Phần mềm tự do nguồn mở cho Việt Nam: Hỏi đáp thường gặp

Thứ Hai, 8 tháng 8, 2016

Hỏi đáp thường gặp

FAQ

Theo: http://www.hefce.ac.uk/rsrch/oa/FAQ/

Bài được cập nhật lần cuối vào ngày 23/05/2016

Xem thêm: Khoa học Mở - Open Science

Các chủng loại

Các câu hỏi chung về chính sách
Các dạng kết quả đầu ra khác
Các yêu cầu ký gửi
Yêu cầu 'chấp nhận ký gửi' và tính mềm dẻo ban đầu về thời hạn ký gửi
Các yêu cầu phát hiện
Các yêu cầu truy cập
Sự ghi công thêm trong môi trường REF
Các kho
Truy cập mở vàng
Các ngoại lệ
Kiểm tra và tuân thủ
Các sắp đặt cho REF tiếp sau

1. Các câu hỏi chung về chính sách

1.1. Vì sao chính sách này đang được giới thiệu?

Quy trình của REF dẫn dắt sự phân bổ khoảng 1.7 tỷ £ tiền nhà nước cho nghiên cứu mỗi năm. Các cơ quan cấp vốn mà vận hành REF tin tưởng rằng các kết quả đầu ra của việc cấp vốn nghiên cứu này nên được phổ biết càng rộng rãi và tự do càng tốt. Nghiên cứu truy cập mở mang lại những lợi ích khổng lồ cho các nhà nghiên cứu, sinh viên, các cơ sở, các chính phủ, các cơ quan nhà nước, những người chuyên nghiệp và những người thực hành, các nhà khoa học công dân và nhiều người khác. Truy cập mở làm cho nghiên cứu có hiệu quả và hiệu lực hơn.

1.2. Liệu tôi có cần xuất bản trong các tạp chí truy cập mở để trở nên hợp pháp cho REF?

Không. Chính sách cho phép các tác giả tuân thủ thông qua các con đường hoặc xanh hoặc vàng. Yêu cầu cơ bản của chính sách là các tài liệu được ký gửi trong một kho, và hầu hết tất cả các tạp chí và các hội nghị cho phép rồi các tác giả tiến hành ký gửi truy cập mở vài phiên bản tài liệu của họ trong một kho (thường bản thảo được chấp nhận hoặc một phiên bản tài liệu ít nhất tương đương với văn bản cuối cùng được rà soát lại ngang hàng).

1.3. Liệu chính sách này có ngụ ý rằng chỉ các bài báo trên tạp chí và các kỷ yếu hội thảo có thể được đệ trình cho REF?

Không. Chúng tôi biết trước đầy đủ những gì REF tiếp theo sẽ vận hành theo cách y hệt như REF2014 trong việc chấp nhận dải đầy đủ các dạng kết quả đầu ra để đánh giá.

1.4. Liệu các tài liệu được chấp nhận để xuất bản từ bây giờ cho tới ngày 01/04/2016, thì bây giờ có hợp pháp hay không để đệ trình cho REF tiếp sau?

Không. Chính sách truy cập mở chỉ bao trùm các kết quả đầu ra được chấp nhận từ 01/04/2016 trở đi. Các kết quả đầu ra được chấp nhận trước đó tới ngày đó không được kỳ vọng đáp ứng các yêu cầu truy cập mở, nhưng các kết quả đầu ra đó vẫn sẽ là hợp pháp để đệ trình cho REF (miễn là chúng thỏa mãn bất kỳ tiêu chí nào khác về tính hợp pháp của REF).

1.5. Điều gì xảy ra nếu tôi không muốn cho truy cập tới bản thảo được chấp nhận của tôi?

Chúng tôi yêu cầu rằng sự truy cập được cung cấp cho phiên bản bài báo chứa tất cả các thay đổi cần thiết về mặt hàn lâm nảy sinh từ sự rà soát lại ngang hàng và quy trình biên tập hàn lâm. Các bản thảo được chấp nhận thường không có các sửa đổi phi hàn lâm sau đó từ việc sửa bản sao và sắp chữ, chúng cũng thường không chỉ ra các số trang tạp chí và sự phân phối xuất bản phẩm khác hiện diện trong phiên bản hồ sơ được xuất bản, nhưng đối với nhiều người muốn truy cập tới các phát hiện của nghiên cứu mà họ trình bày và phiên bản hàn lâm của kết quả đầu ra.

Chúng tôi muốn khuyến khích các tác giả cung cấp sự truy cập tới phiên bản được cập nhật nhất kết quả đầu ra của họ, nhưng hầu hết các tạp chí và các hội nghị không cho phép phiên bản hồ sơ được xuất bản được làm thành truy cập mở thông qua ký gửi trong các kho. Các tác giả không thuận tiện với việc cung cấp sự truy cập tới các bản thảo được chấp nhận của họ sẽ được khuyến cáo để đảm bảo rằng bản thảo đó được cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào được thừa nhận là cơ bản, hoặc để yêu cầu nhà xuất bản của họ cho phép ký gửi phiên bản hồ sơ được xuất bản.

2. Các dạng kết quả đầu ra khác

2.1. Tôi có bị yêu cầu phải làm cho các cuốn sách của tôi thành truy cập mở hay không?

Không. Chúng tôi khuyến khích truy cập mở sẽ được mở rộng tới tất cả các dạng kết quả đầu ra, nhưng chúng tôi không yêu cầu các cuốn sách sẽ được làm thành truy cập mở. Chính sách này chỉ áp dụng cho các bài báo trên tạp chí và các kỷ yếu hội nghị. Chúng tôi đã rà soát lại các cơ hội và các thách thức trong việc làm cho các cuốn sách thành sẵn sàng truy cập mở trong một báo cáo độc lập của Giáo sư Geoffrey Crossick, được xuất bản vào đầu năm 2015.

2.2. Các bài báo viết sáng tạo được xuất bản trong các tạp chí hàn lâm sẽ cần thỏa mãn các yêu cầu?

Đúng, tất cả các bài báo được xuất bản trong các tạp chí hàn lâm là nằm trong phạm vi.

2.3. Các bài báo trong các xuất bản phẩm phi hàn lâm tiếp nối nhau (ví dụ, các tờ báo và tạp chí) sẽ cần thỏa mãn các yêu cầu hay không?

Không, chính sách chỉ áp dụng cho các xuất bản phẩm hàn lâm. Các báo và tạp chí không có ý định cho khán thính phòng hàn lâm là nằm ngoài phạm vi của chính sách này.

2.4. Thế các kết quả đầu ra được xuất bản với cả ISBN và ISSN, hoặc các tạp chí với chỉ ISBN thì sao?

Trong nhiều trường hợp chúng tôi tin tưởng các kết quả đầu ra đó có thể đáp ứng các yêu cầu, và chúng tôi muốn khuyến khích các tác giả làm cho các kết quả đầu ra đó sẵn sàng truy cập mở. Ở những nơi điều này còn chưa thể, thì cơ sở đệ trình sẽ ghi lại điều này như là sự ngọa lệ 'khác' trong đệ trình REF.

3. Các yêu cầu ký gửi

3.1. Ai có trách nhiệm cho việc ký gửi kết quả đầu ra?

Tác giả có trách nhiệm. Là đặc tính của chính sách này rằng nó đặt trách nhiệm vào các tác giả để ký gửi tác phẩm của họ và xem xét các lựa chọn truy cập mở của họ. Chúng tôi coi điều này như là cách rõ ràng nhất để nâng cao nhận thức và gia tăng truy cập mở trong cộng đồng nghiên cứu.

3.2. Thế các tài liệu với nhiều tác giả thì sao?

Chúng tôi không có quan điểm mạnh về tác giả nào sẽ ký gửi kết quả đầu ra, miễn là tư liệu được một trong số các tác giả ký gửi. Chúng tôi coi không có các nhược điểm đáng kể nào khi hơn 1 tác giả ký gửi kết quả đầu ra. Chúng tôi coi điều đó như là trách nhiệm của các cơ sở để đảm bảo rằng các kết quả đầu ra họ đang đệ trình cho REF đáp ứng được các yêu cầu của chính sách này.

3.3. Các yêu cầu của chính sách sẽ đối xử với các tài liệu được đưa vào kho theo chủ đề như thế nào?

Nếu tài liệu được đưa lên đáp ứng được các yêu cầu ký gửi, và bản thân kho nếu khác đáp ứng được các yêu cầu của chính sách, thì việc đưa lên đó có thể làm thỏa mãn các yêu cầu. Lưu ý là việc đư lên các tài liệu trước khi in (còn được biết như là các bản thảo được đệ trình hoặc các bản gốc của tác giả) có thể không đáp ứng dược các yêu cầu ký gửi trong hầu hết các trường hợp.

Quy trình đệ trình cho các thực thi REF trong tương lai (sau sự thực thi tiếp sau) có thể tiềm tàng liên quan tới việc thu thập các bài báo trên tạp chí và các tài liệu hội nghị từ các kho cơ sở. Chúng tôi muốn khuyến cáo rằng các cơ sở giữ một hồ sơ của bất kỳ các kết quả đầu ra nào được đưa lên vào các kho theo chủ đề để đảm bảo chúng có hồ sơ đầy đủ kết quả đầu ra nghiên cứu của chúng trước những chuẩn bị cho các thực thi REF tiếp theo và trong tương lai.

4. Yêu cầu 'chấp nhận ký gửi' và tính mềm dẻo ban đầu về thời hạn ký gửi

4.1. Ngày tháng chấp nhận ngụ ý gì?

Ngày tháng chấp nhận là thời điểm ở đó tác giả được thông báo rằng:

kết quả đầu ra của họ đã được tạp chí hoặc hội nghị rà soát lại (thường thông qua rà soát lại ngang hàng)
tất cả các thay đổi cần thiết về mặt hàn lâm đã được thực hiện để trả lời cho rà soát lại đó
bài báo sẵn sàng để được truyền qua các bước kết thúc hướng tới xuất bản (thường là bản sao chỉnh sửa và sắp chữ).

Tới thời điểm này, tài liệu sẽ được cập nhật để đưa vào tất cả những thay đổi là kết quả từ sự rà soát lại ngang hàng cũng như bất kỳ thay đổi nào về bản chất tự nhiên hàn lâm được nhà tổ chức hội nghị hoặc ban biên tập tạp chí yêu cầu. Trong giai đoạn này, ban biên tập của tạp chí hoặc nhà tổ chức hội nghị thường thông báo cho tác giả rằng tài liệu của họ đã 'chắc chắn' được chấp nhận (ngược lại với bất kỳ thời điểm nào trước đó của sự chấp nhận 'tạm thời' như là có điều kiện về những tu chnihr lớn hoặc nhỏ đang được tiến hành) và tài liệu là sẵn sàng cho bản sao chỉnh sửa hoặc sắp chữ; đây là ngày tháng của thông báo này mà sẽ được lấy để ngụ ý ngày tháng chấp nhận.

Bản thảo cuối cùng, được chấp nhận của tác giả là bản thảo đã được đồng ý với ban biên tập ở thời điểm đó. Bản thảo được chấp nhận không là y hệt như tài liệu bản sao được sửa, bản sắp chữ hoặc được xuất bản - các phiên bản đó được biết tới như là 'các bản in thử' hoặc 'các phiên bản của hồ sơ' và các nhà xuất bản thường không cho phép các tác giả làm cho chúng thành truy cập mở.

Lưu ý: sơ đồ được chỉ ra ở đây là chuyên cho phạm vi công cộng để sử dụng lại và mở.

4.2. Vì tạp chí và hội nghị xuất bản các tài liệu 'như được đệ trình' không có rà soát lại ngang hàng, đầu vào biên tập, bản sao sửa đổi hoặc sắp chữ. Những gì tạo thành thời điểm chấp nhận trong các hoàn cảnh đó?

Ở những nơi tạp chí hoặc hội nghị xuất bản các tài liệu 'như được đệ trình', thì ngày chấp nhận là ngày mà tạp chí hoặc hội nghị khẳng định rằng bài báo đã nhận được từ tác giả và sau đó sẽ được xuất bản trong tạp chí hoặc các kỷ yếu.

Ở những nơi các tài liệu không được rà soát lại ngang hàng nhưng vẫn là bản sao được sửa đổi và sắp chữ, thì thời điểm chấp nhận là thời điểm tạp chí hoặc hội nghị khẳng định nhận được bài báo và sự sẵn sàng của nó để chuyển qua quy trình xuất bản.

Ở những nơi các tài liệu được rà soát lại ngang hàng nhưng không phải là bản sao được sửa đổi hoặc sắp chữ, thì thời điểm chấp nhận là thời điểm mà sự rà soát lại ngang hàng và quy trình biên tập đã hoàn tất.

4.3. 'Bản thảo được rà soát lại ngang hàng được cập nhật' ngụ ý gì (Chính sách, đoạn 20)?

Trong một vài trường hợp, các tác giả có thể tiến hành những thay đổi nhỏ cho bản thảo sau chấp nhận (có khả năng như là kết quả của bản sao sửa đổi, như các hình ảnh được hoàn tất, hoặc khi các quyền đối với tư liệu của bên thứ 3 trở nên an toàn). Tác giả có thể chọn ký gửi bản thảo được cập nhật, đưa lên hoặc thay thế tệp được ký gửi ban đầu, và chính sách cho phép điều này. Miễn là những thay đổi đó không là kết quả từ sự rà soát lại ngang hàng, thì ngày tháng được yêu cầu cho sự ký gửi ban đầu sẽ không thay đổi.

4.4. CRIS của chúng tôi tự động thu thập siêu dữ liệu từ SCOPUS và các nguồn khác, điều tiết kiệm cho chúng tôi khỏi có việc nhập siêu dữ liệu cho các xuất bản phẩm vào CRIS hoặc kho của chúng tôi bằng tay. Nếu các hồ sơ cũng đang được các tác giả tạo ra ở thời điểm trước đó, làm thế nào chúng tôi có thể tránh được việc tạo ra đúp bản các hồ sơ, hoặc tạo ra nhiều tác phẩm bằng tay để liên kết siêu dữ liệu tới các ký gửi?

Có lẽ là mong muốn để các bản thảo được ký gửi có hồ sơ siêu dữ liệu hoàn chỉnh khớp chính xác với siêu dữ liệu của xuất bản phẩm, nhưng điều này không nhất thiết là cho sự truy cập mở. Tiêu đề của tạp chí, tiêu đề của tài liệu và (các) tên tác giả sẽ là đủ để cho phép phát hiện, để ngăn ngừa hoặc giải quyết vấn đề đúp bản, và để cho phép CRIS nuôi được siêu dữ liệu qua.

Tác giả có thể hoàn tất các trường đó dễ dàng khi họ ký gửi tài liệu, và chúng tôi được khuyến cáo rằng hầu hết các phần mềm kho được sử dụng phổ biến không cho phép tài liệu được tải lên trừ phi các trường đó được hoàn thành. Chúng tôi cũng được tư vấn rằng các phần mềm kho có thể dò tìm ra và sát nhập các đúp bản.

Tuy nhiên, chúng tôi thừa nhận rằng các giải pháp vạn năng trong lĩnh vực này vẫn còn đang được phát triển. Các thảo luận với tất cả các bên tham gia đóng góp đã nhận diện được một số giải pháp có khả năng, bao gồm sử dụng các mã nhận diện duy nhất các nhà nghiên cứu, sự cung cấp của các nhà xuất bản các mã nhận diện đối tượng số - DOI (Digital Object Identifier) đang được chấp nhận, và việc cập nhật trực tiếp các hồ sơ bởi các hệ thống của các nhà xuất bản, tất cả những điều đó có thể giúp điều chỉnh quy trình này.

4.5. Trong quá trình năm đầu tiên của chính sách, ngày tháng nào sẽ được lấy như là 'ngày xuất bản' vì các mục đích ký gửi?

Chúng tôi nhấn mạnh tầm quan trọng của sự ký gửi sớm và khuyến khích mạnh điều này. Trong quá trình năm đầu tiên của chính sách, chúng tôi vì thế kỳ vọng ký gửi diễn ra trong 3 tháng của ngày xuất bản 'sớm trên trực tuyến', và thậm chí lý tưởng là sớm hơn. Tuy nhiên, chúng tôi tin tưởng là hợp lý cho các cơ sở giáo dục đại học để sử dụng các ngày tháng xuất bản được các hệ thống và các tiến trình công việc hiện hành cung cấp để thông báo các khung thời gian ký gửi. Chúng tôi muốn khuyến khích mạnh các cơ sở giáo dục đại học áp dụng các thực hành ký gửi trong sự chấp nhận bây giờ để chuẩn bị cho sự dịch chuyển chính sách vào ngày 01/04/2017.

4.6. Chúng tôi nên làm gì nếu ngày xuất bản là không chính xác?

Ở những nơi ngày xuất bản của kết quả đầu ra được cung cấp ở định dạng YYYY-MM, chúng tôi sẽ kỳ vọng ký gửi diễn ra trong 3 thagns của ngày cuối của tháng được đưa ra. Ví dụ, nêu ngày tháng xuất bản của một bài báo từng được đưa ra không chính xác như là 'tháng 7/2016', thì chúng tôi kỳ vọng xuất bản trong vòng 3 tháng từ 31/07/2016, đó là tới 31/10/2016. Nếu ngày tháng xuất bản kết quả đầu ra thậm chí ít chính xác hơn (ví dụ, 'mùa hè 2016'), thì chúng tôi khuyến cáo việc ký gửi dựa vào sự chấp nhận. Ngày tháng chấp nhận của bài báo có ưu thế rõ ràng về độ chính xác.

5. Các yêu cầu phát hiện

5.1. Khi nào các kết quả đầu ra cần có khả năng phát hiện được?

Chúng tôi muốn kỳ vọng các kết quả đầu ra có khả năng phát hiện được càng sớm càng tốt ngay sau khi ký gửi để cho phép tối đa thấy được và sử dụng tác phẩm được ký gửi.

Khi ký gửi được chấp nhận: Nếu tài liệu không thể được làm cho có khả năng phát hiện được cho tới khi nó được xuất bản, thì hồ sơ kho cần không trở thành có khả năng phát hiện được ('sống') cho tới khi xuất bản. Trong các trường hợp đó, chúng tôi muốn kỳ vọng kết quả đầu ra sẽ có khả năng phát hiện được càng sớm càng tốt sau thời điểm xuất bản đầu tiên (bao gồm bất kỳ xuất bản phẩm sớm nào trên trực tuyến), nhưng chúng tôi khuyến khích khả năng phát hiện được sớm. Vì các mục đích báo cáo, các kết quả đầu ra bản chất tự nhiên này sẽ được xem xét là theo Con đường 2 theo các yêu cầu truy cập của chính sách.

5.2. Các cơ sở cần làm gì để giữ lại và báo cáo như là bằng chứng đáp ứng được các yêu cầu phát hiện?

Không bằng chứng nào cần phải được giữ lại về các yêu cầu phát hiện. Trong bất kỳ kiểm tra nào, đội REF sẽ kiểm tra yêu cầu đó đã đáp ứng được bằng việc kiểm tra sự hiện diện hồ sơ của một kho đối với kết quả đầu ra đó (như, thông qua một tìm kiếm web).

6. Các yêu cầu truy cập

6.1. Bạn có thể giải thích vì sao CC BY-NC-ND được nhắc tới như là giấy phép chấp nhận được hay không?

Chúng tôi đã không yêu cầu rằng các kết quả đầu ra được làm cho sẵn sàng theo một giấy phép nhất định. Bức tranh cấp phép mở là phức tạp và dịch chuyển nhanh chóng. Các quy định của nhà xuất bản cho việc tự lưu trữ biến đổi rộng lớn và đang tiếp tục được rà soát lại. Trong khi các giấy phép mở ổn định đã nổi lên, thì một vài tác giả, đặc biệt trong nhân văn, đã bày tỏ những lo ngại đáng kể về vài trong số chúng.

Để cung cấp vài sự làm rõ bây giờ, chúng tôi đã thay vào đó đưa ra một số điều mà chúng tôi có lẽ kỳ vọng bất kỳ độc giả nào với sự truy cập Internet cũng có khả năng để: đọc kết quả đầu ra, để tải nó về, và để tìm kiếm điện tử bên trong nó, tất cả tự do và không mất tiền. Mức truy cập này là hiện thực tối thiểu và bây giờ đạt được rộng rãi cho hầu hết các kết quả đầu ra.

Đặc biệt hơn, chúng tôi đã tư vấn rằng các kết quả đầu ra được cấp phép CC BY-NC-ND làm thỏa mãn tối thiểu này, dù các kết quả đầu ra có thể được cấp phép CC BY, và các giấy phép mở dễ dãi hơn khác.

Kỳ vọng dài hạn của chúng tôi rằng các dạng sử dụng lại xa hơn vượt ra khỏi mức tối thiểu này sẽ trở nên ngày càng có khả năng, điều giải thích vì sao chúng tôi đang chào sự tin cậy cho chúng (xem Chính sách, đoạn 34).

6.2. Làm thế nào các yêu cầu cấp phép tương tác được với các chính sách của các nhà cấp vốn khác?

Chúng bổ sung lẫn cho nhau. Các tác giả mà đã nhận vốn cấp từ các Hội đồng Nghiên cứu, thì Wellcome Trust (Chào đón sự Tin cậy) hoặc các nhà cấp vốn khác mà đòi hỏi các giấy phép dễ dãi hơn có thể xuất bản theo các giấy phép đó và vẫn làm thỏa mãn các yêu cầu tối thiểu của chúng tôi.

6.3. Từ điểm khởi đầu nào là giai đoạn cấm vận tích cực, và làm thế nào điều này có thể tính được?

Các giai đoạn cấm vận thường được tính từ ngày xuất bản đầu tiên, bao gồm cả xuất bản phẩm trên trực tuyến, nhưng các nhà xuất bản có thể thiết lập chính sách của riêng họ. Nếu tài liệu không được xuất bản vào thời điểm nó được ký gửi, thì ngày kết thúc cấm vận được đưa vào trong hồ sơ kho ở một thời điểm sau đó. Các cơ sở có thể chọn yêu cầu các ký gửi 'đóng' từ các tác giả, và khi họ biết kết quả đầu ra đã được xuất bản (có lẽ được một biên mục xuất bản hỗ trợ), thì họ có thể thiết lập giai đoạn cấm vận dự vào thông tin được thấy trong SHERPA/RoMEO. Qua thời gian, siêu dữ liệu của các xuất bản phẩm sẽ tiến hóa để bao gồm cả thông tin cấm vận, cho phép bước này sẽ được tự động hóa hoàn toàn. Các nhà xuất bản cam kết triển khai thẻ được NISO phê chuẩn để cung cấp ngày xuất bản, ngày kết thúc cấm vận và siêu dữ liệu của bất kỳ giấy phép nào cho các kết quả đầu ra nghiên cứu thông qua CrossRef. Trong nhận thức của các nhà xuất bản, điều này có thể bao trùm sự truy cập mở xanh; trong các trường hợp đó, các kho sẽ có khả năng lấy vào các siêu dữ liệu đó từ CrossRef một cách tự động, ngụ ý các ký gửi có thể được làm cho truy cập được ở cuối của giai đoạn cấm vận mà không có công việc bằng tay thêm nào cả.

7. Sự ghi công thêm trong môi trường REF

7.1. Chính sách nêu rằng sự ghi công sẽ được đưa ra cho các cơ sở đã trình bày các kết quả đầu ra ở dạng cho phép sử dụng lại, bao gồm cả việc khai thác văn bản. Đâu là các tiêu chí chi tiết cho việc thưởng cho sự ghi công thêm này?

Chúng tôi còn chưa phát triển các tiêu chí thưởng ghi công. Chúng tôi có lẽ chưa làm việc về điều này một cách riêng rẽ với công việc của chúng tôi để phát triển REF tiếp theo.

Khía cạnh này của chương trình nghị sự truy cập mở đang nhanh chóng tiến hóa, và các giải pháp mới và có tính đổi mới đang nổi lên liên tục. Chúng tôi muốn giữ lại tính mềm dẻo để trao sự ghi công cho các cơ sở tìm ra các giải pháp mới để cung cấp sự truy cập mở tự do hơn, không phải dự đoán trước về các giải pháp nào là có thể.

7.2. Chính sách nêu rằng ghi công sẽ được đưa ra cho các cơ sở mà cung cấp sự truy cập mở tới dải rộng lớn các kết quả đầu ra hơn là những gì được chỉ định theo chính sách. Liệu điều này có bao gồm các bài báo trên tạp chí và các tài liệu hội nghị được chấp nhận để xuất bản trước ngày 01/04/2016 hay không?

Chúng tôi mạnh mẽ khuyến khích tuân thủ sớm với chính sách này. Nhưng chúng tôi không thể chào bất kỳ sự đảm bảo chắc chắn nào mà nó sẽ dẫn tới sự ghi công bổ sung thêm đang được đưa ra trong REF sau 2014.

7.3. Chính sách nêu rằng ghi công sẽ được đư ra, trong thành phần Môi trường của REF tiếp theo, đối với các cơ sở mà cung cấp truy cập mở tới dải rộng lớn các kết quả đầu ra hơn những gì được chính sách chỉ định. Liệu điều đó có bao gồm các cuốn sách hay không?

Chúng tôi còn chưa phát triển các tiêu chí thưởng ghi công. Chúng tôi có lẽ chưa làm việc về điều này một cách riêng rẽ với công việc của chúng tôi để phát triển REF tiếp theo. Tuy nhiên, chúng tôi muốn đảm bảo với các cơ sở rằng chúng tôi cân nhắc nó hợp lý cho các cơ sở để nắm lấy quan tiểm tương xứng về các chi phí và lợi ích của việc làm cho các dạng kết quả đầu ra khác (bao gồm các các chuyên khảo) sẵn sàng như là truy cập mở. Như được nêu trong FAQ 2.1, không có yêu cầu rằng các cuốn sách phải được làm cho sẵn sàng ở dạng truy cập mở để được công nhận như là các kết quả đầu ra cho REF tiếp sau.

Như chúng tôi đã nêu rộng rãi hơn trong công văn tháng 7/2015 (20/2015), chúng tôi sẽ kỳ vọng các cơ sở đưa vào mô tả ngắn gọn trong từng đệ trình về sự tiến bộ hướng tới việc phân phối truy cập mở, bao gồm tiếp cận tổng thể của họ đối với chiến lược và hạ tầng truy cập mở. Trong khi chúng tôi còn chưa phát triển chỉ dẫn chi tiết, chúng tôi có lẽ đặc biệt quan tâm trong bất kỳ bằng chứng có tính định lượng nào về tỷ lệ các cuốn sách được xuất bản mà được làm cho sẵn sàng như là truy cập mở, như một phần của tuyên bố này.

8. Các kho

8.1. Công việc nào đang thực hiện để cho phép các hệ thống kho áp dụng các thay đổi đó?

Với Jisc, chúng tôi đã và đang thảo luận các bước kỹ thuật mà các kho và các CRIS cần phải nắm lấy để xúc tác cho các tác giả tuân thủ với chính sách. Điều này sẽ bao gồm sự áp dụng hồ sơ ứng dụng siêu dữ liệu RIOXX, được một số trường siêu dữ liệu REF đặc thù bổ sung mà có thể được triển khai trong các kho hoặc các hệ thống CRIS. Thông tin và bằng chứng kiểm tra mà chúng tôi biết trước sẽ được các hệ thống kho và CRIS nắm bắt bây giờ đã được xuất bản theo 'các tài nguyên kỹ thuật' trên trang chính sách truy cập mở của chúng tôi.

8.2. Các kho nào theo chủ đề đáp ứng được các yêu cầu của chính sách này?

Ở giai đoạn này, chúng tôi không có ý định chứng thực cho các kho như là tuân thủ với chính sách - dải và sự đa dạng của các kho trên toàn thế giới làm cho điều này là không khả thi.

Chúng tôi thừa nhận rằng các cơ sở sẽ muốn vài sự đảm bảo rằng các kho bên ngoài đang giữ lại thông tin về các ký gửi có thể được yêu cầu cho sự đệ trình hoặc kiểm tra của REF trong tương lai. Các yêu cầu thông tin cho các kho và các yêu cầu kiểm tra được kỳ vọng cho REF sau 2014 bây giờ đã được xuất bản và có sẵn theo 'các tài nguyên kỹ thuật' trên trang chính sách truy cập mở. Chúng tôi nhận thức được về các thảo luận đang diễn ra giữa cộng đồng các cơ sở giáo dục đại học và vài kho chính bên ngoài.

8.3. Theo các hoàn cảnh nào chúng tôi có thể cần phải chuyển các kết quả đầu ra từ kho của cơ sở sang một kho khác?

Ở những nơi một cá nhân đang đệ trình tới REF đã xuất bản các kết quả đầu ra trong khi được một cơ sở giáo dục đại học khác của Vương quốc Anh thuê làm, thì cơ sở đệ trình có thể muốn đảm bảo cho bản thân nó rằng nó đã thu thập đủ thông tin về các kết quả đầu ra đó để đảm bảo rằng các kết quả đầu ra được đệ trình thích hợp đáp ứng được các yêu cầu của chính sách này. Chúng tôi biết trước rằng, đúng thời điểm, hầu hết các thông tin này sẽ là sẵn sàng từ siêu dữ liệu có sẵn công khai, nhưng một số thông tin về ký gửi ban đầu có thể còn chưa sẵn sàng công khai.

Chúng tôi thừa nhận rằng vài cơ sở có thể không muốn điều tra về các kết quả đầu ra đặc biệt được giữ trong kho của các cơ sở khác trong pha đệ trình cho REF. Vì thế, chúng tôi sẽ không yêu cầu cơ sở mới thể hiện rằng các kết quả đầu ra đã đáp ứng được các yêu cầu ký gửi đối với các kết quả đầu ra đó, bao gồm trong bất kỳ kiểm tra nào, và trong khi chúng tôi có thể yêu cầu bằng chứng của các kết quả đầu ra đáp ứng được các yêu cầu truy cập, thì chúng tôi chỉ lên kế hoạch làm điều này trên cơ sở của thông tin mở có sẵn.

Vài cơ sở đã nêu rằng họ muốn làm việc với vấn đề này trước bằng việc giữ lại các bản sao các hồ sơ kho và toàn văn của tất cả các nghiên cứu trong kho của riêng họ. Chúng tôi vì thế bằng lòng với các cơ sở triển khai truyền theo đống các hồ sơ kho và các tệp về thuê làm của các nhân viên mới, cũng như không có sự đứt quãng nào trong truy cập. Chúng tôi thừa nhận rằng các mã độc nhất của các nhà nghiên cứu như ORCID có thể tạo thuận lợi cho quy trình này.

8.4. Vài nhà xuất bản yêu cầu rằng các cơ sở ký các thỏa thuận trước khi cho phép truy cập tới các kết quả đầu ra trong kho (chỉ định rằng các giai đoạn cấm vận sẽ được tôn trọng...). Liệu các cơ sở có phải ký chúng để tạo ra các điều kiện tuân thủ hay không?

Trong khi các cơ sỏ có khả năng giới thiệu các quy trình để trả lời cho chính sách của chúng tôi, chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng các quyết định về việc liệu các kết quả đầu ra, các cá nhân hoặc các cơ sở được đệ trình tới bất kỳ sự thực thi nào của REF được các tác giả và các cơ sỏ làm chung và tình nguyện. Sự tham gia trong REF là không bắt buộc, và chúng tôi biết về số lượng các cơ sở từng hợp pháp để tham gia trong REF2014 mà đã chọn không tham gia.

Hơn nữa, không có thỏa thuận bằng hợp đồng hoặc dàn xếp cấp vốn diễn ra giữa các cơ quan cấp vốn cho giáo dục đại học và cá nhân các tác giả của Vương quốc Anh, và chính sách của chúng tôi chào sự mềm dẻo đáng kể hơn ở những nơi các tác giả có thể chọn ký gửi tác phẩm của họ liệu họ có muốn đáp ứng các yêu cầu truy cập mở của REF hay không.

Chúng tôi không thấy lý do thuyết phục nào, vì thế, vì sao các cơ sở nên ký bất kỳ thỏa thuân nào với các nhà xuất bản để điều hành sự quản lý các ký gửi trong kho cơ sở của họ. Chúng tôi xa hơn khuyến cáo rằng các cơ sở nên cân nhắc thận trọng các ngụ ý tiêu cực tiềm tàng của việc ký các thỏa thuận mà tạo ra các gánh nặng hành chính và các rủi ro pháp lý đáng kể.

8.5. Cơ sở của tôi không có kho. Liệu tôi có thể sử dụng website của cơ sở để cung cấp sự truy cập tới các kết quả đầu ra của tôi hay không?

Hầu hết các cơ sở có một kho cơ sở. Vài cơ sở đang sử dụng hệ thống CRIS (như, PURE, Symplectic Elements hoặc Converis) mà có chức năng giống kho. Vài hệ thống thường không được các đồng nghiệp tham chiếu tới như là 'các kho'; chúng có lẽ cũng được gọi là 'các lưu trữ nghiên cứu' hoặc có những cái tên đặc thù khác. Các tác giả nên kiểm tra với liên hệ truy cập mở của họ về các chi tiết của các sắp đặt cục bộ địa phương.

Một số cơ sở nhỏ và đặc thù hiện không có các thỏa thuận kho (như, các cơ sở nơi mà các tác giả không thường xuất bản tác phẩm của họ trong các tạp chí hoặc kỷ yếu). Trong các trường hợp đó, chúng tôi muốn khuyến khích các cơ sở khai thác các lựa chọn thiết lập kho, điều có những lợi ích cho cơ sở vượt ra khỏi chính sách REF này. Tuy nhiên, chúng tôi thừa nhận rằng các chi phí hành chính của việc thiết lập và quản lý kho có thể cao tới mức cấm đối với vài cơ sở nhỏ hơn. Vì thế, nếu một cơ sở không có các dàn xếp kho tại chỗ, và đang kỳ vọng sự đệ trình REF của nó để bao gồm ít hơn 50% hoặc ít hơn 250 bài báo trên tạp chí hoặc kỷ yếu hội nghị, thì cơ sở đó có thể sử dụng các trang web của cơ sở hoặc phòng ban để cung cấp khả năng khai thác và truy cập được tới các kết quả đầu ra để đáp ứng các yêu cầu của chính sách. Chỉ dẫn xa hơn là có sẵn từ địa chỉ: openaccess@hefce.ac.uk.

9. Truy cập mở vàng

9.1. Nếu xuất bản phẩm đã cung cấp sự truy cập thông qua con đường vàng, liệu các tác giả có vẫn còn cần phải ký gửi các bản thảo của họ hay không?

Không. Chúng tôi muốn khuyến khích các tài liệu sẽ được ký gửi, nhưng chúng tôi không yêu cầu điều đó. Có ngoại lệ trong chính sách để làm việc với các kết quả đầu ra đó. Yếu tố này của chính sách từng được kết hợp vào tháng 07/2015 để trả lời cho ý kiến phản hồi từ khu vực này.

9.2. Nếu xuất bản phẩm cung cấp sự truy cập mở vàng 'hồi tố' cho các kết quả đầu ra (đó là, muộn hơn ngày xuất bản), liệu các kết quả đầu ra đó sau đó sẽ tuân thủ được với chính sách hay không?

Không. Chúng tôi kỳ vọng các kết quả đầu ra được xuất bản thông qua con đường vàng sẽ là sẵn sàng ngay tức thì khi xuất bản. Chúng tôi không muốn các cơ sở làm cho các kết quả đầu ra sẵn sàng một cách hồi tố như là truy cập mở vàng để đáp ứng các yêu cầu của chính sách này.

10. Các ngoại lệ

10.1. Theo Chính sách này, các đoạn 37b và 37c, 'hầu hết các xuất bản phẩm thích hợp cho kết quả đầu ra', và điều này sẽ được kiểm tra như thế nào?

Chúng tôi thấy điều này như là vấn đề đối với cá nhân nhà nghiên cứu và cơ sở để phán xét, dù sự quyết định dạng đệ trình REF tất nhiên là trách nhiệm của cơ sở. Chúng tôi phải phát triển sự đệ trình và các yêu cầu kiểm tra chi tiết cho REF sau 2014. Nhưng chúng tôi kỳ vọng chúng tôi muốn hỏi các cơ sở chỉ ra rằng quy trình đã có tại chỗ để cho phép tác giả hoặc cơ sở kiểm tra và cân nhắc dải các các địa điểm mà sự ký gửi được phép trong các quy định.

Là quan trọng rằng các tác giả nhận thức được về các quy định và đưa ra cân nhắc nghiêm túc cho sự lựa chọn của họ địa điểm xuất bản phù hợp với chúng. Chúng tôi vì thế muốn thấy sự hấp thụ có hạn chế 2 ngoại lệ đó. (Cũng nên được lưu ý rằng các kết quả đầu ra theo đó các ngoại lệ đó áp dụng vẫn phải được làm cho thỏa mãn với các yêu cầu ký gửi).

Chúng tôi không chấp nhận các yếu tố ảnh hưởng của tạp chí (hoặc sử dụng các danh sách đặc thù của các tạp chí chấp nhận được) là một yếu tố thích hợp trong lựa chọn địa điểm xuất bản.

10.2. Liệu các ngoại lệ có mở ra cho việc các tác giả và các nhà xuất bản lạm dụng chính sách hay không?

Ví dụ về các kết quả đầu ra được đệ trình cho REF 2014 đã chỉ ra rằng 96% các kết quả đầu ra có thể đã tuân thủ với các yêu cầu truy cập mà chúng đã có sớm hơn rồi (và 100% các kết quả đầu ra có thể đã tuân thủ với các yêu cầu ký gửi đó). Chúng tôi vì thế tin rằng rủi ro lạm dụng là nhỏ.

Nếu chúng ta thấy bằng chứng rằng các nhà xuất bản và các tác giả đang tìm cách đánh lừa các quy định đó bằng việc tận dụng không thích ứng của các ngoại lệ chính sách, chúng tôi sẽ thăm viếng lại các điều khoản đó với ý định loại bỏ chúng.

10.3. Các nhóm REF sẽ phán xét các ngoại lệ được đệ trình như là 'khác' như thế nào?

Điều này còn chưa được quyết định. Một quy trình đầy đủ sẽ được phát triển trong thời gian sắp tới cho REF tiếp sau.

10.4. Nếu cơ sở mong muốn đệ trình một kết quả đầu ra được một cá nhân chấp nhận để xuất bản trong khi ở một có sở giáo dục đại học khác của Vương quốc Anh, nhưng cơ sở giáo dục đại học trước này đã không tuân thủ với chính sách, vì thế có thể là các hệ lụy đối với cơ sở giáo dục đại học trước đó hay không?

Không.

10.5. Khi nào kết quả đầu ra có thể không có khả năng được đệ trình 'vì các lý do an toàn'?

Trong một số hoàn cảnh, và trong một vài xuất bản phẩm, các khía cạnh nhận diện tác giả - đặc biệt cơ sở của họ - không được làm công khai vì lĩnh vực nghiên cứu của họ là nhạy cảm hoặc gây tranh cãi. Trong các hoàn cảnh đó, tác giả hoặc cơ sở có thể cân nhắc việc ký gửi tác phẩm có thể đặt tác giả hoặc cơ sở vào rủi ro. Chúng tôi khuyến cáo sử dụng ngoại lệ thích hợp trong các hoàn cảnh đó.

10.6. Điều khoản nào sẽ có cho các tác giả không có khả năng tuân thủ với chính sách vì các vấn đề bình đẳng và đa dạng?

REF sẽ tiếp tục tính tới các vấn đề bình đẳng và sự đa dạng, bao gồm các vấn đề nảy sinh từ các hoàn cảnh phức tạp và được xác định của nhân viên. Các cơ quan cấp vốn sẽ tìm cách đảm bảo rằng sự bình đẳng được nhúng trong tất cả các yếu tố thích hợp của sự thực thi trong tương lai, bao gồm các lĩnh vực được Luật Bình đẳng 2010 và các quy định thích hợp khác bao trùm. Như với tất cả tác phẩm của chúng tôi, các cơ quan cấp vốn có trách nhiệm rất nghiêm tức tính tới sự bình đẳng và sự đa dạng trong các quy trình REF.

Ở những nơi có các vấn đề về sự bình đẳng và đa dạng làm khó cho việc tuân thủ với chính sách truy cập mở, thì các cơ sở nên sử dụng ngoại lệ thích hợp trong chính sách, gồm cả ngoại lệ 'Khác'.

Sự phát triển chính sách hiện hành dựa vào giả thiết rằng REF tiếp theo sẽ có điều khoản cho các hoàn cảnh của nhân viên tương tự như những gì được đưa ra trong REF2014, nhưng điều này tuân theo đánh giá của REF2014 và các quyết định về REF tiếp theo mà còn chưa được thực hiện. Có lẽ là các điều khoản bổ sung cho các vấn đề bình đẳng nảy sinh từ sự tuân thủ với chính sách truy cập mở cũng có thể tạo thành một phần của công việc đó; chúng tôi muốn quan tâm để học về bất kỳ vấn đề và sự lo ngại đặc biệt nào nảy sinh trong những tháng sắp tới.

10.7. Các hoàn cảnh nào có thể ngụ ý rằng cá nhân dang được đệ trình tới REF gặp phải sự chậm trễ trong việc đảm bảo cho văn bản cuối cùng, được rà soát lại ngang hàng?

Chỉ có khả năng ở những nơi tài liệu có nhiều hơn 1 tác giả, và cá nhân đang được đệ trình tới REF đã không có trách nhiệm trao đổi với nhà xuất bản. Chúng tôi biết rằng vài cơ sở có lo ngại rằng ngoại lệ này là mở cho các tác giả lạm dụng. Chúng tôi không muốn thấy sử dụng tăng cường ngoại lệ này và muốn kỳ vọng các cơ sở quan tâm ngăn chặn sự lạm dụng. Chúng tôi muốn kỳ vọng các tác giả làm cho các trách nhiệm về truy cập mở của họ được biết cho các tác giả khác ở giai đoạn sớm, gồm việc tìm thỏa thuận chung giữa các tác giả của Vương quốc Anh về các dàn xếp ký gửi.

10.8. Nếu một nhà xuất bản tích cực không cho phép ký gửi, nhưng có lựa chọn truy cập mở vàng 'lai', liệu tác giả đó có được kỳ vọng phải trả tiền APC để có được sự cho phép ký gửi hay không?

Không. Chúng tôi không muốn các tác giả và các cơ sở của họ trả tiền cho các nhà xuất bản để có được sự cho phép ký gửi tác phẩm của họ. Nếu nhà xuất bản không cho phép truy cập mở đối với các tác phẩm được ký gửi, và đó là nhà xuất bản phù hợp nhất cho tác phẩm đó, thì có một ngoại lệ truy cập thích hợp trong chính sách (Điều này giả thiết tác giả đang không xuất bản rồi qua con đường vàng).

10.9. 'Thất bại trong ngắn hạn' chính xác ngụ ý gì? Bạn có thể đưa ra khung thời gian không?

Chúng tôi không muốn là đặc biệt về điều này. Tuy nhiên, chúng tôi thấy sự khác biệt giữa thời gian chết 'theo kế hoạch' và 'không theo kế hoạch'. Chúng tôi muốn kỳ vọng bất kỳ thời gian chết 'theo kế hoạch' nào sẽ là ngắn đáng kể.

10.10. Chính sách có ngoại lệ rồi để làm việc với những cá nhân nào còn chưa được một cơ sở giáo dục đại học của Vương quốc Anh thuê làm ở thời điểm mà công việc của họ đã được đệ trình để xuất bản. Điều gì tạo thành sự được thuê làm?

Cá nhân phải có hợp đồng thuê làm với một cơ sở giáo dục đại học của Vương quốc Anh với mật độ 0.2FTE hoặc lớn hơn. Các cá nhân không có hợp đồng, hoặc với hợp đồng có mật độ ít ơn 0.2FTE, sẽ được ngoại lệ thích hợp trong chính sách bao trùm.

11. Kiểm tra và tuân thủ

11.1. Thông tin và bằng chứng hỗ trợ nào đáp ứng được sự ký gửi, phát hiện, truy cập và các ngoại lệ sẽ được các cơ sở giữ lại?

Chúng tôi đã phát triển một danh sách các thông tin chúng tôi kỳ vọng các cơ sở sẽ giữ lại, điều có thể được thấy theo 'Các tài nguyên kỹ thuật' trong chỉ dẫn chính sách truy cập mở.

11.2. Hồ sơ ứng dụng RIOXX sẽ giúp chúng tôi như thế nào để làm thỏa mãn các yêu cầu của REF?

Hồ sở RIOXX được thiết kế trước hết để làm thỏa mãn các yêu cầu của các Hội đồng Nghiên cứu Vương quốc Anh để thu thập siêu dữ liệu và báo cáo về truy cập mở. Là tương thích với thông tin và các yêu cầu kiểm tra cho chính sách truy cập mở trong REF tiếp theo, điều cũng chồng lấn với RIOXX. Tài liệu các yêu cầu thông tin REF chỉ ra tất cả các lĩnh vực nơi mà sự chồng lấn tồn tại giữa RIOXX và REF.

Để thỏa mãn các yêu cầu siêu dữ liệu cho chính sách truy cập mở trong REF tiếp sau, các cơ sở nên đảm bảo họ có khả năng thu thập thông tin được đưa ra trong tài liệu các yêu cầu thông tin.

Chúng bao gồm một số trường (liên quan tới các ngoại lệ truy cập mở của REF) mà RIOXX không bao trùm. Tài liệu này là sẵn sàng theo 'các tài nguyên kỹ thuật' trên trang về chính sách truy cập mở của chúng tôi.

Công việc để triển khai các yêu cầu trong các hệ thống kho và CRIS đang diễn ra. Điều này sẽ bao gồm công việc mà Jisc đang triển khai, và các sáng kiến khác nhau do người sử dụng dẫn dắt. Để có thêm thông tin, xin liên hệ openaccess@hefce.ac.uk.

11.3. Sự tự do nào các nhóm REF sẽ có để yêu cầu kiểm tra tuân thủ với chính sách truy cập mở ở trên và vượt ra khỏi những gì đã được đưa ra trong các yêu cầu kiểm tra cho tới nay?

Sẽ có quy trình kiểm tra chính sách truy cập mở trong REF tiếp sau, như được đặt ra ban đầu trong tài liệu các yêu cầu kiểm tra của REF. Tài liệu này là có sẵn theo 'các tài nguyên kỹ thuật' trên trang chính sách truy cập mở của chúng tôi.

Các nhóm %REF sẽ được phép yêu cầu các kiểm tra các kết quả đầu ra đặc biệt, nhưng các lĩnh vực sau của chính sách truy cập mở bị loại trừ khỏi sự kiểm tra của nhóm khởi xướng:

ngày chấp nhận
các ngoại lệ kỹ thuật
ngày ký gửi
các yêu cầu phát hiện
ngày kết thúc cấm vận
tự do để đọc/tải về/thực thi tìm kiếm theo văn bản
ngoại lệ truy cập b (giai đoạn cấm vận)
ngoại lệ truy cập c (nhà xuất bản không cho phép truy cập mở).

12. Các dàn xếp cho REF tiếp sau

12.1. Phiên bản kết quả đầu ra nào sẽ được các nhóm trong REF tiếp sau đánh giá?

Ý định hiện hành của chúng tôi là các nhóm sẽ đánh giá các phiên bản hồ sơ được xuất bản, không phải là các bản thảo chưa được chấp nhận, trong REF tiếp sau. Để thiết lập chính sách này, chúng tôi đã giả thiết rằng REF tiếp sau sẽ vận hành theo cách y hệt như REF2014.

12.2. Nhân viên chủng loại C nằm trong phạm vi?

Tất cả các kết quả đầu ra mà đáp ứng định ngĩa là nằm trong phạm vi. Điều này bao gồm các kết quả đầu ra đang được đệ trình mà đã được các cá nhân được một cơ sở giáo dục đại học ở Vương quốc Anh thuê làm đã xuất bản ở thời điểm được chấp nhận.

1. General questions about the policy

1.1. Why is this policy being introduced?

The REF process drives the allocation of around £1.7 billion of public money for research each year. The funding bodies that operate the REF believe that the outputs of this research funding should be disseminated as widely and freely as possible. Open access research brings substantial benefits to researchers, students, institutions, governments, public bodies, professionals and practitioners, citizen scientists and many others. Open access makes research more efficient and impactful.

1.2. Do I need to publish in open access journals to be eligible for the REF?

No. The policy allows authors to comply via either the green or the gold route. The basic policy requirement is that papers are deposited in a repository, and almost all journals and conferences already allow authors to make an open-access deposit of some version of their paper in a repository (often the accepted manuscript or a version of the paper at least equivalent to the final peer-reviewed text).

1.3. Does this policy mean that only journal articles and conference proceedings can be submitted to the REF?

No. We fully anticipate that the next REF will operate in the same way as REF2014 in accepting the full range of research output types for assessment.

1.4. Are papers accepted for publication between now and 1 April 2016 now ineligible for submission to the next REF?

No. The open access policy only covers outputs accepted from 1 April 2016 onwards. Outputs accepted prior to that date are not expected to meet the open access requirements, but these outputs will still be eligible for submission to the REF (as long as they fulfil any other REF eligibility criteria).

1.5. What if I do not want to provide access to my accepted manuscript?

We ask that access is provided to the version of the article that contains all academically necessary changes arising from peer review and the academic editorial process. Accepted manuscripts do not typically contain the subsequent non-academic alterations arising from copyediting and typesetting, nor do they typically show the journal page numbers and other publication livery present in the published version of record, but for many people wishing to access research findings they do represent an academically sound version of the output.

We would encourage authors to provide access to the most up-to-date version of their output, but most journals and conferences do not allow the published version of record to be made open access via deposit in repositories. Authors not comfortable with providing access to their accepted manuscripts are advised to ensure that the manuscript is updated to reflect any changes that are perceived to be essential, or to ask their publisher for permission to deposit the published version of record.

2. Other types of outputs

2.1. Am I required to make my books open access?

No. We encourage open access to be extended to all output types, but we do not require books to be made open access. This policy only applies to journal articles and conference proceedings. We have reviewed the opportunities and challenges in making books available open access in an independent report by Professor Geoffrey Crossick, published in early 2015.

2.2. Will creative writing articles that are published in academic journals need to fulfil the requirements?

Yes, all articles published in scholarly journals are within scope.

2.3. Will articles in non-academic serial publications (for example, newspapers and magazines) need to fulfil the requirements?

No, the policy applies to scholarly publications only. Newspapers and magazines not intended for a scholarly audience are out of scope of this policy.

2.4. What about outputs published with both an ISBN and an ISSN, or in journals with only an ISBN?

In many cases we believe these outputs can meet the requirements, and we would encourage authors to make these outputs available open access. Where this has not been possible, the submitting institution should record this as an ‘other’ exception in the REF submission.

3. Deposit requirements

3.1. Who is responsible for depositing the output?

The author is responsible. It is a feature of this policy that it places a responsibility on authors to deposit their work and consider their open access options. We see this as the clearest way to increase awareness and uptake of open access within the research community.

3.2. What about for papers with multiple authors?

We do not have a strong view on which author should deposit the output, as long as the paper is deposited by one of the authors. We see no substantial drawbacks to more than one author depositing the output. We see it as institutions’ responsibility to ensure that the outputs they are submitting to the REF meet the requirements of this policy.

3.3. How will the policy requirements treat papers which are posted to a subject repository?

If the posted paper meets the deposit requirements, and the repository itself otherwise meets the requirements of the policy, then the posting would fulfil the requirements. Note that the posting of pre-prints (also known as author originals or submitted manuscripts) would not meet the deposit requirements in most cases.

The submission process for future REF exercises (after the next exercise) could potentially involve harvesting of journal articles and conference papers from institutional repositories. We would recommend that institutions keep a record of any outputs posted in subject repositories to ensure they have a complete record of their research output in advance of preparations for the next and future REF exercises.

4. ‘Deposit on acceptance’ requirement and initial flexibility on deposit timings

4.1. What is meant by the date of acceptance?

The date of acceptance is the point at which the author is notified that:

their output has been reviewed by the journal or conference (normally via peer review)
all academically necessary changes have been made in response to that review
the article is ready to be taken through the final steps toward publication (normally copy-editing and typesetting).

By this point, the paper should have been updated to include all changes resulting from peer review as well as any changes of an academic nature requested by the journal editor or conference organiser. At this stage, the journal editor or conference organiser normally notifies the author that their paper has been ‘firmly’ accepted (as opposed to any earlier point of ‘provisional’ acceptance e.g. conditional on major or minor revisions being made) and the paper is ready for copy-editing or typesetting; it is the date of this notification that should be taken to mean the date of acceptance.

The author’s final, accepted manuscript is the one that has been agreed with the editor at that point. The accepted manuscript is not the same as the copy-edited, typeset or published paper – these versions are known as ‘proofs’ or ‘versions of record’ and publishers do not normally allow authors to make these open-access.‌

Note: the diagram shown here is dedicated to the public domain for open reuse.

4.2. Some journals and conferences publish papers ‘as submitted’ with no peer review, editorial input, copy-editing or typesetting. What constitutes the point of acceptance in these circumstances?

Where the journal or conference publishes papers ‘as submitted’, the date of acceptance is the date that the journal or conference confirms that the article has been received from the author and will subsequently be published in the journal or proceedings.

Where papers are not peer reviewed but are still copy-edited and typeset, the point of acceptance is the point that the journal or conference confirms receipt of the article and its readiness for taking through the publication process.

Where papers are peer reviewed but not copy-edited or typeset, the point of acceptance is the point that the peer review and editorial process has completed.

4.3. What is meant by ‘updated peer-reviewed manuscript’ (Policy, paragraph 20)?

In some cases, authors may make minor changes to the manuscript following acceptance (possibly as a result of copy-editing, as figures become finalised, or as rights to third-party material become secured). The author may choose to deposit the updated manuscript, augmenting or replacing the originally deposited file, and the policy allows this. As long as these changes do not result from peer review, the required date for initial deposit will not change.

4.4. Our CRIS automatically harvests metadata from SCOPUS and other sources, which saves us from having to enter metadata for publications into our CRIS or repository manually. If records are also being created by authors at an earlier point, how can we avoid creating duplicate records, or creating lots of manual work to link metadata to deposits?

It may be desirable for deposited manuscripts to have a complete metadata record that matches the publication’s metadata exactly, but this is not necessary for open access. The journal title, paper title and author name(s) should be enough to allow discovery, to prevent or resolve duplicates, and to allow the CRIS to feed metadata across.

The author can complete these fields easily when they deposit the paper, and we are advised that the most commonly used repository software does not allow the paper to be uploaded unless these fields are completed. We are also advised that repository software can detect and merge duplicates.

However, we recognise that universal solutions in this area are still in development. Discussions with all stakeholders have identified a number of possible solutions, including the use of unique researcher identifiers, publisher provision of digital object identifiers (DOIs) at acceptance, and the direct updating of records by publisher systems, all of which can help streamline this process.

4.5 During the first year of the policy, what date should be taken as the ‘date of publication’ for deposit purposes?

We stress the importance of early deposit and strongly encourage this. During the first year of the policy, we therefore expect deposit to take place within three months of the 'early online' date of publication, and ideally even earlier. However, we believe it is reasonable for HEIs to use the publication dates provided by their existing systems and workflows to inform deposit timescales. We would strongly encourage HEIs to adopt deposit-on-acceptance practices now to prepare for the policy shift on 1 April 2017.

4.6 What should we do if the date of publication is imprecise?

Where an output’s publication date is provided in the format YYYY-MM, we will expect deposit to take place within three months of the last day of the given month. For example, if an article’s publication date were given imprecisely as 'July 2016', we would expect publication within three months of 31 July 2016, that is by 31 October 2016. If the output’s publication date is even less precise (for example, 'summer 2016'), we advise depositing on acceptance. An article’s acceptance date has the clear advantage of precision.

5. Discovery requirements

5.1. When do outputs need to become discoverable?

We would expect outputs to become discoverable as soon as possible after deposit to allow for maximum visibility and use of the deposited work.

When depositing on acceptance: If the paper cannot be made discoverable until it is published, the repository record need not become discoverable (‘live’) until publication. In these circumstances, we would expect the output to be discoverable as soon as possible after the point of first publication (including any early online publication), but we encourage early discoverability. For the purposes of reporting, outputs of this nature should be considered to be following Route 2 in the access requirements of the policy.

5.2. What do institutions need to retain and report as evidence for meeting the discovery requirements?

No evidence needs to be retained about the discovery requirements. During any audit, the REF team will check that the requirement has been met by checking for the presence of a repository record of the output (e.g. via a web search).

6. Access requirements

6.1. Can you explain why CC BY-NC-ND is mentioned as an acceptable licence?

We have not asked that outputs be made available under a specific licence. The open licensing landscape is complex and shifting rapidly. Publisher rules for self-archiving vary widely and are under continual review. While stable open licences have emerged, some authors, particularly in the humanities, have expressed significant concerns about some of these.

To provide some clarity now, we have instead set out a number of things that we would expect any reader with internet access to be able to do: to read the output, to download it, and to search electronically within it, all freely and without charge. This level of access is a realistic minimum and is broadly achievable now for most outputs.

To be more specific, we have advised that outputs licensed under CC BY-NC-ND satisfy this minimum, as would outputs licensed under CC BY, and other more permissive open licenses.

It is our long-term expectation that further sorts of reuse beyond this minimum will become increasingly possible, which is why we are offering credit for these (see Policy, paragraph 34).

6.2. How do these licensing requirements interact with other funders’ policies?

They complement each other. Authors that have received funding from the Research Councils, the Wellcome Trust or other funders that demand more permissive licenses can publish under these licenses and still fulfil our minimum requirements.

6.3. From what start point is the embargo period active, and how can this be calculated?

Embargo periods are normally calculated from the date of first publication, including online publication, but publishers may set their own policy. If the paper is not published by the time it is deposited, the embargo end date must be entered into the repository record at a later point. Institutions may choose to ask for ‘closed’ deposits from authors, and when they know the output has been published (perhaps assisted by a publications index), they may set the embargo period based on information found in SHERPA/RoMEO. Over time, publications metadata will evolve to include embargo information, allowing for this step to be completely automated. Publishers are committed to implementing the NISO-approved tag to provide the publication date, the embargo end date and any licence metadata for research outputs via CrossRef. At the discretion of publishers, this may cover green open-access; in those cases, repositories will be able to ingest these metadata from CrossRef automatically, meaning deposits can be made accessible at the end of the embargo period without any additional manual work.

7. Extra credit in the REF environment

7.1. The policy states that credit will be given to institutions that have presented outputs in a form that allows re-use, including text-mining. What are the detailed criteria for awarding this extra credit?

We have not yet developed the criteria for awarding credit. We are unlikely to work on this separately from our work to develop the next REF.

This aspect of the open-access agenda is rapidly evolving, and new and innovative solutions are emerging all the time. We want to retain the flexibility to give credit to institutions finding new solutions for providing more liberal open access, without having to make predictions about what these solutions might be.

7.2. The policy states that credit will be given to institutions which provide open access to a wider range of outputs than those specified by the policy. Does this include journal articles and conference papers accepted for publication before 1 April 2016?

We have not yet developed the criteria for awarding credit. We are unlikely to work on this separately from our work to develop the next REF. However, we want to assure institutions that we consider it reasonable for them to take a proportional view of the costs and benefits of making other types of outputs (including monographs) available as open access.

We strongly encourage early compliance with this policy. But we cannot offer any firm guarantees that it will lead to additional credit being given in the post-2014 REF.

7.3. The policy states that credit will be given, in the Environment component of the next REF, to institutions which provide open access to a wider range of outputs than those specified by the policy. Does this include books?

As we stated more broadly in our circular letter of July 2015 (20/2015), we will expect institutions to include a short description in each submission on progress towards delivering open access, including their overall approach to open access strategy and infrastructure. While we have not developed detailed guidance, we may be particularly interested in any quantitative evidence of the proportion of published books that are made available as OA, as part of this statement.

8. Repositories

8.1. What work is being done to allow repository systems to adapt to these changes?

With Jisc, we have been discussing the technical steps that repositories and CRISs need to take to enable authors to comply with the policy. This will include the adoption of the RIOXX metadata application profile, supplemented by a number of REF-specific metadata fields that may be implemented in repositories or CRIS systems. The information and audit evidence that we anticipate will be captured by repository and CRIS systems have now been published under 'technical resources' on our open access policy page.

8.2. Which subject repositories meet the requirements of the policy?

At this stage, we do not intend to certify repositories as compliant with the policy – the range and diversity of repositories worldwide makes this unfeasible.

We recognise that institutions will want some assurance that external repositories are retaining information on deposits that might be required for a future REF submission or audit. The information requirements for repositories and the expected audit requirements for the post-2014 REF have now been published and are available under 'technical resources' on our open access policy page. We are aware of discussions that are taking place between the HEI community and several major external repositories.

8.3. Under what circumstances would we need to move outputs from one institutional repository to another?

Where an individual being submitted to the REF has published outputs while employed by a different UK higher education institution (HEI), the submitting institution may wish to assure itself that it has gathered enough information about these outputs to ensure that the relevant submitted outputs meet the requirements of this policy. We anticipate that, in time, most of this information will be available from publicly available metadata, but some information about the initial deposit may not be publicly available.

We recognise that some institutions may not wish to inquire about particular outputs held within another institutional repository during the REF submission phase. Therefore, we will not require that the new institution demonstrate that outputs have met the deposit requirements for these outputs, including in any audit, and while we may ask for evidence of outputs meeting the access requirements, we only plan to do this on the basis of openly available information.

Some institutions have stated that they wish to deal with this issue in advance by holding copies of the repository records and full text of all research in their own repository. We are therefore content for institutions to undertake a bulk transfer of repository records and files on employment of new staff, as long as there is no interruption in access. We recognise that unique researcher identifiers such as ORCID can facilitate this process.

8.4. Some publishers ask that institutions sign agreements before allowing access to outputs in the repository (specifying that embargo periods will be respected etc.) Must institutions sign these in order to create the conditions for compliance?

While institutions are likely to introduce processes in response to our policy, we wish to emphasise that decisions about whether outputs, individuals or institutions are submitted to any REF exercise are made jointly and voluntary by authors and institutions. Participation in the REF is not compulsory, and we know of a number of institutions who were eligible to take part in REF2014 that chose not to participate.

Furthermore, there is no contractual agreement or funding arrangement in place between the UK HE funding bodies and individual authors, and our policy offers significant flexibility over where authors can choose to deposit their work should they wish to meet the REF open-access requirements.

We do not see a compelling reason, therefore, why institutions should sign any agreements with publishers to govern the management of deposits in their institutional repository. We further recommend that institutions give due consideration to the potential negative implications of signing agreements that create significant administrative burdens and legal risks.

8.5. My institution does not have a repository. Can I use the institutional website to provide access to my outputs?

Most institutions do have an institutional repository. Some are using a CRIS system (e.g. PURE, Symplectic Elements or Converis) that has repository-like functionality. Some systems are not generally referred to as ‘repositories’ by colleagues; they might also be called ‘research archives’ or have another special name. Authors should check with their open access contact for details of local arrangements.

A number of small or specialist institutions currently have no repository arrangements in place (e.g. institutions where authors do not typically publish their work in journals or proceedings). In these cases, we would encourage institutions to explore options for establishing a repository, which has benefits for the institution beyond this REF policy. However, we recognise that the administrative costs of setting up and managing a repository for might be prohibitive for some smaller institutions. Therefore, if an institution has no repository arrangements in place, and is expecting its REF submission to comprise less than 50% or fewer than 250 journal articles or conference proceedings, then the institution may use departmental or institutional webpages to provide discoverability and access to the outputs in order to meet the requirements of the policy. Further guidance is available from openaccess@hefce.ac.uk.

9. Gold open access

9.1. If the publication has provided access through the gold route, do authors still need to deposit their manuscripts?

No. We would encourage papers to be deposited, but we do not require it. There is an exception in the policy to deal with these outputs. This element of the policy was incorporated in July 2015 in response to feedback from the sector.

9.2. If the publication provides ‘retrospective’ gold open access to outputs (that is, later than the date of publication), will these outputs then be compliant with the policy?

No. We expect outputs published via the gold route to be available immediately upon publication. We do not wish for institutions to retrospectively make outputs available as gold open access in order to meet the requirements of this policy.

10. Exceptions

10.1. In the Policy, paragraphs 37b and 37c, what is meant by ‘most appropriate publication for the output’, and how will this be checked?

We see this as a matter for the individual researcher and institution to judge, though the determination of the form of the REF submission is of course an institutional responsibility. We have yet to develop detailed submission and audit requirements for the post-2014 REF. But we expect we would ask institutions to show that a process was in place to allow the author or the institution to examine and consider the range of venues that allowed deposit within the rules.

It is important that authors are aware of the rules and give serious consideration to their choice of publication venue in light of them. We therefore want to see limited uptake of these two exceptions. (It should also be noted that the outputs to which these exceptions apply must still have fulfilled the deposit requirements.)

We do not accept that journal impact factors (or the use of specific lists of acceptable journals) are an appropriate factor in the selection of publication venue.

10.2. Don’t the exceptions open up the policy to abuse by authors and publishers?

A sample of outputs submitted to the 2014 REF showed that 96 per cent of outputs could have complied with the access requirements had they been in place sooner (and 100 per cent of outputs could have complied with the deposit requirements). We therefore believe that the risk of abuse is small.

If we see evidence that publishers and authors are seeking to circumvent these rules by taking disproportionate advantage of the policy’s exceptions, we will revisit these provisions with the intention of removing them.

10.3. How will the REF panels be judging exceptions submitted as ‘other’?

This has not yet been decided. A full process will be developed in the run-up to the next REF.

10.4. If an institution wishes to submit an output accepted for publication by an individual while at a different UK HEI, but that previous HEI had failed to comply with the policy, would there be consequences for the previous HEI?

No.

10.5. When might an output not be able to be deposited ‘for security reasons’?

In some circumstances, and in some publications, aspects of an author’s identity – particularly their institution – are not made public because their research area is sensitive or controversial. In these circumstances, the author or institution may consider that depositing the work would put the author or institution at risk. We recommend use of the appropriate exception in these circumstances.

10.6. What provision will be in place for authors unable to comply with the policy due to equality and diversity issues?

The REF will continue to take account of equality and diversity issues, including those arising from clearly defined and complex staff circumstances. The funding bodies will seek to ensure that equality is embedded in all relevant elements of a future exercise, including areas covered by the Equality Act 2010 and other relevant legislation. As with all of our work, the funding bodies take very seriously the responsibility to take account of equality and diversity in the REF processes.

Where there are equality and diversity issues that cause difficulties complying with the open access policy, institutions should make use of the relevant exception in the policy, including the 'Other' exception.

Current policy development is based on the assumption that the next REF will have a provision for staff circumstances similar to that given in REF2014, but this is subject to evaluation of REF2014 and decisions about the next REF that have not yet been made. It might be that additional provisions for equality issues arising from compliance with the open-access policy can also form part of that work; we would be interested to learn of any particular issues and concerns that arise over the coming months.

10.7. What circumstances might mean that the individual being submitted to the REF encountered a delay securing the final, peer-reviewed text?

This is only likely where the paper has more than one author, and the individual being submitted to the REF was not responsible for corresponding with the publisher. We know that some institutions are concerned that this exception is open to abuse by authors. We do not wish to see extensive use of this exception and would expect institutions to take due care to prevent abuse. We would expect authors to make their open-access responsibilities known to other authors at an early stage, including seeking joint agreement among UK authors about deposit arrangements.

10.8. If a publisher actively disallows deposit, but has a ‘hybrid’ gold OA option, is the author expected to pay the APC in order to get permission to deposit?

No. We do not wish for authors and their institutions to pay publishers for permission to deposit their work. If the publication does not allow open access to deposited works, and it is the most appropriate publication for that work, there is a relevant access exception in the policy. (This assumes the author is not already publishing via the gold route.)

10.9. What exactly does ‘short-term failure’ mean? Can you provide a timeframe?

We do not wish to be specific about this. However, we do see a difference between ‘planned’ and ‘unplanned’ downtime. We would expect any ‘planned’ downtime should be considerably shorter.

10.10. The policy has an exception in place to deal with those individuals who were not employed by a UK HEI at the point that their work was submitted for publication. What constitutes employment?

The individual must have a contract of employment with a UK HEI with intensity of 0.2FTE or greater. Individuals not under contract, or with a contract of intensity less than 0.2FTE, will be covered by the relevant exception in the policy.

11. Audit and compliance

11.1. What supporting information and evidence of meeting the deposit, discovery, access and exceptions should institutions retain?

We have developed a list of information that we expect institutions to retain, which can be found under 'Technical resources' on the open access research policy guide.

11.2. How will the RIOXX application profile help us to satisfy the REF requirements?

The RIOXX profile is designed primarily to fulfil Research Councils UK's requirements for metadata collection and reporting on open access. It is compatible with the information and audit requirements for the open-access policy in the next REF, which also overlap with RIOXX. The REF information requirements document shows all areas where overlaps exist between RIOXX and REF.

To fulfil the metadata requirements for the open access policy in the next REF, institutions should ensure they are able to collect the information set out in the information requirements document. These include a number of fields (including relating to REF OA exceptions) that RIOXX does not cover. This document is available under 'technical resources' on our open access policy page.

Work to implement the requirements in repository and CRIS systems is underway. This will include work that Jisc are carrying out, and various user-led initiatives. For further information, please contact openaccess@hefce.ac.uk

11.3. What freedom will the REF panels have to request audits of compliance with the OA policy above and beyond what has been set out in the audit requirements so far?

There will be an audit process for the OA policy in the next REF, as set out initially in the REF audit requirements document. This document is available under 'technical resources' on our open access policy page.

The REF panels will be permitted to request audits of particular outputs, but the following areas of the open-access policy are exempt from panel-initiated audit:

acceptance date
technical exceptions
deposit date
deposit exceptions
discovery requirements
embargo end date
free to read/download/perform in-text search
access exception b (embargo period)
access exception c (publisher disallows OA).

12. Arrangements for the next REF

12.1. What version of output will be assessed by panels in the next REF?

It is our current intention that the panels will assess published versions of record, not accepted manuscripts, in the next REF. In establishing this policy, we have assumed that the next REF will operate in the same way as REF2014.

12.2. Are category C staff in scope?

All outputs that meet the definition are within scope. This includes outputs being submitted that were published by individuals employed by a UK HEI at the point of acceptance.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Lưu ý: Chỉ thành viên của blog này mới được đăng nhận xét.