Levelling
the playing field: developing a mixed economy for software
procurement
By Paul Anderson,
Intelligent Content, Published: 15 May 2008, Reviewed: 14 May 2012
Bài được đưa lên
Internet ngày: 14/05/2012
Lời
người dịch: Gần đây cũng từng có những dự thảo
chính sách nêu lên cấu trúc của công ty có khả năng để
được tham gia vào các vụ thầu mua sắm của chính phủ.
Điều này sẽ không khuyến khích, nếu không nói là sẽ
loại trừ các công ty nguồn mở, vốn xây dựng dựa vào
mô hình kinh doanh các dịch vụ xung quanh các sản phẩm
phần mềm của cộng đồng. Những chính sách như vậy
“không tính tới thực tế rằng phần mềm được phát
triển như một cộng đồng, và làm thế nào người ta
đo đếm được 'cấu trúc công ty' của một đội phát
triển nguồn mở?”. Bài còn đưa ra nhiều suy luận
rất đáng để cho các nhà quản lý, ra quyết định và
thực thi chính sách mua sắm của khu vực nhà nước và
khu vực giáo dục, cũng như các công ty nguồn mở của
Việt Nam tham khảo và suy ngẫm. Kể cả khi đánh giá
năng lực công ty, thì các tiêu chuẩn là khác nhau đối
với các công ty nguồn đóng và nguồn mở. Xem thêm: Mô
hình Độ chín Bền vững của Phần mềm.
Báo cáo từ hội
thảo Mua sắm của OSS Watch được tổ chức ở Trường
Kinh doanh Saïd, Đại học Oxford, ngày 18/03/2008, của Paul
Anderson, Intelligent
Content.
Làm
thế nào bạn mua sắm thứ gì đó là tự do? Đây là một
câu hỏi khó làm bận tâm các chuyên gia phần mềm nguồn
mở (PMNM) và các nhà quản lsy mua sắm khu vực nhà nước,
và đã hình thành chủ đề của hội thảo của OSS Watch
tại Đại học Oxford đã diễn ra tại Oxford ngày
18/03/2008. Trong khi PMNM là sẵn sàng thông qua một giấy
phép đảm bảo nó được cung cấp miễn phí (hoặ chi phí
thấp), thì chi phí giấy phép chỉ là một phần nhỏ của
tổng chi phí sở hữu - TCO (Total Cost of Ownership của một
giải pháp CNTT.
Dù
vậy, bức tranh PMNM như một lựa chọn tự do thì đây là
một trong nhiều chuyện hoang đường mà đã bùng lên xung
quanh nguồn mở và đã làm cho nó khó mua sắm, đặc biệt
trong giáo dục và các cơ quan nhà nước khác. Sự xô đẩy
chính tới suy nghĩ ở hội nghị là, so với phần mềm
nguồn đóng, PMNM không hưởng một sân chơi bình đẳng
khi nói tới việc mua sắm.
Vì
thế vì sao PMNM không có được sự đối xử công bằng?
Một phần câu trả lời nằm ở thực tế rằng, qua nhiều
năm, PMNM và phần mềm tự do (PMTD) đã được xem như một
sản phẩm thích hợp - một chút, tốt, geeky (cho dân
chuyên nghiệp). Có một sự thừa nhận chung rằng khó để
triển khai, liên quan tới nhiều thành phần nhỏ được
đặt vào cùng nhau, không mở rộng phạm vi tốt và chỉ
không 'sẵn sàng cho doanh nghiệp'. Yếu tố chi phí cũng
kích thích cho sự thừa nhận này. Mọi người tin tưởng
rằng PMNM là miễn phí, và, vì điều này, nó không thể
thực sự tốt như các phần mềm sở hữu độc quyền,
thứ 'phải trả tiền'. Giả thiết là nếu PMNM thực sự
tốt như phần mềm sở hữu độc quyền, thì chắc chắn
mọi ntuwowif có thể lấy tiền cho nó, đúng thế không?
Các
câu chuyện hoang đường dạng đó và những rào cản về
tổ chức có liên quan tới nguồn mở là phức tạp và
bện lại với nhau, và hiệu ứng mạng là sự tiếp nhận
PMNM trong khu vực nhà nước còn chưa được cao như đáng
ra nó phải có. Việc gỡ rối cho các vấn đề đó để
có được sân chơi bình đẳng trong mua sắm đã hình
thành nên chủ đề của hội thảo của OSS Watch mà đã
lôi cuốn được đa số rộng rãi các nhân viên khu vực
nhà nước, các lập trình viên và các công ty phần mềm
có liên quan trong các giải pháp nguồn mở.
Ross Gardler, người
quản lý OSS Watch, đã mở đầu cuộc hội thảo bằng
việc phác họa một số lý do vì sao quan trọng để đưa
PMNM vào bất kỳ thảo luận mua sắm nào. Trước hết, có
chiến lược rộng lớn hơn và ngữ cảnh 'chính trị':
một số lượng đang gia tăng các chính phủ, cơ quan giáo
dục và các cơ quan khu vực nhà nước đang sử dụng
nguồn mở và việc phác thảo những khuyến cáo và chính
sách bắt buộc rằng ít nhất nó phải được cân nhắc
một cách nghiêm túc1.
Thứ 2, hội thảo đã
học được rằng có một số lý do vì sao nguồn mở nên
được cân nhắc về giá trị của nó. Vì bản chất tự
nhiên mở sẵn có của nó, PMNM đưa ra tính mềm dẻo và
an ninh được cải thiện2. Tuy nhiên, về mặt
chiến thuật, việc đưa ngay PMNM vào một qui trình đánh
giá khi mua sắm có thể có những lợi ích, thậm chí nếu
nó không phải là người thắng cuộc cuối cùng. Ross đã
nói với hội thảo: 'Bạn có thể sử dụng nó như một
công cụ mặc cả. Bằng việc khuyến khích các công ty
nguồn mở nhảy vào thị trường và tham gia vào [qui
trình] mua sắm, bạn đang đặt sức ép lên các nhà cung
cấp [nguồn đóng] phải trở thành các nhà cung cấp tốt
hơn, để giảm các chi phí của họ và làm cho các giải
pháp của họ áp dụng được nhiều hơn cho các nhu cầu
riêng rẽ của bạn'.
Chi phí
Có áp lực đáng kể
để tiết kiệm tiền trong mua sắm phần mềm giáo dục.
PMNM là tự do đối với những hạn chế cấp phép hầu
hết có tính trừng phạt và các phí giấy phép liên tục
mà tạo thành một phần đáng kể của chi phí mua sắm
các phần mềm sở hữu độc quyền. Tuy nhiên, đây không
phải trường hợp mà PMNM là hoàn toàn tự do không mất
chi phí. Có nhiều chi phí bổ sung và thường là không
trực tiếp sẽ phải xem xét đối với toàn bộ vòng đời
của một ứng dụng nguồn mở - thường được biết như
là Tổng Chi phí Sở hữu - TCO (Total Cost of Ownership) - và
chúng nên luôn là yếu tố đặc trung trong các qui trình
mua sắm.
Matthew Dovey, Giám đốc
chương trình JISC, Nghiên cứu Điện tử (e-Research), đã
viện lý rằng chi phí là một trong nhiều chuyện hoang
đường của nguồn mở: '[Có một chuyện hoang đường
rằng] PMNM là tự do, hoặc dạng tự do, và rằng [chúng
ta có thể] giả thiết Tổng Chi phí Sở hữu là 0. [Thực
tế] các đầu mục ngân sách là khá khác nhau, nhưng nó
sẽ vẫn mất tiền'.
Simon
Mather, từ Ufi (Đại học về công nghiệp), đã thảo luận
về nhiều chi phí ít rõ ràng hơn đó khi trình bày kinh
nghiệm của ông về việc chuyển đổi công nghệ của
viện trường của ông từ môi trường Windows ASP của
Microsoft sang một môi trường nguồn mở dựa vào Java và
Linux. Ông đã lưu ý tới các chi phí trực tiếp và gián
tiếp của dịch vụ và sự duy trì liên tục, nhưng ông
cũng đã chỉ ra rằng với PMNM thì nhà cung cấp không
sinh ra bất kỳ doanh số nào từ phí giấy phép ở trước
đó. Hệ quả là, nhiều công ty nguồn mở kiếm sống từ
một loạt khác nhau các mô hình kinh doanh mà được cấu
trúc xung quanh việc cung cấp các dịch vụ sau bán hàng,
huấn luyện và hỗ trợ tài liệu.
Bổ
sung thêm, và thứ gì đó mà ít có khả năng định lượng
hơn, là các chi phí đầu tư vào huấn luyện để phát
triển sự tinh thông trong nội bộ. Điều này cho phép các
nhân viên trở thành nhiều hơn là chỉ một người tiêu
dùng thụ động của một sản phẩm sở hữu độc quyền
- sao cho họ có thể vừa sử dụng phần mềm, vừa tham
gia với các cộng đồng hỗ trợ trực tuyến, và hiểu
cách để giải quyết những thách thức về quản lý công
việc theo một cách thức linh động hơn và chủ động
tích cực hơn. Tuy nhiên, như Simon đã chỉ ra, các
chi phí đó, trong khi khó để định lượng, lại có thể
được xem xét như một phần của một sự đầu tư dài
hạn: 'Chúng ta đang đầu tư vào tương
lai của chúng ta. Nguồn mở thực sự đóng góp khổng lồ
cho các khả năng kỹ thuật của chúng ta và không chỉ về
những gì chúng ta tùy biên thích nghi trong cơ sở mã của
chúng ta. Nó cũng là về văn hóa trong đội phát triển và
đội đó đang làm việc với mã và làm việc với cộng
đồng và hiểu cộng đồng đang đi đâu'.
Độ chín
Thậm chí nếu được
chấp nhận rằng các giải pháp nguồn mở sẽ có một
vai trò trong mua sắm của khu vực nhà nước, thì rõ ràng
là không phải tất cả các PMNM là y như nhau và rằng có
những mức độc về độ chín phần mềm. Ross Gardler đã
nói với hội thảo: 'Không phải tất cả nguồn mở là
như nhau. Chỉ giống như không phải tất cả nguồn đóng
là như nhau. Nếu [bạn] đi lên kho nguồn mở SourceForge
thì bạn có thể thấy thứ gì đó giống như 150.000 dự
án trên đó3. Dù tôi không bao giờ đã thực
hiện một phân tích đầy đủ, thì chỉ một phần nhỏ
của các dự án đó là thực sự hữu dụng, bền vững
và liên tục hoạt động'.
Điều gì điều này
thực sự nói lên, là sự khác biệt giữa các dự án
nguồn mở chưa chín muồi và các giải pháp hạng chuyên
nghiệp, được rèn rũa tốt mà chúng có một cộng đồng
tuyệt vời những người sử dụng và lập trình viên, và
một hồ sơ theo dõi tốt đối với việc đưa ra lộ
trình được nghĩ chu đáo cẩn thận. Tuy nhiên, đáng lưu
ý rằng các yêu cầu cho sự chín muồi đó là công việc
2 chiều. Andy McKay, từ Blue Fountain, đã
nói trong phiên thảo luận nhóm rằng thường có một 'lỗ
hổng mua sắm lớn' mà nhiều tổ chức và cơ quan không
đi qua. Họ được chuẩn bị để tải về phần mềm tự
do, nhưng sau đó họ không được chuẩn bị để tham gia
vào các cộng đồng phát triển và hỗ trợ được xây
dựng xung quanh nó, cũng không sử dụng một công ty dịch
vụ là bên thứ 3 để giúp họ sử dụng được nó. Điều
này có nghĩa là họ thường thất bại để có được
lợi ích đầy đủ của PMNM và điều này sau đó có thể
đóng góp vào một cảm giác vỡ mộng với PMNM.
Các diễn giả các
khác nhau cũng đã chỉ ra rằng khái niệm nguồn mở vẫn
còn gây tranh cãi. Ví dụ, có thứ gì đó được biết
như là nguồn mở què quặt, nơi mà một cơ quan thực sự
phải trả tiền cho một phí giấy phép cho sản phẩm đầy
đủ, hơn là sử dụng phiên bản thử nghiệm với chi phí
bị cắt bớt, tự do để tải về. Mark
Taylor, Chủ tịch của Nhóm công nghiệp (Consortium) Nguồn
mở, đã đưa ra một thông điệp cốt
tử, viện lý rằng có một sự
khác biệt giữa các công ty mà tham gia đầy đủ với các
đặc tính và các qui trình của sự phát triển nguồn mở
và các công ty mà các sản phẩm của họ đơn giản 'có
một lớp bụi quảng cáo marketing huyền ảo về nó'.
Một cách để nắm
bắt được với tất cả điều này là hãy sử dụng một
trong số các Khung đánh giá. Chúng là những qui trình
chính thức, được viết tốt thành tài liệu cho dạng ra
quyết định này và chúng tạo thuận lợi cho qui trình rà
soát lại PMNM và tính bền vững của nó, đánh giá đối
với các chỉ tiêu và tạo ra các điểm trọng số. Các
khung công việc nổi tiếng đó bao gồm: Mô hình Độ chín
PMNM - OSMM (Open Source Maturity Model) từ CapGemni, OSMM từ
Navica, Định phẩm chất và Lựa chọn PMNM - QSOS
(Qualification and Selection of Open Source software), và mô hình
Xếp hạng Tính sẵn sàng của Doanh nghiệp – RRR (Business
Readiness Rating).
Các nhà cung cấp
Nhiều nhà cung cấp
nguồn mở và thị trường dịch vụ được tạo nên từ
các tay chơi nhỏ hơn, và điều này thường biến đổi
thành một sự thừa nhận của thị trường như là 'bị
phân mảnh'. Như John Lane của Imperial
College, đưa ra: 'Một trong những rào cản lớn đối với
mua sắm nguồn mở là sự sợ hãi rằng bạn sẽ không có
khả năng tương tác với các bên thứ 3 bên ngoài tổ
chức của bạn nếu bạn chọn thứ gì đó không phải là
một trong những tay chơi lớn. [Về cơ bản đây là] lý
lẽ cũ mèm - “Bạn không bao giờ bị đuổi việc vì mua
của IBM” - và bạn phải vượt qua được cây cầu này'.
Một
cách theo đó điều này đang được giải quyết là thông
qua sự tạo ra các nhóm công ty (Consortia) - các nhóm các
công ty mà họ đồng ý trình bày công việc của họ cùng
nhau và những người thường làm việc trong mối quan hệ
đối tác. Tuy nhiên, điều này cũng làm việc theo
cách khác được. Ross Gardler đã nói cho hội thảo rằng
OSS Watch đang tích cực 'khuyến khích các viện trường
[giáo dục] tạo ra một chính sách nguồn mở', và điều
này từng được tăng cường bằng một thành viên của
khán thính phòng, người đã nhắc tới các nhóm mua sắm
trong giáo dục trung học và cao hơn như Nhóm Mua sắm các
Đại học ở Luân Độ - LUPC (London Universities Purchasing
Consortium), một phần của dịch vụ4 Mua sắm web
do JISC cấp vốn và Nhóm Mua sắm của các Đại học miền
Nam - SUPC (Southern Universities Purchasing Consortium).
Tuy nhiên, nhiều diễn
giả cũng đồng ý rằng thị trường đó đã đang thay
đổi và rằng, rất thường thấy, các qui trình mua sắm
là không đủ mềm dẻo để điều khiển điều này. Ví
dụ, Vince Blogg của Hubstone, đã viện lý rằng: '[Mua sắm]
không cần thay đổi để phản ánh cách mà toàn bộ thị
trường tư vấn, nguồn mở và đóng, đang thay đổi.
Nhiều công việc hơn đang được các doanh nghiệp nhỏ
hơn và các doanh nghiệp siêu nhỏ đã và đang làm'.
Điều này đã được
Mark Taylor khẳng định thêm, ông còn là diễn giả chính
thứ 2, khi ông đã chỉ ra cách mà thị trường cung ứng
đang thay đổi. Ông đã nói rằng có một số lượng đang
gia tăng nhanh chóng các nhà cung cấp PMNM và họ khác nhau
từ các công ty lớn qua các công ty đa quốc gia và một
số cái tên lớn nhất trong nền công nghiệp máy tính:
'Thậm chí Microsoft đang có những khoảng khắc nguồn mở
của nó'.
Mark
cũng nhanh chóng phân biệt giữa 'thương mại' và 'sở hữu
độc quyền': '[Một số người] phân biệt giữa các công
ty thương mại và không thương mại, điều ngụ ý đang
là nguồn mở là không phải là thương mại. Nhưng thực
tế sự khác biệt là giữa sở hữu độc quyền và không
sở hữu độc quyền và điều này là những gì chúng ta
nhận thức được'. Quan điểm của ông rằng điều quan
trọng phải nhận thức được rằng các giải pháp nguồn
mở có thể các công ty thương mại cung cấp và có khả
năng để cung cấp sự hỗ trợ và các dịch vụ cần
thiết (huấn luyện, …) và là người cũng có thể hành
động như bên thứ 3 trong các thỏa thuận hợp đồng.
Một trong những rào
cản đáng kể trong khía cạnh này là bản thân qui trình
mua sắm. Để tham gia vào lời mời thầu chính thức - ITT
(Invitation to Tender) và qui trình đấu thầu (bao gồm một
bảng câu hỏi thẩm định chất lượng trước, hoặc PQQ
(Pre-Qualification Questionnaire), các nhà cung cấp tiềm năng
cần phải biết về ITT trước hết. Michael Farrman, từ
Alfresco, đã chỉ ra: 'Một [đặc tính của] các nhà cung
cấp phần mềm truyền thống là họ có các đội bán
hàng trực tiếp lớn, công việc của họ một phần là
tìm kiếm các vụ thầu đó'. Đây là một thách thức lớn
cho nền công nghiệp nguồn mở khi mà mô hình bán hàng là
khác và nó phải biết để trở thành sống được một
cách thương mại. Lars Ronning của Zimbra đã nói: 'Chúng
tôi không có lực lượng bán hàng cần thiết để đi ra
và lúc nào cũng theo dõi thị thường được'.
Một nhà cung cấp gợi
ý rằng nếu các qui trình mua sắm cho phép nó, thì việc
thông báo cho các công ty về vụ thầu sắp tới có thể
sẽ giúp được. Điều này taoja ra một số tranh luận
đáng kể giữa những người thảo luận trong các phiên
theo nhóm khi họ tranh luận về tác động mà những hạn
chế khác nhau, như các qui tắc cạnh tranh của Liên minh
châu Âu (EU), có về cách mà các viện trường có thể đi
xa tới đâu để đưa các công ty nguồn mở vào trong qui
trình đấu thầu.
Mike
Fraser, giám đốc OSS Watch, người có liên quan tới các
qui trình mua sắm tại Oxford, đã bình luận: '[Chúng tôi
cần chắc chắn] chúng tôi không đặt ra một cách ngẫu
nhiên các khoảng trong ITT mà có thể loại trừ các nhà
cung cấp PMNM. Trong [qui trình] mua sắm truyền thống thường
có một số trang về công ty và doanh số, những gì hợp
lệ là nó sẽ phá sản trước khi bạn có được các yêu
cầu chức năng'.
Sự
nhấn mạnh này vào cấu trúc công ty vì thế đôi khi đã
làm tổn hại đối với đánh giá các kỹ năng và khả
năng thực hiện công việc. Nó cũng không tính tới thực
tế rằng phần mềm được phát triển như một cộng
đồng, và làm thế nào người ta đo đếm được 'cấu
trúc công ty' của một đội phát triển nguồn mở?
Sân chơi bình đẳng
Vì thế, biết rằng
có những rào cản trong các viện trường đối với sự
mua sắm nguồn mở, và biết rằng nó nên được cân
nhắc, những khuyến cáo hoặc cách thức trong đó các
viện trường có thể cải thiện các qui trình đó là gì?
Làm thế nào có thể có được một sân chơi bình đẳng?
Một số khuyến cáo được đưa ra từ những diễn giả
chính và các thảo luận nhóm.
Một trong những
khuyến cáo là từ một thảo luận xung quanh tầm quan
trọng của các tiêu chuẩn mở và sự chuyển dữ liệu
về lâu dài. Boris Devouge, từ Red Hat, đã viện lý một
cách nhiệt tình rằng: 'Một trong những câu hỏi đầu
tiên khi sử dụng tiền nhà nước sẽ là: Bạn có đang
sử dụng các tiêu chuẩn mở không? Liệu dữ liệu của
chúng tôi có an toàn không? Bạn cần biết rằng [với]
giải pháp bạn đang bảo vệ bây giờ, [điều đó] trong
thời gian 10 năm nữa nó không lấy của bạn 40 lần nhiều
hơn khi chuyển đổi dữ liệu ở đâu đó. Điều này rất
thường xuyên bị bỏ qua trong các tài liệu mua sắm mà
tôi nhận được từ chính phủ, các trường học, các
trường đại học [yêu cầu chúng tôi] điền là một yêu
cầu. Nó sẽ là câu hỏi số 1. [Vào lúc này], 5 hoặc 6
câu hỏi đầu tiên là giấy phép của bạn là gì, bạn
có đưa ra được giấy phép rộng rãi hay không, … Qui
trình đó, ngay từ ban đầu, là dựa vào phần mềm nguồn
đóng. Điều này cần phải tiến hóa'.
Những khuyến cáo
khác đã kết luận:
- giao tiếp tốt hơn với các nhà quản lý cao cấp xuyên khắp giáo dục trung và cao học (HE/FE) như đối với những lợi ích và cạm bẫy tiềm tàng của việc sử dụng các giải pháp nguồn mở5.
- những nỗ lực tiếp tục nên được thực hiện để cam kết tham gia với các nhóm như LUPC và SUPC trong một qui trình chính thức. Cũng cảm thấy rằng các viện trường giáo dục nên cam kết tham gia với các nhóm đang được các nhà cung cấp giải pháp nguồn mở thương mại tạo ra để giúp họ hiểu những yêu cầu đặc thù của giáo dục sao cho các thành viên của họ có thể tham gia vào với qui trình mua sắm.
- các cơ quan CNTT-TT giáo dục với khái quát chung của lĩnh vực này như UCISA và BECTA nên hỗ trợ các viện trường bằng việc huấn luyện và tri thức theo yêu cầu để cải thiện các mức truy cập cho các giải pháp và công ty nguồn mở. Công việc có thể được tiến hành để cải thiện ITT và các qui trình của bảng câu hỏi trước khi mua sắm (PPQ) trong các viện trường. Từng có cảm giác rằng một nói tốt lành để bắt đầu có thể là rà soát lại ITT.
Để tóm tắt lại,
cảm giác chung là nhân sự mua sắm cần phải được huấn
luyện tốt hơn để hiểu nguồn mở là gì, vì sao nó có
thể giúp phân phối một giải pháp tốt hơn, cách đưa
nó vào một đánh giá mua sắm có thể làm sắc nhọn các
vụ thầu đối với các công ty nguồn đóng và, đặc
biệt, các vấn đề phải làm với sự chuyển đổi dữ
liệu và các chi phí về dài hạn.
Matthew Dovey đã gói
ghém lại điều này một cách ngăn nắp: 'Chúng
tôi [JISC và OSS Watch] không vẫy một biểu ngữ nói PMNM
sẽ cứu thế giới. Chúng tôi muốn cố vấn cho khu vực
này về những vấn đề thực khi nói về việc chọn
nguồn mở so với nguồn đóng theo các giá trị của nó
và không theo bất kỳ bè phái tôn giáo nào Những gì
chúng tôi muốn thấy cuối cùng là một nền kinh tế pha
trộn'.
A
report from the OSS Watch Procurement workshop held at the Saïd
Business School, The University of Oxford, 18 March 2008, by Paul
Anderson, Intelligent
Content.
How
do you procure something that’s free? This is a conundrum that is
preoccupying open source software experts and public sector
procurement managers, and formed the subject of Oxford University’s
OSS Watch workshop held in Oxford on 18 March 2008. While open source
software (OSS) is available via a licence that ensures it is provided
free of charge (or at low cost), the licence cost only makes up a
small part of the total cost of ownership (TCO) of an IT solution.
Nevertheless, the image of OSS as a free option this is one of the
many myths that have sprung up around open source and which have made
it difficult to procure, particularly in education and other public
institutional settings. The main thrust of the thinking at the
conference was that, compared to closed source software, OSS doesn’t
enjoy a level playing field when it comes to procurement.
So
why doesn’t open source software get a fair deal? Part of the
answer lies in the fact that, over the years, open source and free
software has come to be seen as a niche product - a bit, well, geeky.
There’s a general perception that it is difficult to implement,
involves lots of smaller components being put together, does not
scale well and is just not ‘enterprise ready’. The cost factor
has also fuelled this perception. People believe that OSS is free of
charge, and, because of this, that it can’t really be just as good
as ‘paid for’, proprietary software. The assumption is that if
OSS really were as good as proprietary software, then surely people
would charge for it, wouldn’t they?
These
and other myths and organisational barriers associated with open
source are complicated and intertwined, and the net effect is that
the take-up of OSS across the public sector has not been as high as
it should be. Untangling these issues in order to level the
procurement playing field formed the subject of the OSS Watch
workshop, which attracted a wide variety of public sector staff,
software developers and companies involved in open source solutions.
Ross
Gardler, Manager of OSS Watch, opened the workshop by outlining a
number of reasons why it is important to include OSS in any
procurement discussions. Firstly, there is the wider strategic and
‘political’ context: a growing number of governments, educational
agencies and public sector bodies are using open source and outlining
recommendations and policies that mandate that it should at least be
seriously considered1.
Secondly,
the workshop learned that there are a number of reasons why open
source should be considered on its merits. Due to its inherently open
nature, OSS provides flexibility and enhanced security2.
Tactically, however, just including OSS in a procurement evaluation
process can have benefits, even if it’s not the final winner.
Rosstold the workshop: ‘You can use it as a bargaining tool. By
encouraging open source companies to enter the market place and
engage with your procurement [process], you are putting pressure on
those [closed source] suppliers to be better suppliers, to reduce
their costs and to make their solutions more applicable to your
individual needs.’
There
is considerable pressure to save money on educational software
procurement. Open source software is free from the most punitive
licensing restrictions and the ongoing licence fees that form a
considerable part of the cost of procuring proprietary software.
However, it is not the case that OSS is completely free of cost.
There are many additional and often indirect costs to be considered
over the full life cycle of an open source application - commonly
known as Total Cost of Ownership (TCO) - and these should always be
factored in to procurement processes.
Matthew
Dovey, JISC Programme Director, e-Research, argued that cost was one
of the many myths of open source: ‘[There is a myth that] OSS is
free, or sort of free, and that [we can] assume the Total Cost of
Ownership is zero. [Actually] the budget headings are slightly
different, but it will still cost money.’
Simon
Mather, from Ufi (University for industry), discussed many of these
less obvious costs when presenting his experience of migrating his
institution’s technology from the proprietary Microsoft Windows ASP
environment to an open source environment based on Java and Linux. He
noted the direct and obvious costs of ongoing service and
maintenance, but he also pointed out that with OSS the supplier
doesn’t generate any revenue from the upfront licence fee.
Consequently, many open source companies make a living from a variety
of business models that are structured around providing after-sales
services, training and documentation support.
In
addition, and something that is less quantifiable, are the costs of
investing in training to develop in-house expertise. This enables
staff to become more than just a passive consumer of a proprietary
product - so that they can both use the software and engage with the
online support communities, and understand how to address the
managerial challenges of working in a more agile and more proactive
way. However, as Simon pointed out, these costs, while difficult to
quantify, can be considered part of a long-term investment: ‘We are
investing in our future. Open source really does contribute
enormously to our technical capabilities and it’s not just about
what we adopt in our code base. It is also about culture within the
development team and that the team is working with the code and
working with the community and understanding where that community is
going.’
Even
if it is accepted that open source solutions should have a role in
public sector procurement, it is clear that not all open source
software is the same and that there are degrees of software maturity.
Ross Gardler told the workshop: ‘Not all open source is equal. Just
as not all closed source is equal. If [you] go to the SourceForge
open source repository you would see something like 150,000 projects
on there3.
Although I have never done a full analysis, only a very small
proportion of these projects are genuinely useful, sustainable and
continuing with activity.’
What
this really boils down to, is the difference between immature open
source projects and well-forged, enterprise-class solutions which
have an excellent community of users and developers, and a good track
record of delivering a well-thought-out roadmap. However, it is worth
noting that these requirements for maturity work both ways. Andy
McKay, from Blue Fountain, said in the panel sessions that there is
often a ‘buying chasm’ that many organisations and institutions
don’t cross. They are prepared to download the free software, but
then they are not prepared to engage with the development and support
communities built around it, nor to employ a third-party service
company to help them make use of it. This means they often fail to
get the full benefit of the open source software and this may then
contribute to a feeling of disillusionment with OSS.
Various
speakers also pointed out that the term open source has been
disputed. For example, there is something known as crippled open
source, where an institution has to actually pay a licence fee for
the full product, rather than use the cut-down, free to download,
trial version. Mark Taylor, President of the Open Source Consortium,
issued a caveat emptor
message, arguing that there is a distinction between those companies
that are fully engaged with the open source development ethos and
processes and those whose products simply ‘have the magic marketing
pixie dust on it’.
One
way of getting to grips with all of this is to use one of a number of
Evaluation Frameworks. These are well-documented, formal processes
for this kind of decision-making and they facilitate the process of
reviewing OSS and its sustainability, assessing against criteria and
producing weighted scores. Well-known frameworks include: OS Maturity
Model (OSMM) from CapGemni, OSMM from Navica, QSOS (Qualification and
Selection of Open Source software), and the Business Readiness Rating
model (BRR).
Much
of the open source supplier and service market is made up of smaller
players, and this often translates into a perception of the
marketplace as being ‘fragmented’. As John Lane of Imperial
College, put it: ‘One of the big barriers to open source
procurement is the fear that you will not be able to interact with
third parties outside your organisation if you choose something that
isn’t one of the big players. [In essence it is] the old argument –
“You never get sacked for buying IBM” - and you have to cross
that bridge.’
One
way in which this is being addressed is through the creation of
consortia – groups of companies who have agreed to present their
work together and who often work in partnership. However, this also
works the other way around. Ross Gardler told the workshop that OSS
Watch is actively ‘encouraging [educational] institutions to create
an open source policy’, and this was reinforced by a member of the
audience who mentioned higher and further education procurement
consortia such as LUPC (the London Universities Purchasing
Consortium, part of the JISC-funded Procureweb service4)
and SUPC (Southern Universities Purchasing Consortium).
However,
many speakers agreed that the market was changing and that, all too
often, procurement processes were insufficiently flexible to handle
this. Vince Blogg, for example, of Hubstone, argued that:
‘[Procurement] does need to change to reflect the way the whole
consultancy market, open and closed source, is changing. Much more
work is being undertaken by smaller enterprises and
micro-businesses’.
This
was reinforced by Mark Taylor, who was also the second keynote
speaker, when he pointed out how the supply market is changing. He
stated that there are a rapidly growing number of suppliers of open
source software and these vary from micro-companies through to large
multinationals and some of the biggest names in the computer
industry: ‘Even Microsoft is having its open source moments.’
Mark
was also quick to make the distinction between ‘commercial’ and
‘proprietary’: ‘[Some people] make a distinction between
commercial and non-commercial companies, the implication being that
open source is non-commercial. But actually the distinction is
between proprietary and non-proprietary and this is what we
recognise.’ His point was that it is important to be aware that
open source solutions can be provided by commercial companies that
are able to provide the necessary support and services (training,
etc.) and who can also act as the third party in contractual
arrangements.
One
of the significant barriers in this respect is the procurement
process itself. In order to participate in the formal invitation to
tender (ITT) and tendering process (including a Pre-Qualification
Questionnaire, or PQQ), potential suppliers need to know about the
ITT in the first place. Michael Farman, from Alfresco, pointed out:
‘A [characteristic of] traditional software vendors is that they
have large, direct sales teams whose job is partly to look for these
tenders.’ This is a big challenge to the open source industry as
its sales model is different and it has to be in order to be
commercially viable. Lars Ronning of Zimbra, said: ‘We don’t have
the sales force that is necessary to go out and track the market all
the time.’
One
supplier suggested that if procurement processes allowed it, then
notifying companies of a forthcoming tender would help. This resulted
in some considerable debate among panellists as they discussed the
effect that various restrictions, such as EU competition rules, have
on how far institutions can go to involve open source companies in
the tendering process.
Mike
Fraser, OSS Watch director, who is involved in procurement processes
at Oxford, commented: ‘[We need to make sure] we don’t
inadvertently put items in the ITT which may exclude OSS suppliers.
In a traditional procurement [process] there is usually quite a
number of pages about the company and its turnover, what’s the
likelihood that it will not go bust, before you get to the functional
requirements.’
This
focus on company structure is therefore sometimes made at the expense
of the assessment of skills and ability to do the job. It also
doesn’t take account of the fact that the software is developed as
a community, and how should one measure the ‘corporate structure’
of a virtual, open source development team?
So,
given that there are barriers within institutions to the procurement
of open source, and given that it should be considered, what are the
recommendations or ways in which institutions can improve their
processes? How can the playing field be levelled? A number of
recommendations came out of the keynote speakers and panel
discussions.
One
of the key recommendations came out of a discussion around the
importance of open standards and long-term migration of data. Boris
Devouge, from RedHat, argued passionately that: ‘One of the very
first questions when using public money should be: Are you using open
standards? Is my data safe? You need to know that [with] the solution
you are advocating now, [that] in ten years’ time it’s not going
to cost forty times as much to migrate the data somewhere. This is so
often overlooked in the procurement papers that I receive from
government, schools, universities [asking us] to field a request. It
should be the number one question. [At the moment], the first five or
six questions are what is your licence, do you provide site-wide
licence, etc. The process, right from the start, is based on closed
source software. This needs to evolve.’
Other
recommendations included:
- better communication with senior managers across HE/FE as to the potential benefits and pitfalls of making use of open source solutions5
- further efforts should be made to engage with consortia such as LUPC and SUPC in a formal process. It was also felt that educational institutions should engage with the consortia being formed by commercial open source solution providers to help them to understand the special requirements of education so that their members could engage with the procurement process.
- educational ICT bodies with an overview of the sector such as UCISA and BECTA should assist institutions with the training and knowledge required to improve the levels of access for open source solutions and companies. Work could be undertaken to improve the ITT and the pre-purchase questionnaire (PPQ) processes within institutions. It was felt that a good place to start would be to review the ITT.
To
sum up, the general feeling was that procurement staff need to be
better trained in what open source is, why it can help deliver a
better solution, how its inclusion in a procurement evaluation can
sharpen the bids from closed source companies and, in particular,
issues to do with data migration and long-term costs.
Matthew
Dovey encapsulated this neatly: ‘We [JISC and OSS Watch] don’t
wave a banner saying OSS will save the world. We want to advise the
sector on the true issues when it comes to choosing open source
versus closed source so that we have a level playing field and so
that the software that is finally chosen is chosen on its merits and
not on any religious faction. What we want to see ultimately is a
mixed economy.’
Dịch: Lê Trung Nghĩa