Thụy Điển: Hành chính nhà nước thiếu nhận thức về các tài liệu điện tử

SE: Public administrations lack awareness on electronic documents

— filed under: OpenOffice, OpenOffice.org and ODF in public authorities, [GL] Sweden, [T] Evaluations, Pilots and Studies

by Gijs Hillenius — published on Jun 15, 2010

Theo: http://www.osor.eu/news/se-public-administrations-lack-awareness-on-electronic-documents

Bài được đưa lên Internet ngày: 15/06/2010

Lời người dịch: “Nhiều hội đồng, 40%, đã không có khả năng để đưa ra những ghi chép của năm 1999. Trong một trường hợp một thành phố đã trả lời là nó không lưu trữ các tài liệu này ở dạng điện tử. Những nơi khác thì đã thừa nhận đã xóa tất cả các tài liệu từ 1999, đã viết rằng họ không thể thấy các ghi chép hoặc đã trả lời rằng các vấn đề kỹ thuật đã ngăn cản họ đưa ra các tài liệu này: “Một hệ thống khác đã được sử dụng khi đó, mà chúng tôi bây giờ không truy cập được vào”.

“Chỉ sau có 10 năm đã có những vấn đề với việc truy cập hoặc đọc các tệp mà được biết là có tồn tại”, 2 nhà nghiên cứu đã kết luận. Trong một số các trường hợp điều này là vì các tệp được lưu trữ trong một định dạng sở hữu độc quyền chỉ có thể truy cập được với các công cụ trước đó. “Những ghi chép cũ nhất là không sẵn sàng và những ghi chép từ năm 1999 lẽ ra sẵn sàng được nhưng công cụ đã bị loại khỏi tổ chức. Yêu cầu của bạn buộc phòng IT của chúng tôi phải làm sống lại phần mềm này”, một thành phố đã trả lời”. Đó là hiện trạng việc lưu trữ các tài liệu điện tử ở Thụy Điển. Và với Việt Nam, có lẽ cũng không khác, biết rằng, tính tương hợp của Microsoft Office là bằng 0.

Các cơ quan nhà nước Thụy Điển thiếu các chính sách về cách để duy trì các tài liệu điện tử, và không hiểu tầm quan trọng của các chuẩn mở, các nhà nghiên cứu từ Đại học Skovde nói trong một tài liệu được xuất bản tháng này. “Điều này có trong hợp đồng cứng đờ đối với chính sách của chính phủ quốc gia trung ương”.

Vài năm qua, 2 nhà nghiên cứu Björn Lundell và Brian Lings, đã và đang thử nghiệm cách mà các cơ quan hành chính Thụy Điển đang sử dụng nguồn mở và các chuẩn mở. Cả 2 đã trình bày những kết quả gần đây nhất của họ tại Hội nghị Quốc tế lần thứ 6 về Các hệ thống nguồn mở, (OSS 2010) mà sẽ diễn ra tại South Bend, Mỹ giữa 30/05 và 02/06.

Đầu năm nay họ đã thử nghiệm cách mà tất cả 290 thành phố tại Thụy Điển quản lý các tài liệu điện tử của mình. Họ đã yêu cầu các bản sao từ cuộc họp hội đồng các thành phố lần đầu vào năm 1999, lần cuối vào năm 2008 và một bản sao những ghi chép cũ nhất có sẵn ở dạng điện tử.

Nhiều hội đồng, 40%, đã không có khả năng để đưa ra những ghi chép của năm 1999. Trong một trường hợp một thành phố đã trả lời là nó không lưu trữ các tài liệu này ở dạng điện tử. Những nơi khác thì đã thừa nhận đã xóa tất cả các tài liệu từ 1999, đã viết rằng họ không thể thấy các ghi chép hoặc đã trả lời rằng các vấn đề kỹ thuật đã ngăn cản họ đưa ra các tài liệu này: “Một hệ thống khác đã được sử dụng khi đó, mà chúng tôi bây giờ không truy cập được vào”.

“Chỉ sau có 10 năm đã có những vấn đề với việc truy cập hoặc đọc các tệp mà được biết là có tồn tại”, 2 nhà nghiên cứu đã kết luận. Trong một số các trường hợp điều này là vì các tệp được lưu trữ trong một định dạng sở hữu độc quyền chỉ có thể truy cập được với các công cụ trước đó. “Những ghi chép cũ nhất là không sẵn sàng và những ghi chép từ năm 1999 lẽ ra sẵn sàng được nhưng công cụ đã bị loại khỏi tổ chức. Yêu cầu của bạn buộc phòng IT của chúng tôi phải làm sống lại phần mềm này”, một thành phố đã trả lời.

Swedish public organisations lack policies on how to maintain electronic documents, and fail to understand the importance of open standards, researchers from the University of Skövde say in a paper published this month. "This is in stark contrast to stated central government policy."

The past few years the two researchers, Björn Lundell and Brian Lings, have been testing how Sweden's public administrations are using open source and open standards. The two presented their most recent results at the Sixth International Conference on Open Source Systems, (OSS 2010) which took place in the South Bend, USA between 30 May and 2 June.

Earlier this year they tested how all 290 municipalities inSweden manage their electronic documents. They requested copies from the first municipal council meeting in 1999, the last municipal council meeting in 2008 and a copy of the oldest minutes available in electronic form.

Many councils, 40 percent, were not able to provide the 1999 minutes. In one case a municipality replied it does not store documents electronically. Others admitted having erased all the documents from 1999, wrote that they could not find the minutes or replied that technical issues prevented them from submitting the documents: "A different system was in use then, which we do not have access to today."

"After only ten years there are problems with accessing or reading files that are known to exist", conclude the two researchers. In a number of cases this was because the file is stored in a proprietary format only accessible with legacy tools. "The oldest minutes are not available and the minutes from 1999 should be available but the tool has been phased out from the organisation. Your request has triggered our IT department to resurrect the software", replied one municipality.

Mở một cách đúng đắn

2 nhà nghiên cứu này đã thấy rằng một số tài liệu hiện đại có thể đã không mở được một cách đúng đắn nữa trong phiên bản gần đây nhất của trình xử lý văn bản sở hữu độc quyền mà đã tạo ra chúng. “Thú vị là đúng những tệp này có thể mở được một cách đúng đắn trong một công cụ nguồn mở, OpenOffice”.

Nghiên cứu của Lundell và Lings là một phần của nội dung hội nghị OSS 2010.

Các cơ quan nhà nước tại quốc gia này đang ngày càng hướng sang các phần mềm nguồn mwor, theo một nghiên cứu gần đây của Kammarkollegiet, Cơ quan Dịch vụ Pháp lý, Tài chính và Hành chính của Thụy Điển.

Cơ quan này nói Linux đang thay thế Unix sở hữu độc quyền và các bộ văn phòng đang được thay thế bởi OpenOffice.org. Các cơ quan nhà nước cũng đang chuyển sang các hệ thống quản trị nội dung nguồn mở Drupal và Joomla và đang thay thế các hệ thống cơ sở dữ liệu độc quyền bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và PostgreSQL.

Open correctly

The two also found that some more modern documents could no longer be correctly opened in the most recent version of the proprietary word processor that created them. "Interestingly these same files could be opened correctly in an open source tool, OpenOffice."

The research by Lundell and Lings are part of the OSS 2010 conference proceedings.

Public authorities in the country are increasingly turning to open source software, according to a recent study by Kammarkollegiet, Sweden's Legal, Financial and Administrative Services Agency.

The agency says Linux is replacing the proprietary Unix and proprietary office suites are being replaced by OpenOffice. Public administrations are also turning to the Drupal and Joomla open source content management systems and are replacing proprietary database systems by the MySQL and PostgreSQL database management systems.

Dịch tài liệu: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com