17 bộ của Pháp đã ra nhập các lực lượng hỗ trợ phần mềm tự do như thế nào

How 17 French ministries joined forces to support free software

Submitted by Cyrille Chausson on September 03, 2015

Theo: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

Bài được đưa lên Internet ngày: 03/09/2015

TÓM TẮT

17 bộ trong chính phủ Pháp đang làm việc cùng nhau để hỗ trợ cho phần mềm tự do (PMTD) thông qua một thỏa thuận được thiết kế để làm giảm các chi phí và đạt được tiến bộ trong sử dụng PMTD trong các cơ quan hành chính. Hợp đồng hỗ trợ vận hành qua một hệ thống bán vé. Nó bao gồm sự phân loại chi tiết các phần mềm, và lịch trình để giảm các chi phí hỗ trợ dựa vào tính phổ biến của các phiên bản ứng dụng riêng rẽ.

TÓM TẮT CÁC TRƯỜNG HỢP

Trước hợp đồng

Trước khi hợp đồng mới được ký, sự ủng hộ cho PMTD từng là đặc thù cho từng bộ. Không thỏa thuận nào đã được thiết lập giữa các bộ để tạo ra một lượng tài nguyên có liên quan tới PMTD. Bộ Nội vụ nói rằng trong quá khứ bộ đã có thỏa thuận với một công ty Pháp để cung cấp sự hỗ trợ của bên thứ 3 cho cơ sở dữ liệu nguồn mở PostgreSQL. Tuy nhiên, điều này từng không thành công. “Mọi người làm việc trong Bộ đã có khả năng hơn”, Bộ này nói.

Theo sau yêu cầu từ cơ quan dịch vụ SAE (Service des achats de l’Etat, có trách nhiệm xác định chính sách mua sắm công ở Pháp), Bộ Nội vụ đã thiết kế một hợp đồng hỗ trợ khác mà mục tiêu của nó là tăng cường cơ sở pháp lý cần thiết để làm cho PMTD sử dụng được trong nhiều bộ của Pháp. Hành động như là nhà thầu đầu tiên, Bộ Nội vụ đã chuẩn bị tài liệu thầu và khung hành chính có liên quan.

17 Bộ được đưa vào trong khùng này gồm:

• Văn phòng Thủ tướng;
• Tòa án Kiểm toán viên (Cour des Comptes);
• Bộ Ngoại giao;
• Bộ Quốc phòng;
• Bộ Sinh thái học, Phát triển Bền vững, Giao thông và Nhà ở;
• Bộ Tư pháp;
• Bộ Nội vụ;
• Bộ Lao động, Việc làm và Y tế (cả trong các lĩnh vực công việc và y tế);
• Bộ Giáo dục (cả trong các lĩnh vực giáo dục và thanh niên);
• Bộ Nông nghiệp;
• Bộ Văn hóa;
• Bộ Đoàn kết và Gắn kết Xã hội;
• Bộ Giáo dục Đại học và Nghiên cứu;
• Bộ Thành phố;
• Bộ Thể thao;

Từng bộ đã phải yêu cầu được đưa vào trong thỏa thuận, và chỉ các bộ nào được liệt kê có thể tận dụng được hợp đồng đó. Các cơ quan nhà nước khác là không hợp pháp để tham gia vào.

“Biên giới không thể được thay đổi, thậm chí với sửa đổi bổ sung”, Bộ Nội vụ nêu. “Các cơ quan hành chính không được liệt kê không thể hưởng lợi từ hợp đồng. Nhưng bất kỳ cơ quan hoặc hành chính nào muốn hỗ trợ nguồn mở và nằm trong phạm vi của thỏa thuận buộc phải đáp ứng được các điều kiện của nó”.

Phạm vi kỹ thuật

Hợp đồng đã bắt đầu vào năm 2012, được triển khai trong 3 năm, và có thể được làm mới một lần nữa. Nó tập trung vào các dịch vụ hỗ trợ từ xa, tư vấn và duy trì đúng. Cũng bao gồm các dịch vụ bổ sung như theo dõi phiên bản, kiểm tra rà soát lại, chuyển đổi, các bản vá, và các đóng góp cho cộng đồng PMTD.

Nó phân loại PMTD thành 10 chủng loại:

• Hệ điều hành và phần mềm cơ sở dữ liệu có liên quan
• Các máy chủ và các máy chủ ứng dụng
• Các ngôn ngữ và các khung phát triển
• Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS)
• Các ứng dụng sản xuất
• Các công cụ quản lý mạng
• Các công cụ an toàn
• Các dịch vụ thư mục
• Các cổng, quản lý tài liệu và quản lý tri thức
• Đánh chỉ mục và tìm kiếm

Danh sách hiện hành có 320 ứng dụng (xem bên dưới). Các phần mềm không được liệt kê có thể được bổ sung thêm vào miễn là được tất cả các bộ yêu cầu.

Các phiên bản phần mềm và các nền kinh tế phạm vi lớn

Hợp đồng hỗ trợ làm việc theo một hệ thống bán vé. Bất kỳ khi nào sự hỗ trợ là cần thiết, một chiếc vé được mở bằng người liên lạc có tên trong bộ theo yêu cầu.

Để đảm bảo rằng phần mềm được phân loại đúng, từng chương trình được giao cho một nhóm được biết tới như là Đơn vị Hỗ trợ Phần mềm - USL (Software Support Unit, hay Unité de Support Logiciel). Một USL là tài sản phần mềm có thể đưa vào tới 3 phiên bản phát hành chính, như được chỉ ra trong hợp đồng. Ý tưởng là các bộ nên tiêu chuẩn hóa các phiên bản phần mềm. “Nếu một bộ muốn hỗ trợ cho một phiên bản khác ứng dụng đang tồn tại, nó có thể phải yêu cầu tạo ra một USL khác”.

Phân loại này cho phép từng USL có giá thành hỗ trợ của riêng nó. “Giá thành được tính trên số dòng lệnh để duy trì và dạng ngôn ngữ, ví dụ thế”, Bộ Nội vụ nói. Tính sống còn cũng được tính tới. Phụ thuộc vào cách nó được sử dụng, từng USL sau đó được giao cho gói hỗ trợ được xác định: không có giới hạn, 5 vé trong 1 năm, hoặc 1 vé trong một năm.

Ví dụ, LibreOffice là gói đắt nhất để lôi cuốn sự hỗ trợ không sống còn không giới hạn: chi phí cơ bản cho từng bộ là 40.000 EUR mỗi năm (xem bên dưới). Hỗ trợ không sống còn rẻ nhất là 7ZIP, với chỉ 700 EUR một năm.

Để khuyến khích việc kéo các yêu cầu hỗ trợ, hợp đồng có ý tưởng mới: giảm giá thành dựa vào tính phổ biến. Nếu vài bộ cần hỗ trợ về cùng USL, thì chi phí cho từng bộ sẽ giảm. “Ví dụ, nếu 5 bộ yêu cầu hỗ trợ cùng một phiên bản của PostgreSQL, thì từng bộ sẽ trả chỉ 40% giá cơ bản, Bộ Nội vụ giải thích. Nếu bộ nào muốn hỗ trợ cho phiên bản chuyên dụng, nó sẽ trả nhiều hơn”.

Sự giảm giá áp dụng như thế nào

Số lượng người sử dụng	1	2	3	4	5
Giá đơn vị USL (cơ sở 100)	100	70	55	45	40
Tổng giá thành có giảm giá	100	140	165	180	200
Phần trăm giảm giá riêng rẽ	0%	30%	45%	55%	60%

Các liên hệ được nêu tên ở các bộ

Từng bộ có thể chỉ ra 5 cái tên liên hệ cho từng USL. Công việc của họ là thu thập các yêu cầu từ trong các bộ của riêng họ, giữ các bản ghi, mở các vé hỗ trợ khi có yêu cầu, và giao tiếp với các tổ chức cung cấp hỗ trợ. Các mối liên lạc được nêu tên phải có các kỹ năng phù hợp cho công việc đó và họ cũng phải làm việc trong dự án có liên quan tời việc sử dụng USL này, Bộ Nội vụ nói. Bộ có thể phân bổ hơn 5 cái tên liên hệ cho một USL nếu nó có thiện chí trả tiền nhiều hơn. Các mối liên hệ có tên cũng có thể được tái phân bổ cho các USL khác.

Cổng trung ương

Công www.oss-sos.fr được sử dụng để tập trung sự hỗ trợ và quản lý sự chỉ định các mối liên hệ được nêu tên. Nó cho phép các bộ kết nối trực tiếp tới các dịch vụ hỗ trợ, tập trung hóa tất cả các vé, và liệt kê tất cả các vé được từng bộ mở.

Ngữ cảnh chính sách

• Thông tư của Ayrault: Vào ngày 19/09/2012, Jean-Marc Ayrault, sau này là Thủ tướng Pháp, đã ký thông tư mời các bộ của Pháp xem xét sử dụng PMTD trong các cơ quan hành chính của họ. Ayrault đã coi PMTD như là “sự lựa chọn hợp lý”.
• Kho Tương hợp chung - RGI (General Repository for Interoperability hoặc Référentiel général d’interopérabilité): RGI là một tài liệu cung cấp khung tương hợp và chỉ dẫn cho các cơ quan hành chính sử dụng các tiêu chuẩn, ví dụ trong trao đổi các tài liệu. Phiên bản 2.0 của RGI được kỳ vọng được làm cho sẵn sàng vào tháng 09/2015. RGI được DISIC (Direction interministérielle des systèmes d’information et de communication de l’Etat) xuất bản.

Mô tả những người sử dụng và nhóm đích

URL: www.oss-sos.fr

Lĩnh vực: Hỗ trợ phần mềm/PMTD

Ngày bắt đầu: 2012

Những người sử dụng đích: Hành chính | CNTT | Các bộ

Phạm vi: Quốc gia

Tình trạng: Đang vận hành

Ngôn ngữ: tiếng Pháp

Mô tả hoàn vốn đầu tư

Tổng hợp đồng hỗ trợ có giá trị 2 triệu EUR. Trong năm 2014, Bộ Nội vụ đã chi tiêu 300.000 EUR cho các nhu cầu của riêng bộ, theo hợp đồng liên bộ.

Các bài học học được

• Hỗ trợ đang tái đảm bảo. Những người ra chính sách bây giờ có thể sử dụng PMTD với lòng tin rằng họ sẽ có sự hỗ trợ. Điều này hành động như là chính sách tái đảm bảo.
• Chia sẻ cắt giảm chi phí. Bộ Nội vụ nói cơ chế được chọn - phân loại theo USL và giảm chi phí theo tính phổ biến - khuyến khích các bộ lôi kéo các nhu cầu hỗ trợ của họ. Sự hội tụ càng lớn về các gói phần mềm các các phiên bản, thì tổng chi phí hỗ trợ càng thấp.
• Tính phổ biến khác nhau rộng lớn. Vài sản phẩm nhận được ít yêu cầu hỗ trợ, trong khi các sản phẩm khác là rất phổ biến. Hầu hết sự hỗ trợ được yêu cầu là cho LibreOffice, hệ thống thông điệp cộng tác OBM, và công cụ quản lý tài liệu Maarch. Kể từ khi bắt đầu hợp đồng, các yêu cầu hỗ trợ LibreOffice đã tăng 78%, OBM 52% và Maarch 47%.
• Sự can dự yếu. Bất chấp bản chất tự nhiên có tính cộng tác của dự án, vài bộ trong danh sách đã không tích cực.
• Tạo cộng đồng. Ban chỉ đạo chung gặp nhau một lần mỗi quý, cho phép mọi người chia sẻ các kinh nghiệm của họ và tạo cộng đồng xung quanh sự hỗ trợ phần mềm trong các bộ. Mọi người thường không can dự trong PMNM, như các nhà quản lý cao cấp và ít những người kỹ thuật, bây giờ đang nhận thức được về tầm quan trọng của PMTD.
• Truyền cảm hứng cho hợp đồng hỗ trợ tiếp sau. Phiên bản tiếp sau của hợp đồng hỗ trợ sẽ hưởng lợi từ kinh nghiệm trong quá khứ. Các USL được sử dụng nhiều nhất, như LibreOffice, sẽ được giải quyết tốt hơn để tinh chỉnh giá thành và giám tiếp các chi phí.

SUMMARY

Seventeen French government ministries are working together to support free software through an agreement designed to reduce costs and advance the use of free software in administrations. The support contract operates through a ticketing system. It includes a detailed classification of software, and a schedule for the reduction of support costs based on the popularity of individual application versions.

CASE ABSTRACT

Before the contract

Before the new contract was signed, support for free software was specific to each ministry. No agreement was established between ministries to create a pool of resources relating to free software.

The Ministry of the Interior says that in the past it established an agreement with a French company to provide third-party support for the open source PostrGreSQL database. This was not a success, however. “People working in the Ministry were more qualified”, the Ministry said.

Following a request from SAE (Service des achats de l’Etat, in charge of defining public procurement policy in France), however, the Ministry of the Interior designed another support contract whose aim was to consolidate the legal basis needed to make free software usable by a pool of French ministries. Acting as the prime contractor, the Ministry of the Interior prepared a tender document and the associated administrative framework.

17 ministries are included in the framework:

• the Prime Minister’s office;
• the Court of Auditors (Cour des Comptes);
• the Ministry of Foreign Affairs;
• the Ministry of Defence;
• the Ministry of Ecology, Sustainable Development, Transport and Housing;
• the Ministry of Justice;
• the Ministry of the Interior;
• the Ministry of Labour, Employment and Health (in both the work and health sectors);
• the Ministry of Education (in both the education and youth sectors);
• the Ministry of Agriculture;
• the Ministry of Culture;
• the Ministry of Solidarity and Social Cohesion;
• the Ministry of Higher Education and Research;
• the Ministry of the City;
• and the Ministry of Sport.

Each ministry had to ask to be included in the agreement, and only those ministries that are listed can take advantage of the contract. Other state agencies are not eligible to join.

“The boundary cannot be changed, even by an amendment,” notes the Ministry of the Interior. “Administrations that are not listed cannot benefit from the contract. But any authority or administration that wants to support open source and falls within the scope of the agreement is obliged to meet its conditions.”

Technical Scope

The contract started in 2012, runs for three years, and can be renewed once. It focuses on remote support services, consulting and corrective maintenance. Also included are additional services such as version tracking, audit review, migration, patches, and contributions to the free software community.

It classifies free software into 10 categories:

• Operating systems and associated database software
• Servers and application servers
• Languages and development frameworks
• DBMSs
• Productivity applications
• Network management tools
• Security tools
• Directory services
• Portals, document management and knowledge management
• Indexing and search.

The current list covers 320 applications (see below). Software that is not on the list can be added as long as it is requested by all the ministries.

Software versions and economies of scale

The support contract works under a ticketing system. Whenever support is needed, a ticket is opened by a named contact person at the ministry in question.

To ensure that the software is accurately classified, each program is assigned to a group known as a Software Support Unit (USL, Unité de Support Logiciel). A USL is a software asset that can include up to three major release versions, as specified in the contract. The idea is that the ministries should standardise on software versions. “If a ministry wanted support for another version of an existing application, it would have to request the creation of another USL.”

This classification allows each USL to have its own support price. “The price is calculated on the number of lines of code to maintain and the type of language for example,” the Ministry of the Interior says. Criticality is also taken into account. Depending on how it is used, each USL is then assigned to a defined support package: unlimited, five tickets per year, or one ticket per year.

For example, LibreOffice is the most expensive package to attract unlimited non-critical support: the basic cost to each ministry is EUR 40,000 per year (see below). The least expensive non-critical support is 7ZIP, which costs just EUR 700 a year.

To encourage the pooling of support requests, the contract includes a new idea: a reduction in prices based on popularity. If several ministries need support for the same USL, the cost to each ministry decreases. “For example, if five ministries request support for the same version of PostgreSQL, each one will pay only 40% of the basic price,” the Ministry of the Interior explains. “This is valid only if they choose exactly the same version and the same support package. If a ministry wants support for a dedicated version, it will pay more.”

How the reduction applies :

Number of users	1	2	3	4	5
USL unit price (base 100)	100	70	55	45	40
Total price with reduction	100	140	165	180	200
Individual percentage reduction	0%	30%	45%	55%	60%

Named contacts at the ministries

Each ministry can appoint five named contacts for every USL. Their job is to collect requests from within their own ministries, keep records, open support tickets as required, and communicate with the organisations providing the support. Named contacts must have the appropriate skills for the job and they also must work on a project that involves using this USL, the Ministry of the Interior says.

A ministry can allocate more than five named contacts to a USL if it is willing to pay more. Named contacts can also be re-allocated to other USLs.

A centralized portal

A portal, www.oss-sos.fr , is used to centralize support and manage the appointment of named contacts. It allows ministries to connect directly to the support services, centralizes all the tickets, and lists all the tickets opened by each ministry.

Policy context

• Ayrault Circular: On September 19, 2012, Jean-Marc Ayrault, the then French Prime Minister, signed a circular inviting the French ministries to consider the use of free software in their administrations. Ayrault presented free software as a “reasoned choice”.
• General Repository for Interoperability (RGI – Référentiel général d’interopérabilité): The RGI is a document that provides a framework for interoperability and guides administrations in their use of standards, for example in the exchange of documents. Version 2.0 of the RGI is expected to be made available in September 2015. The RGI is published by DISIC (Direction interministérielle des systèmes d’information et de communication de l’Etat).

Description of target users and groups

URL: www.oss-sos.fr

Domain: Software support / Free software

Start Date: 2012

Target Users: Administrative | IT | Ministries

Scope: National

Status: Operational

Language: French

Return on investment description

The total support contract is valued at EUR 2 million. In 2014, the Ministry of the Interior spent EUR 300,000 for its own support needs, under the interministerial contract.

Lessons learnt

• Support is reassuring. Decision-makers can now use free software with the confidence that they will have support. This acts as an insurance policy.
• Sharing cuts costs. The Ministry of the Interior says the chosen mechanism – classification by USL and cost reductions according to popularity – encourages ministries to pool their support needs. The greater the convergence in terms of software packages and versions, the lower the overall support costs.
• Popularity varies widely. Some products receive few support requests, while others are very popular. Most support is requested for LibreOffice, the collaborative messaging system OBM, and the document management tool Maarch. Since the beginning of the contract, requests for LibreOffice support have increased by 78%, OBM by 52% and Maarch by 47%.
• Weak involvement. Despite the collaborative nature of the project, some ministries on the list have not been active.
• Creating community. A joint steering committee meets once a quarter, allowing people to share their experiences and creating a community around software support within the ministries. People who are generally not involved in free software, such as senior managers and less technical people, are now becoming aware of the significance of free software.
• Inspire the next support contract. The next version of the support contract will benefit from past experience. The most-used USLs, like LibreOffice, will be better addressed to adjust prices and further reduce costs.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com