Bài 15 - Quản lý thay đổi trong dữ liệu mở

Quản lý thay đổi trong dữ liệu mở

Quản lý thay đổi là quy trình giới thiệu sự chuyển đổi, thay đổi hoặc phát triển về dài hạn trong tổ chức.

Quản lý thay đổi là đặc biệt quan trọng khi làm việc với những thay đổi lớn, như các thay đổi văn hóa cần thiết để thành công với dữ liệu mở.

Trong bài này, chúng ta khai phá vì sao là quan trọng đối với các tổ chức để quản lý thay đổi và các yếu tố chính giúp xây dựng quy trình quản lý thay đổi thành công.

• Quản lý thay đổi là gì?
• Vì sao quản lý thay đổi quan trọng trong các sáng kiến dữ liệu mở?
• Vì sao quản lý thay đổi là cần thiết?
• Các yếu tố chính của quản lý thay đổi là gì?

Quản lý thay đổi là gì?

Quản lý thay đổi là quy trình giới thiệu sự biến đổi, thay đổi hoặc phát triển về dài hạn trong tổ chức.

Mục tiêu cuối cùng của quản lý thay đổi là để thay đổi cách thức tổ chức hoạt động về dài hạn, từ việc áp dụng các hệ thống, quy trình và cơ cấu của nó tới việc thay đổi cách thức mọi người bên trong tổ chức đó nghĩ và hành động.

Quản lý thay đổi là thích hợp ngang bằng đối với các khu vực nhà nước và tư nhân, và với các tổ chức lớn và nhỏ.

Vì sao quản lý thay đổi là quan trọng đối với các sáng kiến dữ liệu mở?

Trong khi công nghệ về dữ liệu mở đã tồn tại rồi 20 năm qua, còn chưa là phổ biến để mở nó. Có thể nói, đã có nhu cầu cao về sự minh bạch, do các vụ lùm xùm dẫn lối như vụ lùm xùm về các khoản chi tiêu của các nghị sỹ quốc hội trong năm 2009 của Vương quốc Anh và các vụ lùm xùm tham nhũng ở FIFA trong năm 2016.

Đa số các tổ chức vẫn rất tiện với việc đóng là mặc định, chỉ trao sự truy cập tới thông tin và dữ liệu dựa vào yêu cầu hoặc như một phần của các thỏa thuận chia sẻ. Mở mặc định là tư duy tất cả dữ liệu và thông tin nên được mở tự động trừ phi có minh chứng mạnh mẽ về việc vì sao nó nên là đóng. Quản lý thay đổi là quan trọng cả cho sự thành công của dự án lẫn cho việc giúp mọi người đi qua quy trình đó, những người sẽ thấy khó để thay đổi tư duy của họ để ôm lấy dữ liệu mở.

Để giúp cho quy trình quản lý thay đổi này, Hiến chương Dữ liệu Mở (Open Data Charter) cung cấp một tập hợp các nguyên tắc để một sáng kiến dữ liệu mở thành công. Nhiều quốc gia đã ký rồi Hiến chương đó, bao gồm Pháp, Ý, và Vương quốc Anh. Ukraine đã sử dụng hiến chương này để giúp thông báo lộ trình dài hạn của nó và để gắn vào nó từ tất cả các phần của chính phủ.

Vì sao quản lý thay đổi là cần thiết?

Quản lý hiệu quả là cơ bản cho thành công của bất kỳ dự án hay sáng kiến nào. Quản lý thay đổi cũng không là ngoại lệ. Bên dưới chúng ta khai phá vài lý do chính vì sao chúng ta cần quản lý quá trình của thay đổi.

Thay đổi không xảy ra qua một đêm

Là rất khó triển khai nhanh thay đổi, đặc biệt trong các tổ chức lớn. Qua thời gian, các tổ chức quen vận hành theo cách thức nhất định.

Vì việc triển khai thay đổi mất thời gian, có các nhu cầu đối với người hoặc nhóm những ai chuyên giám sát và quản lý quy trình thay đổi. Điều này cũng là để đảm bảo cho quy trình liên tục.

Báo cáo từ nước Đức cho thấy cộng tác từng là chìa khóa để quản lý thay đổi và biến đổi số trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giảm chi phí

Quản lý quy trình thay đổi làm giảm tổng các rủi ro đối với tổ chức.

Có các lý do khác nhau giải thích vì sao tổ chức có thể muốn triển khai quy trình quản lý thay đổi. Đôi khi điều này có thể là vì các tác động tiêu cực từ quy trình, hệ thống, cơ cấu hoặc cách thức làm việc hiện hành.

Trong các trường hợp đó, rủi ro cho việc duy trì hiện trạng vì nó có thể dẫn tới mất doanh thu hoặc suy giảm uy tín. Đây từng là trường hợp của Landmark, một công ty có trụ sở ở Vương quốc Anh có mô hình kinh doanh của nó đã gặp rủi ro vì dữ liệu họ dựa vào bán cho những người khác đã trở thành mở. Để tránh thảm họa họ đã phải thay đổi doanh nghiệp của họ, được CEO lãnh đạo và một nhóm dẫn dắt.

Tuy nhiên, cũng rủi ro không kém để triển khai thay đổi quá nhanh. Việc quản lý quy trình thay đổi là cách thức để kiểm soát các rủi ro đó và chắc chắn rằng sự thay đổi đó là tích cực.

Đảm bảo tính bền vững

Việc quản lý quy trình thay đổi là quan trọng cho tính bền vững. Việc có người lãnh đạo rõ ràng đang quản lý quy trình thay đổi ngụ ý sự thay đổi đó có khả năng hơn sẽ bền vững về lâu dài. Điều này không nhất thiết phải là người lâu năm nhất trong tổ chức, mà họ cần có khả năng để ra các quyết định.

Họ bổ nhiệm những người khác dẫn dắt sự thay đổi cùng với những người có các kỹ năng và trách nhiệm cần thiết để chỉnh sửa cách tổ chức đó làm việc. Điều này là đặc biệt đúng ở châu Âu với dạng số và dữ liệu, vì các tổ chức bây giờ được yêu cầu phải có cán bộ bảo vệ dữ liệu nếu họ điều khiển dữ liệu khách hàng. Vì dạng số và mở trở thành chuẩn mực, quản lý thay đổi và có đúng người để dẫn dắt nó sẽ là quan trọng cho sự thành công của tổ chức.

Cũng là một phần của vi trò này để đảm bảo rằng những người khác - cả bên trong và bên ngoài tổ chức - hiểu được vì sao sự thay đổi đó là cần thiết và ủng hộ sự thay đổi đó. Không có điều này, bất kỳ thay đổi nào cũng không có khả năng bền vững.

Các yếu tố chính của quản lý thay đổi là gì?

Có vài yếu tố chính cần thiết cho quản lý thay đổi thành công trong tổ chức. Các yếu tố đó là thích hợp cho cả các khu vực nhà nước và tư nhân.

Tầm nhìn rõ ràng

Việc có tầm nhìn rõ ràng là quan trọng cho quản lý thay đổi để có được sự hỗ trợ trong nội bộ và bên ngoài cho sáng kiến. Tầm nhìn này nên phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, nếu không, nó sẽ xung đột với các giá trị, thương hiệu hoặc hình ảnh của nó.

Liên quan tới dữ liệu mở, tầm nhìn này nên phác họa các khía cạnh như mở mặc định, ở những nơi tất cả các dữ liệu sẽ sẵn sàng từ, và theo giấy phép nào.

Người lãnh đạo dự án cần có khả năng nói rõ tầm nhìn này để đảm bảo hỗ trợ cho cả bên trong và bên ngoài.

Ở Pháp, Giám đốc Dữ liệu Chính phủ (Government Chief Data Officer) đã được bổ nhiệm để làm đúng điều này, báo cáo về sự tiến bộ trong giành được sự hỗ trợ bên trong và bên ngoài chính phủ.

Kế hoạch quản lý dữ liệu

Từng tổ chức nên có kế hoạch quản lý dữ liệu giải thích cách thức dữ liệu được lưu trữ, sao lưu và truy cập. Dữ liệu là một phần hạ tầng của một công ty hiện đại, và hệt như các tòa nhà và tài sản khác, nó cần quản lý thận trọng.

Dữ liệu mở không nên được xem như là hoạt động tách biệt với các hoạt động quản lý dữ liệu chủ chốt. Điểm khởi đầu tốt cho việc tích hợp dữ liệu mở vào kế hoạch quản lý dữ liệu của bạn là áp dụng tầm nhìn đó cho nó. Điều này giúp đảm bảo sự tích hợp chiến lược vào các quy trình và các thủ tục hoạt động về lâu dài của tổ chức.

Sự tham gia của cấp cao

Với bất kỳ chương trình thay đổi nào, là phổ biến cho những ai dẫn dắt nó gặp phải vài sự phản kháng từ các tổ chức của họ.

Hỗ trợ tích cực từ các nhân vật cấp cao có thể giúp khuyến khích sự tham gia vào của cơ sở.

Làm việc với các nhân vật cấp cao đó là quan trọng, vì ‘chiến lược nổi dậy’ để giới thiệu sự thay đổi có khả năng là không bền vững.

Các thước đo

Cũng như kế hoạch quản lý dữ liệu, các tổ chức cần đặt ra tại chỗ các quy trình và vòng đời chủ chốt chi tiết hóa cách để chuyển đổi quá độ và sau đó duy trì dữ liệu mở của họ.

Việc điều chỉnh phù hợp các kế hoạch và vòng đời đó với các Chỉ số Hiệu năng Chính - KPI (Key Performance Indicators) để đánh giá thành công sẽ giúp chứng minh đầu tư thời gian và tiền của trong chương trình thay đổi đó.

Khi thiết kế các KPI, hãy nghĩ về những gì sẽ có tác động nhất. Trong các sáng kiến dữ liệu mở, đừng chỉ nghĩ về số lượng các tập hợp dữ liệu được đặt lên trực tuyến, mà còn tác động và sự phù hợp của chúng với các đo đếm thành công từ bên ngoài, bao gồm chỉ số Độ chính Dữ liệu Mở (Open Data Maturity index) của riêng Cổng Dữ liệu châu Âu (European Data Portal), nó là sự đo đếm tốt sự thay đổi bên trong các quốc gia.

Truyền thông tác động

Hiểu tác động của quy trình thay đổi sẽ giúp đảm bảo tương lai của nó.

Những người dẫn dắt hướng tới chương trình thay đổi nên tập trung vào tác động hữu hình mà nó là kết quả trực tiếp của chương trình. Nơi tốt lành để tạo trung vào là những chiến thắng nhanh chóng: các lĩnh vực nơi hiệu quả thấp sẽ dẫn tới tác động tức thì.

Truyền đạt rõ ràng các câu chuyện tác động sẽ giúp giành được sự hỗ trợ từ tất cả những ai tham gia trong chương trình.

Trong khu vực nhà nước, nhiều quốc gia bày ra các ví dụ nơi những người khác đang sử dụng dữ liệu mở của họ, bao gồm cả Tây Ban Nha, Ireland và Pháp.

Các ưu tiên được điều chỉnh phù hợp

Điều chỉnh các ưu tiên của dự án, chương trình hoặc sáng kiến với các ưu tiên của người có trách nhiệm về ngân sách.

Người này có thể là CEO công ty của bạn, hoặc tổ chức quản lý cấp vốn của bạn. Thậm chí nó có thể là các khách hàng của bạn, những người yêu cầu dữ liệu mở họ có thể chia sẻ với những người khác, như trong trường hợp của Thomson Reuters. Bạn có thể đọc sách trăng đầy đủ ở đây.

Điều chỉnh các ưu tiên của bạn sẽ giúp đảm bảo tính bền vững và tác động của chương trình của bạn.

Bạn sẵn sàng để quản lý thay đổi?

Quản lý thay đổi là gì?

Quản lý thay đổi là...

• Quy trình giới thiệu sự biến đổi, thay đổi hoặc phát triển dài hạn trong tổ chức
• Quy trình giới thiệu sự sửa đổi hoặc thay đổi ngắn hạn trong khu vực nhà nước
• Quy trình xuất bản dữ liệu mở

Đáp án đúng!

Quản lý thay đổi là quy trình giới thiệu sự biến đổi, thay đổi hoặc phát triển về dài hạn trong tổ chức.

Bạn chắc chắn chứ?

Quản lý thay đổi là quy trình giới thiệu sự biến đổi, thay đổi hoặc phát triển về dài hạn trong tổ chức.

Vì sao quản lý thay đổi là quan trọng?

Quản lý thay đổi là quan trọng vì...

• bạn có thể sử dụng các kỹ thuật và chiến lược mới nhất
• nó giúp đảm bảo tính bền vững và giảm rủi ro
• dự án sẽ có được nhiều ngân sách và tài nguyên hơn

Đáp án đúng!

Quản lý thay đổi là quan trọng cho thành công của chương trình, dự án hoặc sáng kiến vì nó giúp đảm bảo tính bền vững và làm giảm các rủi ro.

Bạn chắc chắn chứ?

Quản lý thay đổi là quan trọng cho thành công của chương trình, dự án hoặc sáng kiến vì nó giúp đảm bảo tính bền vững và làm giảm các rủi ro.

Các yếu tố chính của quản lý thay đổi là gì?

3 yếu tố chính của quản lý thay đổi là...

• Sử dụng thuật ngữ đúng, làm việc từ đầu và giới thiệu thay đổi nhanh chóng
• Có tầm nhìn và sự lãnh đạo rõ ràng, truyền thông tác động và xây dựng các thước đo
• Làm việc từ trên xuống dưới, chỉ thị thay đổi và triển khai nó nhanh chóng

Đáp án đúng!

3 yếu tố chính của quản lý thay đổi: có tầm nhìn và lãnh đạo rõ ràng, truyền thông tác động và xây dựng các thước đo

Bạn chắc chắn chứ?

3 yếu tố chính của quản lý thay đổi: có tầm nhìn và lãnh đạo rõ ràng, truyền thông tác động và xây dựng các thước đo

Quản lý thay đổi trong dữ liệu mở

Quản lý thay đổi là quy trình giới thiệu sự biến đổi, thay đổi hoặc phát triển trong dài hạn của tổ chức.

Quản lý hiệu quả là cơ bản để thành công của bất kỳ dự án hay sáng kiến nào, và chương trình thay đổi là không khác nhau.

Các yếu tố chính của một chương trình thay đổi thành công bao gồm tầm nhìn và sự lãnh đạo rõ ràng, sự tham gia của cấp cao, đo đếm thành công qua các thước đo rõ ràng và truyền thông tác động.

Về bài trước ………. Tới bài sau

Vềmục lục

Theo: https://www.europeandataportal.eu/ và https://theodi.org/

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com