Đại học Khoa học và Công nghệ Nauy nhận trách nhiệm pháp lý cho bản quyền tác giả của nó bằng việc triển khai giữ lại các quyền như thế nào

How the Norwegian University of Science and Technology takes legal responsibility for its authors’ copyrights by implementing rights retention

18/10/2022

Theo: https://www.coalition-s.org/blog/how-the-norwegian-university-of-science-and-technology-takes-legal-responsibility-for-its-authors-copyrights-by-implementing-rights-retention/

Bài được đưa lên Internet ngày: 18/10/2022

Vào năm 2008, Khoa Nghệ thuật & Khoa học của Harvard đã biểu quyết nhất trí áp dụng chính sách truy cập mở (bản dịch sang tiếng Việt ở đây và ở đây) mang tính đột phá. Kể từ đó, hơn 70 cơ sở khác, bao gồm các khoa khác của Harvard, Stanford và MIT, đã áp dụng các chính sách tương tự dựa trên mô hình của Harvard. Ở châu Âu, các chính sách của cơ sở như vậy, cho tới nay, đã chậm chạp cất cánh.

Chúng tôi bắt đâu thấy tình hình thay đổi.

Đại học Khoa học và Công nghệ Nauy (NTNU) đang giới thiệu Chiến lược Giữ lại các Quyền của riêng nó, có hiệu lực từ 01/10/2022, nó đảm bảo Truy cập Mở tới tất cả các bài báo mới về khoa học được các nhà nghiên cứu của NTNU xuất bản từ ngày đầu tiên. Trong cuộc phỏng vấn sau đây, Giám đốc Thư viện NTNU Sigurd Eriksson mô tả chính sách mới, nêu bật những lợi ích đối với các nhà nghiên cứu của NTNU và chia sẻ các gợi ý của ông về cách để các trường đại học khác có thể áp dụng các chính sách tương tự hướng tới việc làm cho tất cả các xuất bản phẩm là sẵn sàng mở cành nhanh càng tốt.

Liên minh S: Ông có thể vui lòng mô tả chính sách bản quyền tác giả các bạn vừa thông qua ở Đại học Khoa học và Công nghệ Nauy?

Sigurd Eriksson: Với Chiến lược Giữ lại các Quyền, chúng tôi đảm bảo rằng các nhà nghiên cứu của chúng tôi có thể xuất bản tác phẩm của họ bất kỳ ở đâu họ muốn trong khi vẫn giữ được các quyền của họ để sử dụng và phân phối tác phẩm của họ. Như một phần của Chính sách Khoa học Mở của chúng tôi, các nhà nghiên cứu ở NTNU phải lưu trữ tác phẩm khoa học của họ trong kho của cơ sở chúng tôi, NTNU Open, thông qua một hệ thống thông tin nghiên cứu quốc gia, CRIStin. Đối với các bài báo không được xuất bản Truy cập Mở vàng (Gold Open Access), các tác giả phải ký gửi Bản thảo được Tác giả Chấp nhận (Truy cập Mở Xanh) theo một giấy phép CC BY. Bằng việc triển khai Chiến lược Giữ lại các Quyền, tác phẩm của họ sẽ được làm cho sẵn sàng mở tức thì ngay sau khi xuất bản, bất kể giai đoạn cấm vận cho việc tự lưu trữ thường được áp đặt thông qua một thỏa thuận cấp phép của nhà xuất bản. Với chính sách giữ lại các quyền và truy cập mở thông qua kho của cơ sở chúng tôi, NTNU chịu trách nhiệm pháp lý về bản quyền các tác giả của nó.

“Bằng việc triển khai Chiến lược Giữ lại các Quyền, tác phẩm của họ sẽ được làm cho sẵn sàng mở tức thì ngay sau khi xuất bản, bất kể giai đoạn cấm vận cho việc tự lưu trữ thường được áp đặt thông qua một thỏa thuận cấp phép của nhà xuất bản. Với chính sách giữ lại các quyền và truy cập mở thông qua kho của cơ sở chúng tôi, NTNU chịu trách nhiệm pháp lý về bản quyền các tác giả của nó.”

Liên minh S: Vì sao ý tưởng áp dụng một chính sách Truy cập Mở/bản quyền của cơ sở đã nổi lên?

Sigurd Eriksson: Chúng tôi đã được truyền cảm hứng lần đầu tiên từ Chiến lược Giữ lại các Quyền được Liên minh S phát triển. Chính sách của chúng tôi làm cho tất cả các bài báo khoa học từ NTNU là sẵn sàng mở, dù trong 3 năm qua khoảng 25% vẫn không phải theo Truy cập Mở vàng, cũng không được ký gửi (Truy cập Mở xanh). Hơn nữa, các bài báo phải được ký gửi trong một kho địa phương hoặc quốc gia để được đưa vào trong việc cấp tài chính dựa vào hiệu năng của cơ sở.

Chúng tôi tin tưởng nhiều nhà nghiên cứu miễn cưỡng ký gửi vào kho của cơ sở chúng tôi (Truy cập Mở xanh), có khả năng vì sợ vi phạm bất kỳ thỏa thuận cấp phép nào được ký với một nhà xuất bản, thường đặt ra giai đoạn cấm vận 12-24 tháng cho việc tự lưu trữ. Các xuất bản phẩm trên các tạp chí lai không còn được các nhà cấp vốn của Liên minh S hỗ trợ tài chính nữa. Chúng tôi nhận thức được rằng một chính sách giữ lại các quyền có thể là một đòn bẩy trong các cuộc thương thảo của chúng tôi với các nhà xuất bản chào các thỏa thuận đọc-và-xuất bản hoặc “chuyển đổi quá độ”, cũng như là một động lực cho các nhà nghiên cứu của chúng tôi để tải lên các bản thảo được rà soát lại ngang hàng của họ vào kho của cơ sở chúng tôi.

Liên minh S: Thỏa thuận đó đã với tới khắp cơ sở như thế nào?

Sigurd Eriksson: Vào năm 2021, Giám đốc Thư viện của chúng tôi đã gửi các bản tóm tắt về Chiến lược Giữ lại các Quyền cho Ban Nghiên cứu Đại học, nó bao gồm các thành viên của tất cả các khoa của NTNU. Vào mùa xuân 2022, chiến lược được gợi ý đó đã được Hội đồng Thư viện xử lý, sau đó đã được gửi ngược lại cho Ban Nghiên cứu và, cuối cùng, cho hiệu trưởng để phê chuẩn.

Liên minh S: Các thách thức nào đã phải vượt qua trước khi nó được đồng thuận áp dụng chính sách đó?

Sigurd Eriksson: Hiệu trưởng và nhóm quản lý của hiệu trưởng đã muốn được gắn bó rộng rãi trong các môi trường chuyên nghiệp ở NTNU. Chúng tôi đã giành được sự ủng hộ bằng việc cho phép việc đó chín muồi qua thời gian và bằng việc tập hợp kinh nghiệp từ các cơ sở khác. Việc thiết lập đối thoại với Đại học ở Tromsø, từng là nơi đầu tiên ở Nauy triển khai một chính sách giữ lại các quyền vào ngày 01/01/2022, từng là đặc biệt hữu ích.

Liên minh S: Đâu là các điểm mạnh của việc áp dụng chính sách đó cho các nhà nghiên cứu và cơ sở của ông?

Sigurd Eriksson: Các nhà nghiên cứu của chúng tôi có thể xuất bản bất kỳ lúc nào họ muốn, giữ lại quyền sở hữu tác phẩm của họ, và không còn bị ràng buộc bởi một giai đoạn cấm vận trước khi bản thân họ có thể trao quyền truy cập mở cho các bản thảo được chấp nhận của họ sau khi xuất bản. Các nhà nghiên cứu của chúng tôi không phải thông báo cho nhà xuất bản và có thể được giải phóng vì NTNU sẽ chịu trách nhiệm pháp lý.

“Các nhà nghiên cứu của chúng tôi có thể xuất bản bất kỳ lúc nào họ muốn, giữ lại quyền sở hữu tác phẩm của họ, và không còn bị ràng buộc bởi một giai đoạn cấm vận trước khi bản thân họ có thể trao quyền truy cập mở cho các bản thảo được chấp nhận của họ sau khi xuất bản.”

Liên minh S: Kết luận lại, đâu là 3 gợi ý hàng đầu của ông cho bất kỳ trường đại học nào khác đang xem xét áp dụng một chính sách Truy cập Mở dựa trên các quyền tương tự như của các ông?

Sigurd Eriksson:

1. Liên hệ với các cơ sở khác đã áp dụng một chính sách giữ lại các quyền để có sự tư vấn. Họ có lẽ hạnh phúc để chia sẻ kinh nghiệm của họ, biết rằng những cơ sở khác sẽ đi theo ví dụ của họ.

2. Làm cho càng dễ dàng càng tốt cho các nhà nghiên cứu để đi theo chính sách đó bằng việc để cơ sở chăm sóc công việc hành chính hướng tới các nhà xuất bản.

3. Hãy chu đáo hơn về cách để bạn tạo lập thông tin về chính sách giữ lại các quyền trên intranet của bạn. Một danh sách các câu hỏi và trả lời (Hỏi đáp thường gặp – FAQ) có thể rất hữu ích cho các tác giả.

In 2008 Harvard’s Faculty of Arts & Sciences voted unanimously to adopt a ground-breaking open access policy. Since then, over 70 other institutions, including other Harvard faculties, Stanford and MIT, have adopted similar policies based on the Harvard model. In Europe, such institutional policies have, so far, been slow to get off the ground.

We are beginning to see that situation change.

The Norwegian University of Science and Technology (NTNU) is introducing its own Rights Retention Strategy, in effect from 1 October 2022, which ensures Open Access to all new scientific articles published by NTNU’s researchers from day one. In the following interview, NTNU’s Library Director Sigurd Eriksson describes the new scheme, highlights the benefits for NTNU researchers and shares his tips on how other universities can adopt similar policies towards making all publications openly available as quickly as possible.

cOAlition S: Could you please, describe the author copyright policy you have adopted at the Norwegian University of Science and Technology?

Sigurd Eriksson: With a Rights Retention Strategy, we ensure that our researchers can publish their work wherever they want while maintaining their rights to use and distribute their work. As part of our Policy for Open Science, researchers at NTNU must archive their scientific work in our institutional repository, NTNU Open, through the national research information system, CRIStin. For articles that are not published gold OA, authors must deposit the Author Accepted Manuscript (green OA) under a CC BY license. By implementing a Rights Retention Strategy, their work will be made openly available immediately after publishing, regardless of the embargo period for self-archiving often imposed through the publisher’s license agreement. With a rights retention policy and open access through our institutional repository, NTNU takes legal responsibility for its authors’ copyrights.

By implementing a Rights Retention Strategy, their work will be made openly available immediately after publishing, regardless of the embargo period for self-archiving often imposed through the publisher’s license agreement. With a rights retention policy and open access through our institutional repository, NTNU takes legal responsibility for its authors’ copyrights.

cOAlition S: Why did the idea of adopting an institutional OA/copyright policy emerge?

Sigurd Eriksson: We were first inspired by the Rights Retention Strategy developed by cOAlition S. It is our policy to make all scientific articles from NTNU openly available, yet in the past three years about 25% were still neither gold OA nor deposited (green OA). Also, articles must be deposited in a local or national repository to be included in the performance-based financing of the institution.

We believe many researchers are reluctant to deposit in our institutional repository (green OA), likely out of fear of violating any license agreements signed with the publisher, often imposing a 12–24-month embargo period for self-archiving. Publications in hybrid journals are no longer financially supported by cOAlition S funders. We realized that a rights retention policy could be a leverage in our negotiations with publishers offering read-and-publish or “transformative” agreements, as well as a motivator for our researchers to upload their peer-reviewed manuscripts in our institutional repository.

cOAlition S: How was the agreement reached across the institution?

Sigurd Eriksson: In 2021, our Library Director sent briefings about the Rights Retention Strategy to the University Research Committee, which included members of all faculties of NTNU. In spring 2022, the suggested strategy was processed by the Library Council, then send back to the Research Committee and, finally, to the rector for approval.

cOAlition S: What challenges had to be overcome before it was agreed to adopt the policy?

Sigurd Eriksson: The rector and rector’s management team wanted a broad anchoring in the professional environments at NTNU. We obtained support by allowing the case to mature over time and by gathering experience from other institutions. Establishing a dialogue with the University in Tromsø, who were the first in Norway to implement a rights retention strategy on 1.01.2022, was especially helpful.

cOAlition S: What are the advantages of adopting the policy for your researchers and your institution?

Sigurd Eriksson: Our researchers can publish wherever they want, maintain the ownership of their work, and are no longer bound by an embargo period before they themselves can grant open access to their accepted manuscripts after publishing. Our researchers do not have to inform the publisher and can be at ease as NTNU will take legal responsibility.

Our researchers can publish wherever they want, maintain the ownership of their work, and are no longer bound by an embargo period before they themselves can grant open access to their accepted manuscripts after publishing.

cOAlition S: In conclusion, what are your three top tips for any other university considering adopting a similar permissions-based Open Access policy to yours?

Sigurd Eriksson:

1. Contact other institutions that have adopted a rights retention policy advice. They are likely happy to share their experience, knowing that others will follow their example.
2. Make it as easy as possible for the researchers to follow the policy by having the institution take care of the administrative work towards publishers.
3. Be extra thoughtful of how you formulate information about the rights retention policy on your intranet. A list of questions and answers (FAQ) can be very helpful for authors.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com