ORCID - Quy trình làm việc: Việc làm

Nguồn ảnh: Tùy chỉnh từ tài liệu ‘From Vision to Value: ORCID’s 2022–2025 Strategic Plan’, https://doi.org/10.23640/07243.16687207

Employment

Theo: https://info.orcid.org/documentation/workflows/employment-workflow/

Như một tổ chức nghiên cứu, bạn ở vào vị thế độc nhất vô nhị để kết nối các thông tin xác thực, tin cậy về các nhà nghiên cứu của bạn và liên kết của họ với bạn đối với các hồ sơ ORCID. Điều này cho phép bạn kiểm soát tên của bạn được sử dụng như thế nào trong tư liệu nghiên cứu, và cho phép bạn dễ dàng theo dõi các nhân viên cũ, các sinh viên, và giảng viên. Điều đó làm đơn giản cho các nhà nghiên cứu của bạn để chia sẻ thông tin chính xác và xác thực về liên kết của họ với cơ sở của bạn khi nộp đơn xin trợ cấp, xuất bản bài báo, sách, hoặc cơ sở dữ liệu, và hơn thế.

Có 2 quy trình được tổng quát hóa cho việc bổ sung thêm khẳng định liên kết: bằng việc thu thập các ORCID iD trong các hệ thống của bạn lúc đăng ký hoặc trong các trang hồ sơ của người sử dụng; hoặc bằng việc gửi thư điện tử cho những người sử dụng hiện có và yêu cầu họ kết nối iD của họ với hệ thống của bạn.

Các quy trình đó là áp dụng được cho các hệ thống thông tin nghiên cứu hiện hành - CRIS (Current Research Information System), các hệ thống nguồn nhân lực, các hệ thống hồ sơ và hơn thế nữa.

Quy trình 1: Việc thu thập các iD trong các hệ thống của bạn

Trong trường hợp này, các ORCID iD là một yêu cầu đối với vị trí/sự khác biệt, ví dụ, khi tham gia một tổ chức hoặc nhận phần thưởng.

• Khi đăng ký các chi tiết của họ qua một mẫu biểu web, những người đăng ký được yêu cầu xác thực ORCID iD của họ và trao cho tổ chức của bạn sự cho phép để tương tác với hồ sơ của họ.

• Một khi đăng ký của họ được phê chuẩn, hệ thống của bạn cập nhật phần thích hợp của hồ sơ ORCID của cá nhân đó với các chi tiết về vị trí hoặc sự khác biệt của họ, kết nối họ với tổ chức của bạn.

• Hiển thị ORCID iD xác thực của họ cùng với bất kỳ thông tin sẵn sàng công khai nào về họ.

Quy trình 2: Thu thập các iD hồi tố

Nếu hệ thống của bạn có rồi thông tin về các nhà nghiên cứu của bạn và các hoạt động trong quá khứ của họ, hoặc nếu không có thành phần đăng ký, thì bạn có thể:

• Gửi thư điện tử cho các cá nhân một đường liên kết duy nhất họ có thể sử dụng để kết nối bản thân họ với hệ thống của bạn.

• Khi được nhấp, đường liên kết này dẫn cá nhân đó tới ORCID để xác thực iD của họ và trao cho tổ chức sự cho phép cập nhật hồ sơ của họ.

• Bạn sau đó có thể tái định tuyến họ tới một trang web được đặc biệt tạo ra mà bạn cung cấp.

• Hệ thống của bạn lưu trữ đường liên kết giữa ORCID iD đó và địa chỉ thư điện tử/tài khoản của người sử dụng, và sử dụng các quyền mà cá nhân đó đã trao để cập nhật phần thích đáng hồ sơ ORCID của họ, kết nối họ và hoạt động của họ với tổ chức của bạn.

• Hiển thị ORCID iD xác thực của họ cùng với bất kỳ thông tin sẵn sàng công khai nào về họ.

Xác nhận liên kết chứa ngày bắt đầu và ngày kết thúc, và chúng tôi thực sự khuyến khích bạn điền vào các trường này nếu có thể, vì điều này giúp việc xác minh liên kết của nhà nghiên cứu với tổ chức của bạn dễ dàng hơn. Các quy trình ở trên xúc tác cập nhật dài hạn các quyền, điều có thể được sử dụng để cập nhật ngày kết thúc khi liên kết của một cá nhân kết thúc. Hệ thống của bạn nên sử dụng ORCID API để bổ sung thêm ngày kết thúc (nếu có), để làm cho thời hạn liên kết đầy đủ rõ ràng.

Ví dụ  

Lợi ích

Bạn có thể giúp các nhà nghiên cứu có sự thừa nhận bằng việc kết nối thông tin xác thực về liên kết của họ với bạn đối với hồ sơ ORCID của họ. Cùng lúc, bạn sẽ giúp xây dựng lòng tin vào truyền thông học thuật. Bằng việc khẳng định kết nối giữa các cá nhân và tổ chức của bạn - bạn đảm bảo rằng tổ chức được thừa nhận phù hợp khi các nhân viên của bạn và các liên kết có các đóng góp chuyên nghiệp. Thông tin đó sau đó có thể được chia sẻ, với sự cho phép của nhà nghiên cứu, với các hệ thống khác họ tương tác với, giúp tạo lập hạ tầng thông tin nghiên cứu tin cậy.

Tham khảo thêm các bản dịch liên quan tới các quy trình làm việc của ORCID ở đây.

As a research organization, you are in a unique position to connect validated, trustworthy information about your researchers and their affiliation with you to their ORCID records. This enables you to take control of how your name is used in the research literature, ands allows you to easily keep track of former staff, students, and faculty.  It makes it simple for your researchers to share accurate and authoritative information about their affiliation with your institution when applying for grants, publishing an article, book, or database, and more.

There are two generalized workflows for adding affiliation assertions: by collecting ORCID iDs within your systems at registration or within the users profile pages; or by emailing existing users and asking them to connect their iD to your system.  

These workflows are applicable to current research information systems (CRIS systems), human resource systems, profile systems and more.

Workflow 1: Collecting iDs within your systems

In this scenario, ORCID iDs are a requirement of the position/distinction, for example, when joining an organization or accepting an award.

• When registering their details via a web form, registrants are asked to authenticate their ORCID iD and grant your organization permission to interact with their record. 

• Once their registration is approved, your system updates the appropriate section of the individual’s ORCID record with details of their position or distinction, connecting them with your organization. 

• Display their authenticated ORCID iD alongside any publicly available information about them. 

Workflow 2: Collecting iDs retrospectively

If your system already contains information about your researchers and their past activities, or if there is no registration component, you can instead:

• Email individuals a unique link they can use to connect themselves with your system. 

• When clicked, this link directs the individual to ORCID to authenticate their iD and grant your organization permission to update their record. 

• You then redirect them to a specially created web page you provide. 

• Your system stores the link between the ORCID iD and email address/user account, and uses the permissions the individual has granted to update the appropriate section of their ORCID record, connecting them and their activity with your organization.

• Display their authenticated ORCID iD alongside any publicly available information about them.

Affiliation assertions contain start dates and end dates, and we strongly encourage you to populate these fields where possible, as this makes verification of the researcher’s affiliation with your organization easier. The workflows above enable long-term update permissions, which can be used to update the end date when an individual’s affiliation ends.  Your system should use the ORCID API to add an end date (where applicable), in order to make the full term of the affiliation clear.

Example

Benefits

You can help your researchers get credit by connecting validated information about their affiliation with you to their ORCID records. At the same time, you will be helping to build trust in scholarly communications. By asserting the connection between individuals and your organization — connections that only your organization can make authoritatively — you ensure that your organization is appropriately acknowledged when your employees and affiliates make professional contributions. That information can then be shared, with the researcher’s permission, with the other systems they interact with, helping to create a trustworthy research information infrastructure.

Blogger: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com