở sẽ làm cho tác phẩm được ký gửi thành OA bất kỳ khi nào nó có được sự cho phép để làm thế.
• Vài giáo viên sẽ bỏ qua hoặc giải nghĩa sai lựa chọn khước từ và phản đối chính sách hạn chế các lựa chọn của họ và vi phạm quyền tự do hàn lâm của họ. (Chúng tôi trả lời cho sự phản đối này trong mục về quyền tự do hàn lâm ở trên).
• Vài giáo viên đang là những người đề xướng mạnh mẽ OA sẽ có phản đối ngược lại, và viện lý rằng lựa chọn khước từ rút ruột chính sách và nên bị xóa đi. Họ tin tưởng tỷ lệ khước từ sẽ là cao - ví dụ, 40%, 60%, hoặc 80% - khi kinh nghiệm ở từng trường với lựa chọn khước từ là tỷ lệ khước từ là thấp. Ở Harvard, MIT, và Đại học California, nó là dưới 5%. Hơn nữa, việc loại bỏ lựa chọn khước từ sẽ làm cho không có khả năng để trả lời những phản đối nhất định về quyền tự do hàn lâm. Chính sách không có khước từ không chỉ có khả năng vi phạm quyền tự do hàn lâm, mà có thể thất bại để tập trung các phiếu bầu cần thiết để thông qua. Đừng làm sự tuyệt vời thành kẻ thù của điều tốt, và đừng đánh giá thấp các cách thức theo đó việc dịch chuyển mặc định có thể thay đổi hành vi trong phạm vi rộng.
• Nếu bạn chấp nhận khuyến cáo của chúng tôi rằng các khước từ chỉ nên áp dụng để trao các quyền cho cơ sở (nghĩa là, “giấy phép”, và không để ký gửi vào kho, thì là tốt hơn để nói về “việc khước từ giấy phép đó” hơn là “việc khước từ chính sách đó”.

6.7. Xem thêm

• Hãy xem thêm các khuyến cáo về việc tách bạch các vấn đề và giáo dục các giáo viên trước khi biểu quyết.

• This is a section within Good practices for university open-access policies.

Academic freedom

• Some faculty object that an OA policy would infringe their academic freedom.
  • If they object that it will limit their freedom to submit new work to the journals of their choice, then they are mistaking a green policy (as recommended here) for a gold policy. They are mistaking deposit in OA repositories for submission to OA journals. Help faculty understand the difference between requiring deposit in a certain kind of repository and requiring submission to a certain kind of journal, and help them understand that the policy is limited to the former and does not extend to the latter.
  • If they object that some journals will not allow OA on the university's terms, and that faculty will effectively be barred from publishing in those journals, then they are forgetting about the waiver option. Faculty may submit their work to such a journal. If their work is accepted, faculty may publish in that journal simply by obtaining a waiver, which the university will always grant, no questions asked. In fact, preserving faculty freedom to submit new work to the journals of their choice is the primary rationale for the waiver option. Be explicit in reassuring faculty that they remain free to publish anywhere and remain free to decide for or against OA for each of their publications.
  • If they object that the policy will diminish their rights or control over their work, then they don't understand the terms of standard publishing contracts, the rights-retention aspect of the OA policy recommended here, the feature of the policy allowing the university to transfer rights back to the author, or all three. Authors sign away most of their rights under standard publishing contracts. In fact, increasing author rights and control is the primary rationale of a rights-retention OA policy. Be explicit in reassuring faculty that they will have far more rights and control over their work under this policy than under a standard (or even progressive) publishing contract.
  • If they object that the policy will give the university ownership of their work, then they don't understand non-exclusive rights, the terms of standard publishing contracts, or both. The policy grants no exclusive rights to the institution, only non-exclusive rights. By contrast, faculty routinely grant exclusive rights to publishers through standard publishing agreements.
  • If they object that they will be subject to a new form of coercion, then they are overlooking the waiver option, misinterpreting the word "mandate", or both. If some people call the policy a "mandate", it's only because the policy is stronger than a request or encouragement. But it's not a mandate in any other sense, and doesn't call itself a mandate. The waiver option means that faculty retain the freedom to decide for or against OA for every one of their publications. Where the word "mandate" may be a problem, don't use the word, and where the word is already causing problems, help faculty focus on the actual substance of the policy rather than the implications of a very imperfect label for the policy. (More under "Mandate" below.)
  • These objections are especially common on campuses where faculty distrust of administrators runs high. Sometimes faculty do understand the green/gold distinction, the waiver option, rights-retention, and non-exclusive rights. But when they distrust administrators, they often see a draft OA policy as an attempted power grab by the administration. When this is a risk, be especially clear on the points above (the green/gold distinction, the waiver option, rights-retention, and non-exclusive rights). But also be clear on the fact that the policy is a faculty initiative. It is drafted by faculty and will be voted upon by faculty. Be clear that it enhances author prerogatives (control over their work and distribution channels for their work), while preserving their freedom to decide for or against OA and preserving their freedom to submit their work to the journals of their choice. These are the reasons why so many OA policies have been approved by unanimous faculty votes.
  • At schools where faculty worry that administrators might claim control over faculty publications under the work-for-hire doctrine, it helps to point out that the kind of policy recommended here reaffirms that these rights belong to faculty. Through the vote on the policy, faculty grant (non-exclusive) rights to the institution. This act presupposes that it is the faculty's prerogative to grant or withhold these rights.

"Compliance"

• Policies of the type recommended here have two main components: permissions and deposits.
  • On the first component (permissions, licenses, rights-retention), compliance reaches 100% as soon as the policy is adopted.
  • On the second component (deposits in the repository), compliance always requires time, and typically requires education, assistance, and incentives. But even though the deposit rate generally starts low and grows slowly, and occupies most of the attention of those charged with implementing a policy, it doesn't follow that the deposit rate is the only component of the compliance rate.
  • You could say that waivers are a third component of the policy. But it's probably better to bring in waivers as potential modifiers of the first two components. In the kind of policy recommended here, the permissions component is waivable and the deposit component is not waivable. In any case, campus leaders should make clear that faculty who obtain waivers are still complying with the policy. They are not violating the letter or spirit of the policy. The policy deliberately accommodates those who need or want waivers.

"Institutional repository"

• University OA policies generally require deposit in the institutional repository, and we recommend that practice. In this sense, an institutional repository tries to gather the research output of an institution, as opposed to a central, subject, or disciplinary repository, which tries to gather the research output of a field. When we're discussing different kinds of repository, "institutional repository" is unambiguous and unfrightening.

• However, many faculty do not realize that institutional repositories are indexed by major (academic and non-academic) search engines, and are interoperable with other repositories. Many faculty think that an institutional repository is a walled garden or a silo of content only visible to people who know that the repository exists and take the trouble to make a special visit and run a special search. In addition, most faculty identify more with their field than their institution. Hence, when we're discussing the terms of a university OA policy, the term "institutional repository" may reinforce false assumptions that deposited works are institution-bound, invisible, and provincially identified with an institution more than with the author, topic, or field. In discussing university OA policies, then, it may be better to emphasize the sense which institutional repositories are OA, open for indexing by any search engine, and interoperable with other repositories. They do not wall off content into institutional silos but openly distribute content using institutional resources. They are designed to expose content to searchers, and many more readers will find the repository articles through global, cross-repository searches than through local searches or local browsing. For all these reasons, many faculty will find "open-access repository" and "repository" more illuminating and less confusing terms than "institutional repository".

"Mandate"

• Realize that to many faculty, the word "mandate" suggests commands or coercion incompatible with academic freedom. That's a good reason to avoid the term. The kind of policy recommended here is not implemented through commands or coercion. First, it is self-imposed by faculty vote. Second, it contains a waiver option and merely shifts the default. It would be a mistake to let the understandable desire to avoid the ugly implications of the word "mandate" lead faculty to defeat a policy that was not a mandate in the ugly sense. The kind of policy recommended here preserves faculty freedom to choose for or against OA for every publication.
  • On the other hand, the policy recommended here is considerably stronger than a mere request or encouragement. The chief rationale for the word "mandate" is that English doesn't seem to give us better options for a policy that goes well beyond requests and encouragement and yet stops short of commands and coercion. (If you have a better alternative, please come forward!)
  • For more detail, see Peter Suber, Open Access, MIT Press, 2012, Section 4.2, "Digression on the word 'Mandate'", pp. 86-90.

• In any case, the deposit expectation or deposit commitment is only one part of the policy. Don't talk about the policy as if deposit in the repository were the only part or the main part. It's one of two equally important parts. The key second part is rights retention by the institution and author. As we explain in the entry on transferring rights back to the author, the kind of policy recommended here increases faculty freedom to reuse their own work.

"Opt-out" and "opt-in"

• We recommend an "opt-out" policy (with the waiver as the opt-out). This kind of policy "shifts the default" from lack of permission for OA to permission for OA. After a rights-retention policy is adopted, faculty who don't lift a finger are granting the institution permission to make their future work OA. If they want a different outcome, they must lift a finger and change the default (by obtaining a waiver). Faculty who object to opt-out OA policies sometimes believe that the default will be difficult to shift, or that their request to shift it might be denied. But this depends on the policy. We recommend that the policy make clear that the institution "will" grant opt-outs or waivers, whenever a faculty member asks it to do so, not merely that it "may" grant waivers.

• Some institutions adopt what they call "opt-in" policies. But in effect they already had opt-in policies. Faculty already had the right to opt in to green OA, or to retain rights (if they could swing it) and deposit their work in an OA repository. If the university didn't have an institutional repository, then faculty could deposit in a disciplinary repository. Hence the proper opposite of an "opt-out" policy is either a non-policy (which is weaker) or a no-waiver policy (which is stronger).

• In an earlier section, we recommended against "opt-in" policies on the ground that they are equivalent to non-policies, and seem to change the status quo when they do not.

"Waivers"

• The university should make works in the repository OA whenever it has legally sufficient permission to do so. The kind of rights-retention policy we recommend here is one source of permission. When a faculty member obtains a waiver for a given article, then the university does not have permission from the policy to make that article OA. But the university might have permission from another source, such as the publisher. A waiver of the license in the university policy doesn't waive the license the university may have from the publisher. Hence, when talking about waivers, don't say or imply that waivers flatly block OA permission for a given work. They only block OA permission from the policy, not from other sources. We recommend that policy proponents be explicit that the institution will make deposited work OA whenever it has permission to do so.
  • Some faculty will overlook or misinterpret the waiver option and object that the policy limits their options and infringes their academic freedom. (We respond to this objection in the entry on academic freedom above.)
  • Some faculty who are strong proponents of OA will raise the opposite objection, and argue that the waiver option guts the policy and should be deleted. They believe the waiver rate will be high —for example, 40%, 60%, or 80%— when the experience at every school with a waiver option is that the waiver rate is low. At Harvard, MIT, and the University of California, it's below 5%. Moreover, removing the waiver option will make it impossible to answer certain objections based on academic freedom. Not only could an unwaivable policy infringe academic freedom, it could fail to muster the votes needed to pass. Don't make the perfect an enemy of the good, and don't underestimate the ways in which shifting the default can change behavior on a large scale.

• If you accept our recommendation that waivers should apply only to the grant of rights to the institution (a.k.a "the license"), and not to deposit in the repository, then it's better to speak about "waiving the license" than "waiving the policy".

Also see

Also see the recommendations on separating the issues and educating faculty before the vote.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com