2. Phác thảo chính sách (truy cập mở)

Drafting a policy

Theo: https://cyber.harvard.edu/hoap/Drafting_a_policy

• This is a section within Good practices for university open-access policies.
• Phần này trong Các thực hành tốt cho các chính sách truy cập mở của đại học

Xem thêm: Các thực hành tốt cho các chính sách của đại học

Xem thêm: Khoa học mở - Open Science

2.1 Chính sách OA có thể đạt được gì

• Trong chỉ dẫn này, chúng tôi trình bày sự hiểu biết của chúng tôi các thực hành tốt cho các chính sách truy cập mở của đại học. Chính sách OA có hiệu quả có thể xây dựng sự hỗ trợ cho OA, như một điều tốt lành hàn lâm và xã hội, trong thực thành tiêu chuẩn của đại học.
• Như chúng tôi thảo luận bên dưới, chúng tôi khuyến cáo chính sách cung cấp cho sự giữ lại các quyền mặc định tự động trong các bài báo hàn lâm và cam kết cung cấp các bản sao các bài báo để phân phối mở. Các chính sách dạng này có nhiều lợi ích: chúng cho phép các tác giả giữ lại các quyền sử dụng và sử dụng lại cực kỳ rộng lớn với nỗ lực tối thiểu; chúng cho phép các đại học giúp các tác giả trong việc phân phối mở các bài báo để có ảnh hưởng tối đa; chúng cho phép các nhà nghiên cứu khác và công chúng nói chung giành được sự truy cập lớn hơn tới các bài báo; và chúng hỗ trợ cho những lợi ích đó mà không cần phải thương lượng với các nhà xuất bản và trong khi đó vẫn giữ được quyền tự do hàn lâm, sự lựa chọn của tác giả, sự tuân thủ kiên định với luật bản quyền.
• Dù chúng tôi thấy dạng chính sách này đáng ưa thích hơn, các dạng chính sách khác cũng có thể là có hiệu quả, và chúng tôi cũng thảo luận về chúng. Vài dạng các chính sách chúng tôi thấy phản tác dụng, và chúng tôi khuyến cáo tránh xa chúng.

2.2 Tuyên bố các mục tiêu của chính sách

• Nhiều chính sách bắt đầu bằng vài tuyên bố các mục tiêu chính sách. Không có tuyên bố “thực hành tốt nhất” các lợi ích của OA hoặc các mục tiêu thúc đẩy OA. Nhưng có vài sai lầm phải tránh.
  • Không nói rằng mục đích của chính sách là “duy nhất”, “chỉ là”, hoặc “độc nhất” để đạt được một lợi ích của OA, hoặc vài danh sách đặc biệt các lợi ích. Hãy để mở cửa cho tất cả các lợi ích của OA, thậm chí nếu bạn chưa sẵn sàng liệt kê tất cả chúng ra được.
  • Nếu bạn muốn cho phép tất cả các lợi ích của OA, thì tuyên bố hẹp về mục đích của chính sách có thể trao sự hỗ trợ không mong đợi cho một bên nguyên, tòa án, hoặc nhà quản lý trong tương lai trong cơ sở của riêng bạn cố gắng ép việc đọc nhỏ hẹp về chính sách. Thậm chí một câu dường như vô hại dạng như “vì mục đích của sự phổ biến mở” có thể được giải nghĩa sau này để ngăn cản việc khai thác văn bản, hoặc để ngăn chặn cơ sở khỏi việc truyền các quyền ngược về tác giả. Cuối cùng, bất kề mệnh đề nào hạn chế dải các quyền không độc quyền mà tác giả trao cho đại học tới lượt nó sẽ hạn chế dải các quyền mà đại học đó có thể sau này truyền ngược cho tác giả đó.

2.3 Các dạng chính sách

• Có ít nhất 6 dạng chính sách OA của đại học. Ở đây chúng tôi tổ chức chúng theo các phương pháp của chúng để tránh các điều phiền muộn về bản quyền.

1. Chính sách trao cho cơ sở các quyền không độc quyền nhất định cho các bài báo nghiên cứu trong tương lai được các giáo viên xuất bản. Dạng chính sách này thường chào lựa chọn khước từ hoặc chọn không tham gia cho các tác giả. Nó cũng yêu cầu ký gửi trong kho.

• Chúng tôi khuyến cáo #1 trong chỉ dẫn này. Hầu hết các thực hành tốt được thu thập ở đây là về dạng chính sách này.

1. Chính sách này đòi hỏi các giáo viên giữ lại các quyền không độc quyền nhất định khi họ xuất bản các bài báo nghiên cứu trong tương lai. Dù có hay không việc nó chào lựa chọn khước từ đối với các tác giả, nó yêu cầu ký gửi vào kho.

• Chúng tôi không khuyến cáo #2 vì nó yêu cầu giáo viên thương lượng với nhà xuất bản để giữ lại các quyền cần thiết. Điều đó là khó làm. Nhiều giáo viên bị hăm dọa bởi viễn cảnh đó và sẽ không làm điều đó. Thậm chí nếu tất cả đã cố gắng làm điều đó, thì vài người sẽ thành công và vài người sẽ thất bại. Vài người sẽ có một tập hợp các quyền này, và vài người sẽ có một tập hợp các quyền khác. Điều đó làm cho sự truy cập là không như nhau và được nhân lên thành những đau đầu khi triển khai.

1. Chính sách tìm cách không quyền nào cả, và đơn giản yêu cầu ký gửi vào kho. Nếu cơ sở có rồi sự cho phép để tạo ra tác phẩm OA, thì điều này làm cho tác phẩm thành OA từ thời điểm ký gửi. Nếu không thì sự ký gửi sẽ là “tối” (không OA) cho tới khi cơ sở có thể giành được sự cho phép để làm nó thành OA. Trong giai đoạn ký gửi tối, ít nhất siêu dữ liệu sẽ là OA.

• Khi dạng #1 các chính ách về mặt chính trị không thể đạt được trong khu trường nhất định nào đó, thì chúng tôi khuyến cáo dạng #1. Chúng tôi thích #1 hơn #3 vì #1 cung cấp sự cho phép để biến các bài báo thành OA, còn #3 thì không.

1. Chính sách này tìm cách không quyền nào cả và không yêu cầu ký gửi tối (dark). Nó yêu cầu ký gửi vào kho và OA, nhưng chỉ khi nhà xuất bản của tác giả cho phép họ.

• Chúng tôi không khuyến cáo #4 vì nó cho phép các nhà xuất bản ngoan cố không có thiện chí làm. Vài cơ sở tin tưởng rằng lỗ hổng đối với các nhà xuất bản ngoan cố là cách duy nhất để tránh vi phạm bản quyền. Nhưng điều đó là sai. Tất cả 6 tiếp cận được liệt kê ở đây, được triển khai đúng phù hợp, tránh được vi phạm bản quyền.
• Tương tự, vài cơ sở tin tưởng rằng sự chọn không tham gia đối với các tác giả, như trong cách #1, là y hệt như việc chọn không tham gia đối với các nhà xuất bản ở phương án #4. Nhưng điều đó cũng là sai. Các nhà xuất bản có các lý do và các động cơ khuyến khích để không tham gia thường là nhiều hơn nhiều so với các tác giả.

1. Chính sách này không yêu cầu OA theo bất kỳ ý nghĩa nào, mà chỉ là yêu cầu hoặc khuyến khích nó.

• Khi #1 và #3 về chính trị đều không thể có được trong một khu trường nhất định, thì chúng tôi khuyến cáo hoặc dạng chính sách #5 hoặc chờ cho tới khi cộng đồng sẵn sàng cho chính sách dạng #1 hoặc #3.

1. Chính sách này không yêu cầu theo bất kỳ ý nghĩa nào, mà yêu cầu các giáo viên “lựa chọn tham gia” với chính sách theo đó họ được kỳ vọng sẽ ký gửi tác phẩm của họ vào kho và ủy quyền nó để trở thành OA.

• Chúng tôi không khuyến cáo #6 vì nó tương đương với không có chính sách gì cả. Các giáo viên có thể lựa chọn tham gia rồi trong thực hành tự lưu trữ và OA. Dạng chính sách này hơi khác với #5 ngoại trừ bằng việc để lại cảm tưởng rằng việc yêu cầu các giáo viên lựa chọn tham gia với chính sách OA là hơi khác với việc yêu cầu hoặc khuyến khích bản thân OA.
• Đối với các phân tích độc lập kết luận rằng các chính sách dạng #1 là đúng luật, và cung cấp sự cho phép đủ về mặt pháp lý cho OA, ít nhất ở nước Mỹ, xem:
  • Simon Frankel và Shannon Nestor, Mở Cửa: Các tác giả là giáo viên làm thế nào có thể triển khai chính sách truy cập mở ở các cơ sở của họ (Opening the Door: How Faculty Authors Can Implement an Open Access Policy at Their Institutions), sách trắng từ SPARC và Science Commons, tháng 8/2010. Sách chỉ ra cách các chính sách OA có thể tránh được các cạm bẫy pháp lý, và sử dụng các chính sách của Harvard và MIT như là một mô hình.
  • Eric Priest, Bản quyền và Chỉ thị Truy cập Mở của Harvard (Copyright and the Harvard Open Access Mandate), Northwestern Journal of Technology and Intellectual Property, bản thảo trước khi in ngày 01/08/2012, phiên bản được xuất bản trước. Xem thêm bài viết trên blog của Stuart Shieber về bài báo của Priest, Liệu chính sách truy cập mở của Harvard có hợp pháp? (Is the Harvard open-access policy legally sound?) The Occasional Pamphlet, 17/09/2012.
• Về ưu tiên của chúng tôi cho các chính sách dạng #1 và #3 hơn là 4 dạng còn lại, xem Khuyến cáo 1.1 từ tuyên bố BOAI-10 (tháng 9/2012): “Khi các nhà xuất bản sẽ không cho phép OA trong các điều khoản được ưa thích của đại học, chúng tôi khuyến cáo hoặc 2 cách thức. Chính sách có thể yêu cầu ký gửi tối hoặc không OA vào kho của cơ sở cho tới khi sự cho phép OA có thể giành được. Hoặc chính sách có thể trao cho cơ sở quyền không độc quyền để làm cho các bài báo nghiên cứu của giáo viên trong tương lai thành OA qua kho của cơ sở (với hoặc không với lựa chọn đối với các giáo viên khước từ sự trao các quyền này cho bất kỳ sự xuất bản nào được đưa ra”.

2.4 Trao các quyền cho cơ sở

• Chính sách nên có các câu chữ sao cho hành động áp dụng chính sách đó là y hệt như hành động trao cho đại học các quyền không độc quyền nhất định. Chính sách nên không chỉ yêu cầu, khuyến khích, hoặc đòi hỏi các giáo viên giữ lại các quyền nhất định trong tương lai, khi họ ký các hợp đồng xuất bản. Nó nên nói, “Từng thành viên giáo viên trao...”, hoặc “bằng cách này trao...”, không nói “sẽ trao...” hoặc “phải trao...”
• Bằng việc trao các quyền vào thời điểm biểu quyết chính sách, trước khi có các xuất bản phẩm trong tương lai, chính sách này giải phóng các giáo viên khỏi nhu cầu thương lượng với các nhà xuất bản. Nó đảm bảo các quyền thậm chí khi các giáo viên không yêu cầu chúng. Nó đảm bảo các quyền y hệt cho từng thành viên giáo viên, không chỉ các quyền mà một thành viên giáo viên nào đó có thể thành công trong việc giành được từ thương thảo nào đó với nhà xuất bản nào đó.
• Đối với các tác phẩm có các đồng tác giả, dạng chính sách này trao cho cơ sở các quyền không độc quyền được chỉ định khi bất kỳ đồng tác giả nào được chính sách đó điều chỉnh.
  • Chúng tôi khuyến cáo rằng đồng tác giả được dạng chính sách này điều chỉnh thông báo cho các đồng tác giả khác rằng điều này là đúng, và rằng sau khi ký gửi tác phẩm sẽ trở thành OA qua kho của cơ sở của anh/chị ta.
• Vài chính sách bắt đầu bằng cách trao các quyền được khuyến cáo ở đây, nhưng sau đó làm đục nước bằng các ngôn từ gây bối rối hoặc thậm chí thêm thắt không nhất quán.
  • Một sai lầm là gắn kèm sự trao các quyền với điều khoản khuyến khích giáo viên thương thảo với các nhà xuất bản để giữ lại một số hoặc tất cả các quyền y hệt được trao rồi cho cơ sở. Điều này gây bối rối vì sự trao các quyền qua chính sách làm cho dạng thương lượng này là không cần thiết. Trong thực tế, mục đích chính của chính sách giữ lại các quyền là để làm cho dạng thương thảo đó là không cần thiết. “Mệnh đề trao các quyền” và “mệnh đề thương thảo” thậm chí có lẽ là không nhất quán, một mệnh đề làm cho thương thảo là không cần thiết cho OA, còn mệnh đề kia ngụ ý rằng điều đó là cần thiết. (Mệnh đề thương thảo có lẽ được chứng minh là đúng hơn nếu nó nhằm đảm bảo rằng các tác giả chỉ ký các hợp đồng nhất quán với chính sách; để có thêm thông tin về điều này, xin xem phụ lục cho tác giả).
  • Một sai lầm khác là đi theo sự trao các quyền với điều khoản tạo lỗ hổng cho các nhà xuất bản mà các hợp đồng thỏa thuận xuất bản của họ, hoặc các chính sách bản quyền trong nội bộ , không cho phép OA dựa vào các điều khoản của đại học. Điều này gây bối rối vì sự trao các quyền qua chính sách đóng lại rồi lỗ hổng đó, và một mục đích chính từng là để đóng lại lỗ hổng đó. 2 mệnh đề có thể thậm chí là không nhất quán, một mệnh đề ngụ ý rằng các nhà xuất bản không lựa chọn không tham gia (ngoại trừ bằng việc yêu cầu các tác giả giành lấy những khước từ), và mệnh đề kia ngụ ý rằng các nhà xuất bản có thể lựa chọn tham gia khi có thiện chí.
  • Một sai lầm khác là trao các quyền cho “các bài báo hàn lâm được xuất bản” thay vì cho “các bài báo hàn lâm” một cách rộng rãi hơn. Câu chữ này có thể dễ dàng được giải nghĩa để ngụ ý rằng tác giả không trao các quyền cho cơ sở cho tới khi bài báo được xuất bản. Tất nhiên, sau đó, nhiều tác giả sẽ có các hợp đồng xuất bản ký rồi, và sẽ có các quyền ít hơn nhiều để trao cho cơ sở. Thường thì họ sẽ không có đủ các quyền để ủy quyền cho OA thông qua kho của cơ sở. Vấn đề y hệt có thể nảy sinh nếu sự trao các quyền bị hạn chế đối với “các bài báo hàn lâm được rà soát lại ngang hàng”, vì vào thời điểm bài báo được rà soát lại ngang hàng, nhiều tác giả sẽ có rồi các hợp đồng thỏa thuận chuyển giao bản quyền với các nhà xuất bản. Một mục đích của điều khoản “trao các quyền” của chính sách là để trao một tập hợp rộng lớn hơn chứ không phải nhỏ hẹp hơn các quyền không độc quyền cho cơ sở, và làm như vậy trước khi tác giả ký hợp đồng xuất bản và đánh mất sức mạnh của sự trao một dải các quyền rộng lớn như vậy. Nếu cơ sở muốn hạn chế ký gửi vào kho đối với một tập hợp con nhất định nào đó các bài báo hàn lâm, như các bài báo được rà soát lại ngang hàng và/hoặc được xuất bản, thì cơ sở có thể nói thế ở đâu đó khác trong chính sách hoặc trong kế hoạch triển khai của nó.
• Vì các lý do để trao dải rộng lớn hơn thay vì nhỏ hẹp hơn các quyền không độc quyền cho cơ sở, xem mục ở trên về tuyên bố các mục tiêu của chính sách.
• Lưu ý rằng trong những gì tiếp theo chúng tôi thường sẽ tham chiếu tới việc trao các quyền như là “giấy phép” hoặc “sự cho phép” cho OA.
• Vì mối quan hệ giữa sự trao các quyền này và học thuyết làm việc để thuê, hãy xem mục về sự tự do hàn lâm.

2.5 Trao các quyền cho cơ sở

• Chính sách nên hoặc yêu cầu ký gửi tác phẩm thích hợp trong kho của cơ sở, hoặc yêu cầu làm cho tác phẩm thích hợp có sẵn cho cơ sở để ký gửi.
• Nếu được viết tốt, lựa chọn khước từ sẽ chỉ áp dụng để trao các quyền, không để ký gửi vào kho. Đó là, các tác giả nên ký gửi các bài báo mới của họ trong kho thậm chí khi họ giành được sự khước từ. (Nhiều thông tin hơn về sự khước từ ở bên dưới).
• Các tác phẩm của tác giả được điều chỉnh nên được ký gửi trong kho của cơ sở của tác giả đó thậm chí nếu các đồng tác giả cũng chọn ký gửi vào các kho cơ sở của riêng họ, và thậm chí nếu một hoặc nhiều hơn trong số họ chọn ký gửi vào kho chuyên ngành.
• Chính sách này không cần yêu cầu các giáo viên tự họ thực hiện ký gửi. Các ký gửi có thể được những người khác thực hiện (các thủ thư, các trợ lý giáo viên, các công nhân sinh viên, …) nhân danh các giáo viên, miễn là các giáo viên làm cho các phiên bản thích hợp các bài báo của họ sẵn sàng để ký gửi. Vì sự đơn giản trong những gì tiếp theo, chúng tôi sẽ tham chiếu tới những người ký gửi như là các giáo viên, nhưng sẽ ngụ ý bao gồm cả những người khác hành động nhân danh các giáo viên.

2.6 Phiên bản được ký gửi

• Chính sách nên chỉ định rằng phiên bản được ký gửi nên là phiên bản cuối cùng của bản thảo được rà soát lại ngang hàng của tác giả, đôi khi được gọi là bản thảo tác giả chấp nhận - AAM (Accepted Author Manuscript). Phiên bản này gồm văn bản được rà soát lại ngang hàng phê chuẩn. Nó cũng nên gồm tất cả các biểu đồ, đồ thị, và các hình minh họa mà tác giả có sự cho phép để ký gửi. Nó nên gồm bản sao chỉnh sửa rà soát lại sau được thực hiện chung giữa tác giả và tạp chí. Nó cần không bao gồm bất kỳ sửa đổi bản sao rà soát lại sau nào được tạp chí làm một mình. Nó không cần gồm sự phân trang, định dạng tệp, hoặc nhìn và cảm nhận của tạp chí.
  • Khi giao tiếp với giáo viên, điều tư vấn hữu ích là hãy giữ bản thảo tác giả chấp nhận, và ký gửi nó vào kho, trước khi chuyển sang dự án tiếp theo.
• Nếu nhà xuất bản tán thành, thì cơ sở nên ký gửi phiên bản được xuất bản của bài báo (phiên bản hồ sơ - VOR (Version Of Record)) để bổ sung AAM khi ký gửi.
• Điều này có thể được nhắc trong bản thân chính sách hoặc đơn giản được làm thành thực hành triển khai.
• VOR chỉ nên thay thế AAM khi VOR cho phép ít nhất nhiều quyền sử dụng lại như là AAM. Vài nhà xuất bản sẽ hạnh phúc để thực hiện sự thay thế này để ngăn chặn lưu thông nhiều phiên bản. Tuy nhiên, khi VOR mang giấy phép có hạn chế hơn so với AAM, thì VOR nên được ký gửi cùng với AAM, và cái sau nên giữ trong kho.
• SHERPA RoMEO có danh sách các nhà xuất bản có thiện chí cho phép ký gửi VOR.

2.7 Ký gửi đúng lúc

• Chính sách nên yêu cầu các giáo viên ký gửi vào thời điểm bài báo mới được chấp nhận để xuất bản, hoặc không muộn hơn ngày xuất bản.
  • Dạng ký gửi sớm hoặc tức thì này làm cho tác giả tuân thủ dễ dàng hơn vì không phải đào bới các bản thảo cũ sau khi chuyển sang các dự án khác. Vì lý do y hệt, nó nuôi dưỡng thói quen có ích của việc ký gửi trước khi quên ký gửi, hoặc trước khi bận rộn với công việc mới thú vị trở thành một rào cản truy cập tới tác phẩm có giá trị trong quá khứ.
  • Ký gửi sớm cũng làm nảy sinh những so le khi tác giả có thể định vị bản thảo được tác giả chấp nhận, và phân biệt nó với các phiên bản khác.
  • Đại học Oxford tóm lược tư vấn này trong một cụm từ ngắn và dễ nhớ, Hành động khi Chấp nhận (Act on Acceptance).
• Khi bài báo được ký gửi với sự cấm vận (embargo), thì ký gửi sớm hoặc tức thì cho phép phát hành sớm hoặc tức thì siêu dữ liệu. Điều này cải thiện khả năng phát hiện của bài báo đó, điều làm giảm nhẹ thiệt hại do sự cấm vận đó gây ra.
• Thậm chí khi các tác giả muốn sự cấm vận (embargo), họ vẫn nên ký gửi giữa khoảng thời gian chấp nhận và thời gian xuất bản, thay vì chờ sự cấm vận hoạt động. Trong các trường hợp đó, văn bản của bài báo sẽ là tối – dark (không phải là OA) trong giai đoạn cấm vận và chỉ siêu dữ liệu là OA. Hầu hết các kho đương thời cho phép các ký gửi tối trở thành OA theo một lịch trình định sẵn.

2.8 Lựa chọn khước từ

• Chính sách nên làm rõ rằng cơ sở sẽ luôn trao sự khước từ (hoặc chọn không tham gia), không câu hỏi nào được nêu ra. Các giáo viên không cần đưa ra sự chứng minh hoặc đáp ứng gánh nặng chứng minh nào. Để ngăn chặn nỗi sợ hãi hoặc sự lúng túng về điểm này, chính sách nên tham chiếu tới “việc giành được” sự khước từ, hoặc “hướng dẫn” rằng sự khước từ sẽ được trao, thay vì “yêu cầu” sự khước từ.
• Để giảm bớt các lo ngại tiềm tàng của giáo viên rằng cơ sở có lẽ ghi đè khoản khước từ trong tương lai, khước từ đó nên gồm câu chữ sao cho cơ sở không rút lại được.
• Các giáo viên mà muốn khước từ đối với các xuất bản phẩm riêng rẽ nên giành được những khước từ riêng rẽ. Các cơ sở không nên chào “các khước từ đứng yên” (standing waivers) cho tất cả các xuất bản phẩm trong tương lai từ một thành viên giáo viên nào đó. Các khước từ đứng yên có thể làm hại cho mục đích dịch chuyển mặc định sang cho phép OA.
• Sự khước từ đối với một bài báo nhất định ngụ ý rằng cơ sở sẽ không thực thi bất kỳ các quyền không độc quyền nào của chính sách đối với bài báo đó.
  • Vì thế, đối với bài báo đó đại học không có sự cho phép từ chính sách để cung cấp OA. Tuy nhiên, đại học có thể có sự cho phép từ nguồn khác, như tác giả (người có thể đã giữ lại các quyền từ nhà xuất bản) hoặc nhà xuất bản (nhà xuất bản có thể trao sự cho phép rõ ràng cho OA dựa vào kho sau một giai đoạn cấm vận nhất định).
  • Ví dụ, nếu nhà xuất bản cho phép OA dựa vào kho 6 tháng sau xuất bản, thì đại học rốt cuộc sẽ có sự cho phép từ nhà xuất bản thậm chí nếu nó không có sự cho phép từ chính sách. Nếu đại học có bản sao của bài báo khi ký gửi đen (dark deposit) trong kho đó, thì nó có thể tạo bản sao OA của kho ngay khi sự cấm vận đó hoạt động hoặc sự cho phép mới có hiệu lực.
  • Điều khoản khước từ của chính sách cần không hứa hẹn rằng đại học sẽ không bao giờ tạo một bản sao tác phẩm OA. Ngược lại, chính sách (hoặc các tài liệu triển khai) có lẽ tốt để nói rằng đại học sẽ làm cho tác phẩm của giáo viên thành OA bất cứ khi nào nó có sự cho phép để làm thế.
• Các khước từ (hoặc chọn không tham gia) nên chỉ áp dụng cho giấy phép hoặc sự trao các quyền cho cơ sở đó, không cho sự ký gửi vào trong kho. Các giáo viên nên ký gửi các bài báo của họ vào kho thậm chí khi họ giành được các khước từ. Ít nhất ban đầu, chúng có thể là các ký gửi tối hoặc không phải OA (dark or non-OA deposits).
  • Trong trường hợp này chính sách có 2 điều khoản lớn, một điều khoản trao giấy phép nhất định cho cơ sở và điều khoản kia kêu gọi các ký gửi nhất định vào kho. Điều khoản khước từ hạn chế bản thân nó đối với điều khoản đầu. Điều đó giải thích vì sao là tốt hơn để nói về việc khước từ giấy phép hơn là việc khước từ chính sách.
• Một cách để hoàn thành các khuyến cáo trước đó, xem câu chữ được sử dụng trong việc trao sự khước từ trong thư của Harvard:
  • “Tuân theo Chính sách Truy cập Mở được áp dụng bởi [trường học bên trong Harvard] vào [ngày tháng năm], sự truyền đạt này phục vụ để thông báo cho bạn rằng yêu cầu của bạn về sự khước từ giấy phép Truy cập Mở cho [tiêu đề bài báo] trong [tên tạp chí] đã được trao … Khước từ này có thể Harvard không rút lại được, và Harvard sẽ không có giấy phép theo chính sách đó trừ phi bạn chọn từ bỏ sự khước từ đó… Độc lập với sự khước từ đó, chúng tôi khuyến cáo rằng bạn ký gửi bài báo của bạn vào kho DASH như được chỉ định trong Chính sách Truy cập Mở của [trường học bên trong Harvard]. Bạn có thể làm thế bất kể tình trạng khước từ của bài báo hoặc bất kỳ thỏa thuận nào bạn đã ký với nhà xuất bản...”.
• Vài người ủng hộ OA lo ngại rằng lựa chọn khước từ sẽ làm cho chính sách không hiệu lực. Họ lo ngại rằng tỷ lệ khước từ sẽ là cao, ví dụ, hơn 50%. Tuy nhiên, kinh nghiệm ở từng trường với lựa chọn khước từ là tỷ lệ khước từ là thấp. Ở cả Harvard và MIT tỷ lệ đó là thấp hơn 5%.
  • Việc làm mờ đi lựa chọn khước từ có thể hạn chế sự tự do của giáo viên để đệ trình tác phẩm mới cho các tạp chí hoặc các nhà xuất bản họ lựa chọn. Việc đưa vào lựa chọn khước từ phục hồi sự tự do đó nhưng không gây trở ngại cho OA. Dạng chính sách chúng tôi khuyến cáo dịch chuyển mặc định sang OA. Nó sử dụng sức ỳ của giáo viên để hỗ trợ cho OA hơn là hỗ trợ co sự truyền bản quyền tiêu chuẩn, điều trao quyết định OA cho các nhà xuất bản. Các giáo viên mà lo ngại rằng lựa chọn khước từ kéo theo tỷ lệ khước từ cao không nên đánh giá thấp sức mạnh của việc dịch chuyển sự mặc định. Nó có thể và thực sự làm thay đổi hành vi ở phạm vi rộng.
• Trong chỉ dẫn này chúng tôi sử dụng các khái niệm “khước từ” (waiver) và “chọn không tham gia” (opt-out) một cách thay đổi được cho nhau.
• Hãy xem thêm bài về những khước từ trong phần Nói về chính sách. Hãy xem trước (như được nêu ở trên): Là tốt hơn nhiều để nói về việc khước từ giấy phép hơn là việc khước từ chính sách.

2.9 Lựa chọn cấm vận

• Chính sách có thể cũng trao cho các tác giả quyền để chỉ định giai đoạn cấm vận (sự trễ trong phân phối mở một bài báo).
• Chính sách của Duke là mô hình ở đây: “Provost hoặc chỉ định của Provost sẽ khước từ đơn xin cấp giấy phép cho bài báo nhất định hoặc sự truy cập trễ đối với giai đoạn thời gian nhất định theo yêu cầu bằng văn bản của một thành viên giáo viên”.
  • Chính sách Truy cập Mở Mẫu (Model Open Access Policy) của Harvard kết hợp câu chữ của Duke với chú giải này: “Đại học Duke đã tiên phong trong kết hợp giai đoạn cấm vận được tác giả chỉ định cho các bài báo đặc thù như một cách thức gắn với các mong muốn của nhà xuất bản mà không yêu cầu sự khước từ đầy đủ. Điều này cho phép dải đầy đủ các quyền được tận dụng sau khi giai đoạn cấm vận kết thúc, thay vì phải rơi ngược vào những gì nhà xuất bản đó có thể ngẫu nhiên cho phép. Vì điều này vẫn còn là sự lựa chọn không tham gia, nó không làm suy yếu một cách hữu hình chính sách đó. Sự nhắc nhở rõ ràng về các cấm vận theo cách này có thể hấp dẫn các thành viên giáo viên như là sự thừa nhận sự lưu hành tràn lan các cấm vận trong các tạp chí họ quen với”.
• Khi các giáo viên chỉ định giai đoạn cấm vận, họ vẫn nên ký gửi các bài báo của họ vào trong kho theo lịch trình thông thường. Lựa chọn cấm vận cho phép sự trễ trong việc làm cho bài báo được ký gửi thành OA, chứ không phải sự trễ trong ký gửi ban đầu.
• Đối với các trường và tác giả, các cấm vận là tốt hơn nhiều so với các khước từ.
  • Khi tác giả giành được sự khước từ, nhà trường hoặc tác giả có lẽ không thực thi một đống lớn các quyền không độc quyền được chính sách trao cho. Khi tác giả giành được sự cấm vận và không giành được sự khước từ, thì cả nhà trường và tác giả có lẽ không cung cấp OA cho khoảng thời gian dài cấm vận đó. Không cần thiết phải nói, tình huống tốt nhất là khi các tác giả hoặc không giành được sự khước từ hoặc không giành được sự cấm vận.
  • Khi nhà xuất bản đòi hỏi sự khước từ từ tác giả như là điều kiện xuất bản, hãy kiểm tra liệu nó có được sự cấm vận làm thỏa mãn thay vào đó hay không. Nhiều cấm vận sẽ.
  • Hãy xem thêm bài về việc chuyển giao các quyền ngược về tác giả. Theo dạng chính sách chúng tôi khuyến cáo, các cơ sở với các quyền không độc quyền được chính sách trao có thể trao chúng ngược về cho các tác giả, trao cho các tác giả nhiều quyền hơn nhiều để sử dụng lại tác phẩm của riêng họ hơn so với họ có lẽ có được mà không có dạng chính sách này. Các tác giả mà muốn tối đa hóa các quyền của họ để sử dụng lại tác phẩm của riêng họ nên trước hết tránh việc giành lấy các khước từ.
  • Theo kinh nghiệm của chúng tôi, nhiều tác giả và nhà xuất bản muốn các khước từ thực sự muốn các cấm vận, hoặc có thể được làm thỏa mãn với các cấm vận. Vì thế, khi có thể, hãy xem liệu những ai đang tìm kiếm các khước từ có muốn chấp nhận các cấm vận thay vào đó hay không.
• Chúng tôi khuyến cáo chống lại bất kỳ câu chữ nào hoặc thực hành triển khai chính sách nào yêu cầu trường đại học tôn trọng giai đoạn cấm vận nào đó cho tất cả các bài báo từ một tạp chí hoặc nhà xuất bản nào đó, ít nhất không có sự nhượng bộ đáng kể nào từ tạp chí hoặc nhà xuất bản để đổi lại. Để có thêm chi tiết, hãy xem bài về các thỏa thuận với các nhà xuất bản.

2.10 Phạm vi bao trùm, theo chủng loại nội dung

• Chính sách nên chỉ định các chủng loại nội dung nào được bao trùm bằng giấy phép và kỳ vọng ký gửi. Đặc biệt, chính sách nên bao trùm các bài báo hàn lâm, hoặc các dạng bài viết thường được xuất bản trên các tạp chí hàn lâm và các kỷ yếu hội nghị được rà soát lại ngang hàng.
• Chính sách nên không bao trùm các bài viết hàn lâm mà sinh ra các chi phí bản quyền (các sách giáo khoa, các chuyên khảo) hoặc các bài viết không được xem là hàn lâm theo lĩnh vực (các mẩu bình luận, các bài báo phổ biến). Theo kinh nghiệm của chúng tôi, việc mở rộng chính sách để yêu cầu ký gửi tác phẩm sản xuất có phí bản quyền hoặc tác phẩm phi hàn lâm sẽ làm gia tăng sự phản kháng của các giáo viên và làm giảm tỷ lệ các giáo viên sẽ áp dụng nó.
• Chính sách mẫu của Harvard chỉ bao trùm “các bài báo hàn lâm”, và giải thích trong chú giải này:
  • Những gì tạo thành một bài báo hàn lâm có chủ ý để lại sự mập mờ. Việc nằm rõ ràng trong phạm vi khái niệm là (sử dụng các khái niệm từ Sáng kiến Truy cập Mở Budapest) các bài báo mô tả thành quả của nghiên cứu hàn lâm và rằng học trao cho thế giới vì lợi ích của điều tra và tri thức không có kỳ vọng thanh toán tiền. Những bài báo như vậy thường được trình bày trên các tạp chí hàn lâm và các kỷ yếu hội nghị được rà soát lại ngang hàng. Việc nằm rõ ràng bên ngoài phạm vi đó là sự đa dạng rộng rãi của các bài viết hàn lâm khác như các cuốn sách và các bài báo được ủy thác, cũng như các bài viết phổ biến, viễn tưởng và thơ ca, và các tư liệu sư phạm (các ghi chép bài giảng, các video bài giảng, các trường hợp điển hình).
  • Thường thì, các giáo viên nêu lo ngại rằng khái niệm không được xác định chính xác (và không thể được). Lo ngại thường là về việc liệu trường hợp đặc biệt này hoặc khác nằm trong phạm vi của khái niệm đó hay không. Tuy nhiên, sự mô tả chính xác từng trường hợp hoặc không thể hoặc không cần thiết. Đặc biệt, nếu lo ngại một bài báo nhất định nào đó không thích hợp nằm trong phạm vi có hiệu lực của chính sách đó, thì sự khước từ có thể luôn giành được.
  • Một ý định làm rõ là để tham chiếu tới các bài báo hàn lâm đặc thù hơn như “các bài báo được xuất bản trong các tạp chí hoặc các kỷ yếu hội nghị được rà soát lại ngang hàng” hoặc vài đặc tả như vậy. Làm như vậy có thể có hệ quả không mong đợi đặc biệt nguy hiểm: Với định nghĩa như vậy, “bài báo hàn lâm” trở nên không được chính sách điều chỉnh cho tới khi nó được xuất bản, trong thời gian đó thỏa thuận xuất bản bao trùm sự sắp đặt của nó có khả năng đã được ký kết rồi. Vì thế toàn bộ lợi ích của giấy phép không độc quyền của chính sách đó trước sự chuyển giao các quyền sau này có thể bị hỏng. Nếu việc làm rõ câu chữ đi với các dòng đó được yêu cầu, cùng lúc ngôn từ yếu hơn và chính xác hơn có thể được sử dụng, ví dụ, ngôn từ này từ tư liệu giải thích của Harvard (cũng được sử dụng ở trên): “Sử dụng các khái niệm từ Sáng kiến Truy cập Mở Budapest, các bài báo hàn lâm của giáo viên là các bài báo mô tả các thành quả nghiên cứu của họ và chúng trao cho thế giới vì lợi ích của điều tra và tri thức mà không kỳ vọng thanh toán tiền. Các bài báo như vậy thường được trình bày trên các tạp chí hàn lâm và các kỷ yếu hội nghị được rà soát lại ngang hàng”.
• Các tác phẩm không được chính sách điều chỉnh có thể vẫn được đặt vào kho, và với sự cho phép có thể vẫn được làm thành OA. Trong thực tế chúng tôi khuyến cáo rằng kho chấp nhận, chào đón, và khuyến khích ký gửi những gì không được chính sách đó yêu cầu hoặc được giấy phép của chính sách đó điều chỉnh.

2.11 Phạm vi bao trùm, theo thời gian

• Sự trao các quyền hoặc yêu cầu ký gửi không nên là có hiệu lực trở về trước. Theo dạng chính sách chúng tôi khuyến cáo ở đây, các giáo viên chỉ có thể tiến hành trao quyền mong muốn cho các tác phẩm còn chưa được xuất bản, trong tương lai, không cho các tác phẩm được xuất bản trước đó rồi.
• Tuy nhiên, chính sách hoặc các tài liệu triển khai có thể khuyến khích ký gửi các tác phẩm được hoàn thành trước khi áp dụng chính sách đó.

2.12 Chuyển giao các quyền ngược về cho tác giả

• Dạng chính sách chúng tôi khuyến cáo ở đây không chỉ trao các quyền cho cơ sở, mà còn cho phép cơ sở trao các quyền đó cho những người khác. Đây là câu chữ chính (từ chính sách mẫu của Harvard): “Đặc biệt hơn, từng thành viên giáo viên trao cho [tên đại học] một giấy phép không độc quyền, không thể rút lại được, toàn cầu để thực thi bất kỳ và tất cả các quyền theo bản quyền có liên quan tới từng trong số các bài báo hàn lâm của anh/chị ta … và để ủy quyền cho những người khác làm điều y như vậy” (sự nhấn mạnh được thêm vào).
• Mục đích ban đầu của câu chữ này là để cho phép cơ sở trao các quyền ngược về cho tác giả. Hiệu quả là các tác giả giữ lại được hoặc giành lại được các quyền nhất định cho tác phẩm của họ, gồm cả các quyền họ có lẽ đã chuyển giao đi rồi trong các hợp đồng xuất bản của họ.
  • Điều này trao cho các tác giả nhiều quyền hơn nhiều để sử dụng lại tác phẩm của riêng họ so với họ có được theo các hợp đồng xuất bản tiêu chuẩn hoặc thậm chí theo các hợp đồng xuất bản tiến bộ. Nó cũng trao cho các tác giả nhiều quyền hơn họ có theo các dạng chính sách OA khác của trường đại học.
  • Điều này không chỉ giúp cho truy cập, sử dụng, và sử dụng lại. Nó cải thiện quyền tự do của tác giả. Vì thế, khi được giải thích tốt, nó cũng giúp tập trung sự hỗ trợ của các giáo viên cho chính sách trước tiên. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chúng tôi, đặc tính này của chính sách thường bị bỏ qua hoặc được giải thích không tốt.
• Để có lợi cho các tác giả nhiều nhất có thể, tập hợp các quyền không độc quyền được trao cho cơ sở nên càng rộng có thể càng tốt.
• Dù dạng chính sách chúng tôi khuyến cáo ở đây có thể được gọi đúng là chính sách giữ lại các quyền, thì nó không cung cấp sự giữ lại các quyền trực tiếp và đơn giản bởi các tác giả. Thay vào đó nó cung cấp trực tiếp sự giữ lại các quyền bởi các cơ sở, và sự giữ lại các quyền gián tiếp bởi các tác giả.

2.13 Chuyển giao các quyền cho những người khác

• Các tác giả tuân thủ dạng chính sách này có thể vẫn ký các hợp đồng xuất bản với các nhà xuất bản. Chính sách trao các quyền không độc quyền nhất định cho cơ sở, và các tác giả nên không ký các hợp đồng trao các quyền y hệt cho các nhà xuất bản (hoặc các bên khác). Tuy nhiên, họ sẽ không bao giờ cần phải làm thế. Đa số lớn các nhà xuất bản đồng ý rằng họ có thể có được các quyền họ cần để xuất bản mà không yêu cầu các tác giả phải có các khước từ. Nhưng khi các tác giả muốn xuất bản với một nhà xuất bản nghĩ khác, thì học có thể có sự khước từ, không câu hỏi nào được yêu cầu.
• Để có chi tiết về việc cảnh báo các nhà xuất bản về các quyền được trao rồi cho cơ sở, hãy xem bài trong các phụ lục về tác giả. Để có chi tiết về việc khước từ trao các quyền cho cơ sở đối với một tác phẩm nào đó, xem bài viết về các khước từ.

2.14 Cải thiện các quyền của người sử dụng

• Các tác giả tuân theo dạng chính sách này có thể sử dụng các giấy phép mở, như các giấy phép Creative Commons, để cải thiện các quyền của người sử dụng. Dạng chính sách chúng tôi khuyến cáo ở đây là tương thích với sử dụng các giấy phép mở nhưng không đòi hỏi chúng. Các cơ sở có thể áp dụng dạng chính sách này và quyết định trước khi hoặc liệu có sử dụng các giấy phép mở hay không. Tương tự, nó có thể áp dụng dạng chính sách này và để lại cho các tác giả tự do ra các quyết định của riêng họ cho từng trường hợp một.
• Harvard không thường đặt các giấy phép mở trong các ký gửi riêng. Thay vào đó, các điều khoản sử dụng (terms of use) để vận hành kho của nó như một giấy phép mở cho tất cả các ký gửi.

2.15 Quy trình triển khai

• Chính sách nên gồm điều khoản tạo ra một phòng hoặc ban có trách nhiệm về triển khai chính sách.
• Chính sách có khả năng nhiều hơn để thông qua nếu nó chỉ nói những gì nó phải nói. Các chi tiết khác có thể được để lại cho phòng có trách nhiệm về triển khai chính sách đó.

• Một khi chính sách được các giáo viên biểu quyết áp dụng, là rất khó khăn để thay đổi bằng biểu quyết của giáo viên. Vì các chi tiết triển khai nên là dễ thay đổi, chúng nên được để ra ngoài chính sách. Khi có mong muốn chia sẻ cả câu chữ của chính sách phác thảo và kế hoạch triển khai, hãy chỉ chắc chắn giữ cho 2 thứ đó phân biệt được. Bằng cách đó bản thân chính sách không được mở rộng để gồm cả kế hoạch triển khai, và có thể giữ được ngắn gọn súc tích và tối thiểu, gtrong khi nhóm triển khai giữ được sự mềm dẻo để tinh chỉnh kế hoạch của nó, bên trong các chỉ dẫn chính sách, để phù hợp với các hoàn cảnh điều kiện đang thay đổi.

2.16 Tách bạch các vấn đề

• Trường đại học yêu cầu OA “xanh” (ký gửi trong các kho OA) có thể cũng khuyến khích OA “vàng” (xuất bản trên các tạp chí OA). Nhưng nó nên cẩn trọng về tiến hành cả 2 điều trên trong cùng một tài liệu. Ở những nơi nó từng được thử, các giáo viên có xu hướng giả thiết rằng chính sách yêu cầu OA vàng, hoặc xuất bản trên các tạp chí OA, và vì thế hạn chế quyền tự do của họ để đệ trình tác phẩm mới cho các tạp chí họ lựa chọn.
  • Một phần của cơ sở nền tảng ở đây là nhiều người vẫn còn tin tưởng sai lầm rằng tất cả các OA là OA vàng, và vì thế bất kỳ chính sách nào đang cố gắng thử đảm bảo cho OA đều phải cố gắng đảm bảo cho OA vàng.
  • Đây là vấn đề nghiêm trọng mà nếu tài liệu chính sách nhắc tới OA vàng hoàn toàn (sử dụng bất kỳ thuật ngữ nào, như “các tạp chí OA”, “các nhà xuất bản OA”, hoặc “xuất bản OA”), rồi sau đó nó chỉ nên làm rõ rằng đại học đang không đề xuất chính sách vàng, và rằng chính sách sẽ giữ lại quyền tự do hàn lâm để đệ trình tác phẩm mới cho các tạp chí họ lựa chọn.
• Đại học với chính sách OA xanh (và chúng tôi nghĩ, nên) cũng khởi xướng một nguồn vốn để giúp các giáo viên thanh toán các phí xuất bản trong các tạp chí OA có phí. Nhưng chính sách OA xanh nên làm rõ rằng nó là tách biệt với nguồn vốn cho tạp chí, và nguồn vốn đó nên được làm rõ rằng nó là tách biệt với chính sách OA xanh. Nếu không, các giáo viên có thể nghĩ rằng chính sách yêu cầu các giáo viên đệ trình tác phẩm mới cho các tạp chí OA, một sự hiểu lầm phổ biến và tai hại.
• Chúng tôi đưa ra vài khuyến cáo khác trong việc tách bạch các vấn đề ở phần Áp dụng chính sách.

What an OA policy can achieve

• In this guide, we present our understanding of good practices for university open-access policies. An effective OA policy can build support for OA, as an academic and social good, into standard university practice.

• As we discuss below, we recommend a policy that provides for automatic default rights retention in scholarly articles and a commitment to provide copies of articles for open distribution. Policies of this sort have many benefits: they allow authors to retain extremely broad use and reuse rights with a minimum of effort; they allow universities to help authors in openly distributing articles for maximum impact; they allow other researchers and the general public to obtain broader access to articles; and they support these benefits without the need to negotiate with publishers and while preserving academic freedom, author choice, and consistency with copyright law.

• Although we find this kind of policy preferable, alternative sorts of policies can also be effective, and we discuss them as well. Some kinds of policies we find counterproductive, and we recommend avoiding them.

Statement of goals of the policy

• Many policies start with some statement of the policy goals. There is no "best practice" statement of the benefits of OA or the goals of promoting OA. But there are some mistakes to avoid.
  • Don't say that the purpose of the policy is "only", "solely", or "exclusively" to achieve one benefit of OA, or some particular list of benefits. Leave the door open to achieve all the benefits of OA, even if you are not ready to enumerate them all.
  • If you want to permit all the benefits of OA, then a narrow statement of the policy's purpose could give unwanted support to a plaintiff, court, or future administrator at your own institution trying to force a narrow reading on the policy. Even an innocent-seeming phrase like "for the purpose of open dissemination" could be interpreted later to prevent text mining, or to prevent the institution from transferring rights back to the author. Finally, any clause limiting the range of non-exclusive rights that authors grant to the university will in turn limit the range of rights that the university could later transfer back to the author.

Types of policy

• There are at least six types of university OA policy. Here we organize them by their methods for avoiding copyright troubles.
  1. The policy grants the institution certain non-exclusive rights to future research articles published by faculty. This sort of policy typically offers a waiver option or opt-out for authors. It also requires deposit in the repository.
     • We recommend type #1 in this guide. Most of the good practices collected here are about that sort of policy.
  2. The policy requires faculty to retain certain non-exclusive rights when they publish future research articles. Whether or not it offers a waiver option for authors, it requires deposit in the repository.
     • We do not recommend #2 because it requires faculty to negotiate with publishers in order to retain the needed rights. That is difficult to do. Many faculty are intimidated by the prospect and will not to do it. Even if all tried it, some will succeed and some will fail. Some will get one set of rights and some will get another. That will make access uneven and multiply implementation headaches.
  3. The policy seeks no rights at all, and simply requires deposit in the repository. If the institution already has permission to make a work OA, then it makes it OA from the moment of deposit. Otherwise the deposit will be "dark" (non-OA) until the institution can obtain permission to make it OA. During the period of dark deposit, at least the metadata will be OA.
     • When type #1 policies are politically unattainable on a certain campus, then we recommend type #3. We prefer #1 to #3 because #1 provides permission to make articles OA and #3 does not.
  4. The policy seeks no rights at all and does not require dark deposits. It requires repository deposit and OA, but only when the author's publisher permits them.
     • We do not recommend #4 because it allows recalcitrant publishers to opt out at will. Some institutions believe that a loophole for recalcitrant publishers is the only way to avoid copyright infringement. But that is mistaken. All six approaches listed here, properly implemented, avoid copyright infringement.
     • Similarly, some institutions believe that an opt-out for authors, as in #1, is the same as an opt-out for publishers, as in #4. But that is also mistaken. Publishers have reasons or incentives to opt out far more often than authors.
  5. The policy does not require OA in any sense, but merely requests or encourages it.
     • When #1 and #3 are both politically unattainable on a certain campus, we recommend either a type #5 policy or waiting until the community is ready for a type #1 or #3 policy.
  6. The policy does not require OA in any sense, but asks faculty to "opt in" to a policy under which they are expected to deposit their work in the repository and authorize it to be OA.
     • We do not recommend #6 because it is equivalent to no policy at all. Faculty may already opt in to the practice of self-archiving and OA. This sort of policy differs little from #5 except by leaving the impression that asking faculty to opt in to an OA policy is somehow different from requesting or encouraging OA itself.

• For independent analyses concluding that type #1 policies are lawful, and provide legally sufficient permission for OA, at least in the United States, see:
  • Simon Frankel and Shannon Nestor, Opening the Door: How Faculty Authors Can Implement an Open Access Policy at Their Institutions, a white paper from SPARC and Science Commons, August 2010. The paper shows how OA policies can avoid legal pitfalls, and uses the Harvard and MIT policies as a model.
  • Eric Priest, Copyright and the Harvard Open Access Mandate, Northwestern Journal of Technology and Intellectual Property, preprint August 1, 2012, published version forthcoming. Also see Stuart Shieber's blog post on Priest's article, Is the Harvard open-access policy legally sound? The Occasional Pamphlet, September 17, 2012.

• On our preference for type #1 and type #3 policies over the other four types, see Recommendation 1.1 from the BOAI-10 statement (September 2012): "When publishers will not allow OA on the university’s preferred terms, we recommend either of two courses. The policy may require dark or non-OA deposit in the institutional repository until permission for OA can be obtained. Or the policy may grant the institution a nonexclusive right to make future faculty research articles OA through the institutional repository (with or without the option for faculty to waive this grant of rights for any given publication)."

Grant of rights to the institution

• The policy should be worded so that the act of adopting the policy is the same as the act of granting the university certain non-exclusive rights. The policy should not merely ask, encourage, or require faculty to retain certain rights in the future, when they sign publishing agreements. It should say, "Each faculty member grants...", or "hereby grants...", not "will grant..." or "must grant...."

• By granting the rights at the time of the vote for the policy, in advance of future publications, the policy frees faculty from the need to negotiate with publishers. It secures the rights even when faculty fail to request them. It secures the same rights for every faculty member, not just the rights that a given faculty member might succeed in obtaining from a given negotiation with a given publisher.

• For works with co-authors, this kind of policy grants the institution the specified non-exclusive rights when any co-author is covered by the policy.
  • We recommend that a co-author covered by this kind of policy inform the other co-authors that this is the case, and that after deposit the work will become OA through his/her institutional repository.

• Some policies start with the grant of rights recommended here, but then muddy the waters with confusing or even inconsistent additional language.
  • One mistake is to accompany the grant of rights with a provision encouraging faculty to negotiate with publishers to retain some or all of the same rights already granted to the institution. This is confusing because the grant of rights through the policy makes that kind of negotiation unnecessary. In fact, a key purpose of a rights-retention policy is to make that kind of negotiation unnecessary. The "grant of rights clause" and the "negotiation clause" might even be inconsistent, one making negotiation unnecessary for OA, and the other implying that it's necessary. (A negotiation clause would be more justified if it aimed to insure that authors only sign contracts consistent with the policy; for more on this, see our entry on author addenda.)
  • Another mistake is to accompany the grant of rights with a provision creating a loophole for publishers whose publication agreements, or in-house copyright policies, do not allow OA on the university's terms. This is confusing because the grant of rights through the policy already closes that loophole, and one key purpose was to close that loophole. The two clauses might even be inconsistent, one implying that publishers have no opt-out (except by requiring authors to obtain waivers), and other implying that publishers may opt out at will.
  • Another mistake is to grant rights to "published scholarly articles" rather than to "scholarly articles" more broadly. This language could easily be interpreted to mean that the author grants no rights to the institution until the article is published. By then, of course, many authors will have already signed publishing contracts, and will have far fewer rights to grant to the institution. Often they will not have enough rights to authorize OA through the institutional repository. The same problem could arise if the grant of rights is limited to "peer-reviewed scholarly articles", because by the time an article is peer-reviewed, many authors will already have signed copyright transfer agreements with publishers. One purpose of the "grant of rights" provision of the policy is to grant a wider rather than a narrower set of non-exclusive rights to the institution, and to do so before the author signs a publishing contract and loses the power to grant such a wide range of rights. If the institution wishes to limit repository deposits to a certain subset of scholarly articles, such as those that are peer-reviewed and/or published, it can say so elsewhere in the policy or in its implementation plan.

• For reasons to grant a wider rather than a narrower range of non-exclusive rights to the institution, see the entry above on stating the goals of the policy.

• Note that in what follows we'll often refer to the grant of rights as the "license" or "permission" for OA.

• For the relationship between this grant of rights and the work-for-hire doctrine, see our entry on academic freedom.

Deposit in the repository

• The policy should either require deposit of relevant work in the institutional repository, or require making relevant work available to the institution for deposit.

• If well-written, the waiver option will only apply to the grant of rights, not to deposit in the repository. That is, authors should deposit their new articles in the repository even when they obtain waivers. (More under waivers below.)

• Works by a covered author should be deposited in the author's institutional repository even if co-authors also choose to deposit in their own institutional repositories, and even if one or more of them choose to deposit in a disciplinary repository as well.

• The policy needn't require faculty to make deposits themselves. The deposits may be made by others (librarians, faculty assistants, student workers, etc.) on behalf of faculty, provided that faculty make the appropriate versions of their articles available for deposit. For simplicity in what follows, we will refer to depositors as faculty, but will mean to include others acting on behalf of faculty.

Deposited version

• The policy should specify that the deposited version should be the final version of the author's peer-reviewed manuscript, sometimes called the accepted author manuscript (AAM). This version contains the text approved by peer review. It should also include all the charts, graphics, and illustrations which the author has permission to deposit. It should include post-review copy-editing done collaboratively between author and journal. It need not include any post-review copy editing done unilaterally by the journal. Nor need it include the journal's pagination, file format, or look and feel.
  • In communicating with faculty, one useful piece of advice is to keep the accepted author manuscript, and deposit it in the repository, before moving on to the next project.

• If the publisher consents, then the institution should deposit the published version of the article (version of record or VOR) to complement the AAM already on deposit.
  • This could be mentioned in the policy itself or simply made an implementation practice.
  • The VOR should only replace the AAM when the VOR allows at least as many reuse rights as the AAM. Some publishers will be happy to make this substitution in order to prevent the circulation of multiple versions. However, when the VOR carries a more restrictive license than the AAM, then the VOR should be deposited alongside the AAM, and the latter should remain in the repository.
  • SHERPA RoMEO keeps a list of publishers willing to allow deposit of the VOR.

Deposit timing

• The policy should require faculty to deposit at the time a new article is accepted for publication, or no later than the date of publication.
  • This kind of early or immediate deposit makes compliance easier for authors, who don't have to dig up old manuscripts after moving on to other projects. For the same reason, it cultivates the useful habit of depositing before one forgets to deposit, or before preoccupation with exciting new work becomes an access barrier to valuable past work.
  • Early deposit also raises the odds that the author can locate the accepted author manuscript, and distinguish it from other versions.
  • Oxford University encapsulates this advice in its short and memorable phrase, Act on Acceptance.

• When an article is deposited with an embargo, then early or immediate deposit allows the early or immediate release of metadata. This improves the article's discoverability, which mitigates the damage caused by the embargo.

• Even when authors want an embargo, they should still deposit between the time of acceptance and the time of publication, rather than waiting for the embargo to run. In those cases, the text of the article will be a dark (non-OA) during the embargo period and only the metadata will be OA. Most contemporary repositories allow dark deposits to become OA on a given schedule.

Waiver option

• The policy should make clear that the institution will always grant waivers (or opt-outs), no questions asked. Faculty needn't offer a justification or meet a burden of proof. To prevent fear or confusion on this point, the policy should refer to "obtaining" a waiver, or "directing" that a waiver be granted, rather than "requesting" a waiver.

• To allay potential faculty concerns that an institution may override a waiver in the future, the waiver should contain language that it may not be revoked by the institution.

• Faculty who want waivers for separate publications should obtain separate waivers. Institutions should not offer "standing waivers" that apply to all future publications from a given faculty member. Standing waivers would defeat the purpose of shifting the default to permission for OA.

• A waiver for a particular article means that the institution will not exercise any the policy's non-exclusive rights over that article.
  • Hence, for that article the university has no permission from the policy to provide OA. However, the university may have permission from another source, such as the author (who may have retained rights from the publisher) or the publisher (who may give standing permission for repository-based OA after a certain embargo period).
  • For example, if the publisher allows repository-based OA six months after publication, then the university will eventually have permission from the publisher even if it doesn't have permission from the policy. If the university has a copy of the article on dark deposit in the repository, then it may make the repository copy OA as soon as the embargo runs or the new permission takes effect.
  • The waiver provision of the policy need not promise that the university will never make a copy of the work OA. On the contrary, the policy (or implementing documents) might well say that the university will make faculty work OA whenever it has permission to do so.

• Waivers (or opt-outs) should apply only to the license or grant of rights to the institution, not to the deposit in the repository. Faculty should deposit their articles in the repository even when they obtain waivers. At least initially, these would be dark or non-OA deposits.
  • In this sense the policy has two large provisions, one granting a certain license to the institution and the other calling for certain deposits in the repository. The waiver provision should limit itself to the first. That's why it's better to talk about waiving the license than waiving the policy.

• For one way to fulfill the previous recommendations, see the language used in the Harvard letter granting a waiver:
  • "Pursuant to the Open Access Policy adopted by [school within Harvard] on [date], this communication serves to notify you that your request for a waiver of the Open Access license for [article title] in [journal name] has been granted....This waiver may not be revoked by Harvard, and Harvard will have no license under the policy unless you choose to relinquish the waiver....Independent of the waiver, we recommend that you deposit your article in the DASH repository as specified in the [school within Harvard] Open Access Policy. You can do so regardless of the waiver status of the article or any agreement that you may have signed with a publisher...."

• Some OA supporters worry that a waiver option will make the policy ineffective. They worry that the waiver rate will be high, for example, above 50%. However, the experience at every school with a waiver option is that the waiver rate is low. At both Harvard and MIT it's below 5%.
  • Omitting a waiver option would limit faculty freedom to submit new work to the journals or publishers of their choice. Including a waiver option restores that freedom but without impeding OA. The kind of policy we recommend shifts the default to OA. It uses faculty inertia to support OA rather than to support standard copyright transfers which give the OA decision to publishers. Faculty who worry that a waiver option entails a high waiver rate should not underestimate the power of shifting the default. It can and does change behavior on a large scale.

• In this guide we use the terms "waiver" and "opt-out" interchangeably.

• Also see the entry on waivers in the section on Talking about a policy. Preview (as noted above): It's much better to talk about waiving the license than waiving the policy.

Embargo option

• The policy may also give authors the right to specify an embargo period (a delay in the open distribution of an article).

• The Duke policy is a model here: "The Provost or Provost's designate will waive application of the license for a particular article or delay access for a specified period of time upon written request by a Faculty member."
  • Harvard's Model Open Access Policy incorporates the Duke language with this annotation: "Duke University pioneered the incorporation of an author-directed embargo period for particular articles as a way of adhering to publisher wishes without requiring a full waiver. This allows the full range of rights to be taken advantage of after the embargo period ends, rather than having to fall back on what the publisher may happen to allow. Since this is still an opt-out option, it does not materially weaken the policy. An explicit mention of embargoes in this way may appeal to faculty members as an acknowledgement of the prevalence of embargoes in journals they are familiar with."

• When faculty specify an embargo period, they should still deposit their articles in the repository on the usual timetable. The embargo option allows a delay in making a deposited article OA, not a delay in the initial deposit.

• For schools and authors, embargoes are much better than waivers.
  • When the author obtains a waiver, neither the school nor the author may exercise the large bundle of non-exclusive rights granted by the policy. When the author obtains an embargo and not a waiver, both the school and the author may exercise those rights, with the temporary exception that they may not provide OA for the length of the embargo. Needless to say, the best situation is when authors obtain neither a waiver nor an embargo.
  • When a publisher demands a waiver from an author as a condition of publication, check to see whether it would be satisfied by an embargo instead. Many will.
  • Also see our entry on transferring rights back to the author. Under the kind of policy we recommend, institutions with non-exclusive rights granted by the policy may grant them back to the authors, giving authors far more rights to reuse their own work than they would have had without this type of policy. Authors who want to maximize their rights to reuse their own work should be the first to avoid obtaining waivers.
  • In our experience, many authors and publishers who want waivers really want embargoes, or would be satisfied with embargoes. Hence, when possible, see whether those seeking waivers would accept embargoes instead.

• We recommend against any policy language or implementation practice requiring the university to respect a given embargo period for all articles from a given journal or publisher, at least without a significant concession from the journal or publisher in exchange. For more details, see the entry on treaties with publishers.

Scope of coverage, by content category

• The policy should specify what categories of content are covered by the license and the expectation of deposit. In particular, the policy should cover scholarly articles, or the kinds of writings typically published in peer-reviewed scholarly journals and conference proceedings.

• The policy should not cover scholarly writings that generate royalties (textbooks, monographs) or writings not considered scholarly in the field (op-ed pieces, popular articles). In our experience, widening the policy to require deposit of royalty-producing work or non-scholarly work will increase faculty resistance and decrease the odds that faculty will adopt it.

• The Harvard model policy covers "scholarly articles" alone, and explains in this annotation:
  • What constitutes a scholarly article is purposefully left vague. Clearly falling within the scope of the term are (using terms from the Budapest Open Access Initiative) articles that describe the fruits of scholars' research and that they give to the world for the sake of inquiry and knowledge without expectation of payment. Such articles are typically presented in peer-reviewed scholarly journals and conference proceedings. Clearly falling outside of the scope are a wide variety of other scholarly writings such as books and commissioned articles, as well as popular writings, fiction and poetry, and pedagogical materials (lecture notes, lecture videos, case studies).
  • Often, faculty express concern that the term is not (and cannot be) precisely defined. The concern is typically about whether one or another particular case falls within the scope of the term or not. However, the exact delineation of every case is neither possible nor necessary. In particular, if the concern is that a particular article inappropriately falls within the purview of the policy, a waiver can always be obtained.
  • One tempting clarification is to refer to scholarly articles more specifically as "articles published in peer-reviewed journals or conference proceedings" or some such specification. Doing so may have an especially pernicious unintended consequence: With such a definition, a "scholarly article" doesn't become covered by the policy until it is published, by which time a publication agreement covering its disposition is likely to already have been signed. Thus the entire benefit of the policy's nonexclusive license preceding a later transfer of rights may be vitiated. If clarifying language along these lines is required, simultaneously weaker and more accurate language can be used, for instance, this language from Harvard's explanatory material (also used above): "Using terms from the Budapest Open Access Initiative, faculty's scholarly articles are articles that describe the fruits of their research and that they give to the world for the sake of inquiry and knowledge without expectation of payment. Such articles are typically presented in peer-reviewed scholarly journals and conference proceedings."

• Works not covered by the policy can still be placed in the repository, and with permission can still be made OA. ​In fact we recommend that the repository accept, welcome, and encourage deposits that are not required by the policy or covered by the policy license.

Scope of coverage, by time

• Neither the grant of rights nor the deposit requirement should be retroactive. Under the kind of policy we recommend here, faculty can only make the desired grant rights for future, still-unpublished works, not for previously published works.

• However, the policy or separate implementation documents might encourage deposit of works completed prior to the adoption of the policy.

Transferring rights back to the author

• The kind of policy we recommend here not only grants rights to the institution, but also allows the institution to grant those rights to others. Here's the key language (from the Harvard model policy): "More specifically, each Faculty member grants to [university name] a nonexclusive, irrevocable, worldwide license to exercise any and all rights under copyright relating to each of his or her scholarly articles...and to authorize others to do the same" (emphasis added).

• The primary purpose of this language is to allow the institution to grant rights back to the author. The effect is that authors retain or regain certain rights to their work, including rights that they might have transferred away in their publishing contracts.
  • This gives authors far more rights to reuse their own work than they have under standard publishing contracts or even under progressive publishing contracts. It also gives authors more rights they have under other types of university OA policy.
  • This not only helps access, use, and reuse. It promotes author freedom. Hence, when well-explained, it also helps muster faculty support for the policy in the first place. However, in our experience, this feature of the policy is often overlooked or badly explained.

• To benefit authors as much as possible, the set of non-exclusive rights granted to the institution should be as broad as possible.

• Although the kind of policy we recommend here can correctly be called a rights-retention policy, it doesn't provide direct or simple rights retention by authors. Instead it provides direct rights retention by institutions, and indirect rights retention by authors.

Transferring rights to others

• Authors subject to this kind of policy may still sign publishing contracts with publishers. The policy grants certain non-exclusive rights to the institution, and authors should not sign contracts giving the same rights to publishers (or other parties). However, they will never need to do so. The vast majority of publishers agree that they can obtain the rights they need for publication without requiring authors to obtain waivers. But when authors wish to publish with a publisher who thinks otherwise, they may obtain a waiver, no questions asked.

• For detail on alerting publishers to the rights already granted to the institution, see the entry on author addenda. For detail on waiving the grant of rights to the institution for a given work, see the entry on waivers.

Enhancing user rights

• Authors subject to this kind policy may use open licenses, such as Creative Commons licenses, to enhance user rights. The kind of policy we recommend here is compatible with the use of open licenses but does not require them. Institutions may adopt this kind of policy and decide afterwards when or whether to make use of open licenses. Similarly, it may adopt this kind of policy and leave authors free to make these decisions on their own, case by case.

• Harvard does not routinely put open licenses on individual deposits. Instead, the terms of use for its repository function as an open license for all deposits.

Implementation process

• The policy should include a provision making a certain office or committee responsible for implementing the policy.

• A policy is more likely to pass if it only says what it has to say. Other details can be left to the office charged with implementing the policy.

• Once a policy is adopted by faculty vote, it's very hard to change by faculty vote. Since implementation details should be easy to change, they should be left out of the policy. ​When it's desirable to share both the draft policy language and the implementation plan, just make sure to keep the two distinct. That way the policy itself is not enlarged to include the implementation plan, and can remain brief and minimal, while the implementation group retains the flexibility to adjust its plan, within the guidelines of the policy, to suit changing circumstances.

Separating the issues

• A university requiring "green" OA (deposit in OA repositories) may also encourage "gold" OA (publishing in OA journals). But it should be careful about doing both in the same document. Where it has been tried, faculty tend to assume that the policy requires gold OA, or publishing in OA journals, and thereby limits their freedom to submit new work to the journals of their choice.
  • Part of the background here is that many people still mistakenly believe that all OA is gold OA, and therefore that any policy trying to assure OA must be trying to assure gold OA.
  • This is such a serious problem that if the policy document mentions gold OA at all (using any terminology, such as "OA journals", "OA publishers", or "OA publishing"), then it should only be to make clear that the university is not proposing a gold policy, and that the policy will preserve faculty freedom to submit new work to the journals of their choice.

• A university with a green OA policy may (and we think, should) also launch a fund to help faculty pay publication fees at fee-based OA journals. But the green OA policy should make clear that it's separate from the journal fund, and the fund should make clear that it's separate from the green OA policy. Otherwise faculty might think that the policy requires faculty to submit new work to OA journals, a common and harmful misunderstanding.

• We offer some other recommendations on separating the issues in the section on Adopting a policy.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com