Tạo ra “Open GLAM bây giờ!”

Creating “Open GLAM now!”

Larissa Borck, Feb 24 · 8 min read

Theo: https://medium.com/open-glam/creating-open-glam-now-9bd7225f8abc

Bài được đưa lên Internet ngày: 24/02/2020

Tôi đã học được những gì bằng việc tổ chức loạt các webinars quốc tế về truy cập mở cho di sản văn hóa số

Bên trong khóa tập huấn của Lundkvist Radio vào năm 1945, Dan Gunner. Viện bảo tàng Värmlands, Dấu phạm vi công cộng.

Trong mùa thu và mùa đông năm 2019, tôi đã tạo ra loạt các webinars “Open GLAM now” (OpenGLAM bây giờ) cho Ban lãnh đạo Di sản Quốc gia Thụy Điển. Mục tiêu là để hỗ trợ mạng các viện bảo tàng và các cơ sở di sản văn hóa khác mở ra các bộ sưu tập số của họ. Tôi đã học được vài bài học trong quá trình đó, điều tôi muốn chia sẻ với bất kỳ ai có quan tâm.

Ngữ cảnh: Tôi làm việc trong lĩnh vực dữ liệu và các cơ sở di sản văn hóa mở, hầu hết ở mức quốc gia ở Thụy Điển với các liên kết với các tổ chức quốc tế như Europeana và Wikimedia. Tôi là nhà nhân chủng học văn hóa chuyên về di sản văn hóa số và open GLAM.

Bài báo này phản ánh quan điểm và các kinh nghiệm của tôi như là một cá nhân; nó không đại diện cho Ban lãnh đạo Di sản Quốc gia Thụy Điển hay quan điểm của nó theo bất kỳ nghĩa nào. Nếu tôi đặt tên cho các sản phẩm hay các tổ chức, tôi không giành được bất kỳ lợi ích nào vì điều đó.

Chọn phương tiện đúng

Rullande husvagn, 1955, Örebro Kuriren. viện bảo tàng Örebro läns, Dấu phạm vi công cộng.

Vào mùa hè năm 2019, tôi đã bắt đầu làm việc trong Ban lãnh đạo Di sản Quốc gia Thụy Điển về dự án gọi là Văn hóa cái Chung của Europeana. Kể từ đó, các đồng nghiệp và tôi làm việc với những người khác trong việc cải thiện chất lượng dữ liệu của họ theo Khung Xuất bản Europeana. Định nghĩa này bao gồm, ví dụ, các hình ảnh độ phân giải cao và các giấy phép mở, được tiêu chuẩn hóa.

Việc tạo ra các webinars từng không phải là mục đích trong bản thân nó. Nó đã nổi lên vì các ý tưởng chúng tôi đã có để đạt được các mục tiêu của dự án, đó là khung thời gian (một năm) và các tài nguyên sẵn sàng (các nhân viên và tài chính). Để làm cho sự lựa chọn phương tiện là minh bạch, đây là danh sách một vài khía cạnh tôi đã muốn định dạng truyền thông đáp ứng:

• SOCH, sản phẩm chúng tôi đang làm việc với, có mạng của hơn 70 đối tác khắp Thụy Điển. Trong số chúng có cả một dải đầy đủ các cơ sở lớn và rất nhỏ, các viện bảo tàng quốc gia và người tình nguyện quản lý, có các bộ sưu tập số của vài trăm tới vài trăm ngàn hiện vật, những người mới bắt đầu trong lãnh địa số và các ví dụ thực hành tốt nhất. Vì thế, định dạng đó đã cho phép các cơ sở và nhân viên đi tiếp trong các giai đoạn khác nhau của quy trình mở ra các bộ sưu tập số, theo các mối quan tâm và nhu cầu của họ.
• Không phải tất cả các đối tác của chúng tôi có các tài nguyên để du lịch và tham dự các hội nghị, khóa tập huấn hay các cuộc gặp vật lý khác. Làm thế nào chúng tôi có thể đảm bảo bao gồm tất cả bọn họ?
• Quy trình đi với mở mất hàng năm trong các cơ sở di sản văn hóa. Vì thế nếu chúng tôi đã phát triển định dạng về các chủ đề khác nhau của dữ liệu di sản văn hóa, nó có thể phải là bền vững. Chúng tôi đã muốn thông tin sẽ là tìm kiếm được, sử dụng được và truy cập được lâu hơn vòng đời dự án. Chúng tôi đã muốn rằng không chỉ các đối tác hiện hành của chúng tôi có thể sử dụng nó, mà mọi cơ sở di sản văn hóa tự hỏi về các câu hỏi đó - vì có lẽ họ có thể cũng trở thành các đối tác trong tương lai, hoặc ra nhập phong trào OpenGLAM.
• Phong trào di sản văn hóa mở là phong trào toàn cầu. Có 2 cách để đưa mọi người từ khắp trên thế giới vào để bao gồm cả quan điểm và các kỹ năng của họ: Bạn có thể tổ chức một sự kiện vật lý, nó tốn kém nhiều tiền và có một dấu chân C02 lớn nhưng có lẽ cho phép các kết nối cá nhân sâu hơn, hoặc bạn quyết định cho bất kỳ ai tham gia cuộc họp từ xa nhờ vào công nghệ số. Điều đó là ít đắt tiền hơn, bao gồm được cả những ai không có khả năng hoặc không có thiện chí du lịch, nhưng có lẽ loại bỏ những ai không có năng lực số. Chúng tôi đã không có các tài nguyên để nhiều người bay tới Thụy Điển nhưng vẫn muốn chắc chắn bao gồm cả những người từ các phần khác của thế giới.
• Tôi đã muốn thiết kế chương trình bắt đầu bằng các chủ đề mức của người bắt đầu về dữ liệu di sản văn hóa mở và theo suốt con đường đó tới mức tiên tiến. Định dạng đó nên cho phép mọi người tham gia vào toàn bộ chương trình hoặc chỉ các phần họ có quan tâm.
• Những người tham gia có khả năng tham gia trong thời gian làm việc của họ. Thời lượng cần cho sự tham gia phải tính tới công việc bán thời gian và những người có công việc chăm sóc.
• Để bao gồm càng nhiều người càng tốt, nó phải là không mất tiền và được cấp phép mở.

Radioamatörer vid Teknis, 1955, Örebro Kuriren. Örebro läns museum, Dấu phạm vi công cộng.

Cuối cùng, tôi đã quyết định có lợi cho loạt các webinars với các phiên sống động và được ghi lại và các bài trình chiếu đơn lẻ được tải lên Youtube theo giấy phép CC BY. Các ưu điểm của việc đó là chúng có chi phí khá thấp (thực sự chỉ là các giờ làm việc của tôi), khả năng bao gồm càng nhiều đối tác của chúng tôi càng tốt và càng nhiều diễn giả quốc tế càng tốt, các lựa chọn tham gia mềm dẻo và tác động sinh thái nhỏ.

Tìm ra các công cụ đúng

Đã có một ít khó khăn kỹ thuật trên con đường đó - và tôi đã không tìm thấy nhiều tài nguyên mở về các giải pháp nào những người khác đã sử dụng trong các dự án tương tự. Tôi đã cần một nền tảng họp trên trực tuyến, nơi các diễn giả có thể vừa chia sẻ các slide và nói chuyện với khán thính phòng và nơi mọi người có thể đưa ra các câu hỏi sống động. Hơn nữa, tôi cần ghi lại các phiên. Vì thế ở đây là danh sách những gì tôi đã sử dụng:

• Smart Meeting. Các ưu điểm của Smart Meeting là cơ sở của tôi có giấy phép đối với nó, các phòng của chúng tôi được trang bị tương ứng, nó cho phép chia sẻ đường liên kết để tham gia cuộc họp và giao diện cho những người sử dụng là khá dễ nếu bạn quen với phần mềm họp trên trực tuyến. Hai lựa chọn thay thế có thể là Skype (Pro) hoặc Google Hangouts.
• Không may, có vài vấn đề với việc ghi lại các cuộc họp. Một là GDPR và bảo vệ dữ liệu. Có thể là khó, ví dụ, để ghi lại một thành viên của khán thính phòng đang đưa ra các câu hỏi nếu họ không đồng ý. Hai là chúng tôi đã không có truy cập tới tính năng của Smart Meeting cho phép trực tiếp ghi lại cuộc họp. Giải pháp của tôi là Cleanfeed, một công cụ tự do trên trực tuyến cho các hội thoại từ xa và ghi âm (ví dụ, được sử dụng trong sản xuất các podcast). Trong quá trình các phiên, những người tham gia chỉ phải ra nhập phiên của Smart Meeting - các diễn giả và tôi đã được kết nối bổ sung qua Cleanfeed và tôi đã chỉ ghi lại tiếng nói của họ trong khi trình bày (đối với bất kỳ ai đang thử điều này: Vài diễn giả đã trải nghiệm tiếng vọng - tôi cần vài sự chuẩn bị và thực hành để quản lý điều đó). Nói chung, kết quả tốt nhất về chất lượng âm thanh đạt được khi các diễn giả sử dụng các tai nghe với micro.
• Trong quá trình phiên họp, tôi đã có micro để ghi lại chính mình trong khi vừa điều khiển cuộc họp và có các tai nghe để kiểm soát âm thanh trong Cleanfeed.
• Sau cuộc họp, tôi đã thu thập các câu hỏi từ phần chat trong Smart Meeting để có được tổng quan về những gì những người tham gia có quan tâm. Sau đó, tôi đã kết hợp tệp âm thanh ghi lại tiếng nói với các slide trình chiếu bằng việc sử dụng iMovie. Tôi làm việc với các tệp âm thanh, làm vài biên tập về âm lượng và đã cố gắng làm giảm nhiễu. Tôi đã lưu toàn bộ phiên cũng như các bài trình chiếu riêng lẻ như là các tệp video khác nhau và tải tất cả chúng lên Youtube (sử dụng giấy phép CC BY) trong danh sách chơi chuyên dụng trong tài khoản của ông chủ của tôi.

Ghi video, 2019. Larissa Borck, CC BY.

Trước khi bắt đầu loạt 8 phiên, tôi đã ghi lại thành một video để chia sẻ trên trực tuyến (website của chúng tôi, phương tiện xã hội) như là tư liệu tiếp thị. Tôi đã sử dụng một máy ghi hianfh, một micro và 2 máy tính xách tay (một như là máy nhắc từ xa, một cho các slide). Đây là những gì nó trông giống trong trường hợp của tôi.

Các khuyến cáo cho việc chuẩn bị và tổ chức

Có vài điều tôi đã học được và tôi muốn chia sẻ chúng - tôi đã bắt đầu điều này khi không có nhiều tri thức từ trước đó về việc sản xuất các webinars, nên chúng có lẽ dường như sẽ rất cơ bản cho nhiều người khác. Nhưng có thể những người khác đánh giá cao khi đọc những điều tôi học được.

• Đừng lấy năng lực số của khán thính phòng hoặc của các diễn giả để đảm bảo. Hãy thử mô tả từng bước ra nhập cuộc họp càng rõ càng tốt để làm cho nó càng dễ ra nhập càng tốt. Sau loạt đó, tôi nhận được phản hồi rằng các ảnh chụp màn hình như các chỉ dẫn có thể sẽ giúp ích, và nếu tôi sản xuất định dạng tương tự một lần nữa, tôi chắc chắn có các tư liệu nhìn trực quan được.
• Có cuộc gặp trước với các diễn giả trong phòng họp trên trực tuyến theo lựa chọn của bạn và để họ đi qua quá trình tham gia và trình bày.
• Chúng tôi đã có nhiều đăng ký hơn so với những người tham gia tích cực trong các phiên sống động. Các ngày thứ hai, thứ sáu và đầu giờ sáng sẽ có ít người tham gia hơn. Điều đó cũng giải thích vì sao việc tải lên các phiên được ghi lại là rất quan trọng, vì thậm chí những người tham gia nào cố tham gia trong mọi phiên, cũng phải bỏ qua 1-2 phiên vì xung đột về các cuộc hẹn. Ngoài ra, mọi người xem các phiên được ghi lại trên trực tuyến là không ít giá trị hơn so với xem trong các phiên trực tiếp. Chúng tôi đã muốn thiết kế chương trình mà sẵn sàng mềm dẻo dù những người muốn sử dụng nó - không may không biết nhiều về khán thính phòng trên Youtube như về khán thính phòng trực tiếp.

Sveriges radio TV, 1967, Örebro Kuriren. Örebro läns museum, Dấu phạm vi công cộng.

Có loạt webinars hoặc các MOOC nơi những người tham gia có chứng chỉ, những người đã tham gia trong tất cả hoặc một số phiên nhất định, Điều này có thể có giá trị: nó khẳng định rằng mọi người có quan tâm trong chủ đề đó và có thể giúp thuyết phục các ông chủ cho họ thời gian tham gia. Hơn nữa, nó có thể dẫn tới cảm giá thành công tích cực. Tôi đã quyết định không làm điều này, vì tôi muốn những người tham gia cảm thấy tự do để tham gia vào càng nhiều (hoặc ít) phiên theo họ muốn, phù hợp với các nhu cầu (hoặc các cơ sở của họ) của họ.

Ngoài ra, tôi đã muốn theo dõi khán thính phòng, điều khiển các vấn đề khi những người không có khả năng tham gia cuộc họp vì các lý do kỹ thuật, và điều đó có thể tạo ra sự phân cấp giữa những người tham gia trong các phiên trực tiếp và những ai xem các phiên được ghi lại.

• Hãy nghĩ về các cách thức khác nhau để cuốn hút những người tham gia. Ngoài các phiên trực tiếp, các trình bày được ghi lại và các cuộc họp trên Youtube, tôi đã liên hệ với những người tham gia qua thư điện tử trước và sau từng phiên và đã tạo ra thẻ hashtag trên Twitter. Vì thế, những người nào muốn tham gia thảo luận ở đó cũng có thể làm như vậy. Thẻ hashtag cũng giúp cho các diễn giả chia sẻ các bài trình chiếu của họ, .v.v., và mọi người có thể tìm thấy các thảo luận xung quanh điều đó dễ dàng hơn.
• Khả năng truy cập là chủ đề quan trọng. Hãy nghĩ về các cách thức khác nhau về tư liệu và chương trình của bạn đang loại bỏ mọi người như thế nào. Các bước có thể bao gồm và bổ sung phụ đề cho các tư liệu video của bạn (Youtube có tính năng tự động cho các video tiếng Anh, và bạn cũng có thể sửa chúng ở đó) và chia sẻ bản dịch lại nội dung được nói. (Nếu bạn có nhiều thông tin hơn về chủ đề này, vui lòng bình luận về bài báo này hoặc để lại câu trả lời).

• Điều gì tới sau sự việc cuối cùng webinar của bạn? Hãy tạo ra vài dạng bám theo và giúp mọi người tham gia làm việc với tư liệu của bạn. Hãy cung cấp tiếp các tài nguyên hoặc chỉ cho họ tới các cơ sở hoặc đại lý khác trong lĩnh vực đó nơi họ có thể nhúng sâu vào chủ đề này. Hiện hành tôi đang làm việc về các bài báo tóm tắt tất cả các phiên và các bài trình chiếu, bao gồm các đường liên kết tới các phiên được ghi lại và nhiều thông tin hơn nữa.

Centralhotellets radio, Oscar Zedrén, Carl Larssons Fotografiska Ateljé AB. Länsmuseet Gävleborg, CC BY-SA.

Điều gì xảy ra tiếp?

Tôi đang tìm kiếm phản hồi: Bạn đã tham gia trong các webinars? Bạn nghĩ gì về chúng như là phương tiện để học tập và giao tiếp? Hoặc bạn đã tổ chức các webinars? Bạn đã và đang học những gì? Vui lòng chia sẻ các phát hiện của bạn như các bình luận ở đây hoặc hãy liên hệ qua Twitter.

What I learned by organising an international webinar series on open access on digital cultural heritage

Interior of Lundkvist Radio workshop in 1945, Dan Gunner. Värmlands museum, Public Domain Mark.

During autumn and winter 2019, I created the webinar series “Open GLAM now” for the Swedish National Heritage Board. The aim was to support a network of museums and other cultural heritage institutions in opening up their digital collections. I learnt some lessons in the process, which I would like to share with everyone interested.

Context: I work within the sector of open cultural heritage data and institutions, mostly on a national level in Sweden with links to international organisations such as Europeana and Wikimedia. I am a cultural anthropologist specialised in digital cultural heritage and open GLAM.

This article reflects my views and experiences as a private individual; it does not represent the Swedish National Heritage Board or its view in any sense. If I name products or organisations, I do not gain any benefits because of this.

Choosing the right medium

Rullande husvagn, 1955, Örebro Kuriren. Örebro läns museum, Public Domain Marked.

In summer 2019, I started working at the Swedish National Heritage Board on a project called Europeana Common Culture. Since then, my colleagues and I work among others on improving their data quality according to the Europeana Publishing Framework. This definition includes, for example, high-resolution images and open, standardised licenses.

Creating webinars was not a goal in itself. It emerged because of the ideas we had to achieve the project’s goals, its time frame (one year) and the available resources (staff and finances). To make the medium’s choice transparent, this is a list of some of the aspects I wanted the communication format to fulfill:

• SOCH, the product we are working with, has a network of more than 70 partners all across Sweden. Among them are a whole range of large to very small institutions, volunteer-run and national museums, having digital collections of a few hundred to several 100.000 objects, new beginners in the digital realms and best practice examples. Hence, the format had to allow for institutions and staff to step in at different stages of the process of opening up their digital collections, according to their interests and needs.
• Not all of our partners have the resources to travel and attend conferences, workshops or other physical meetings. How can we make sure to include them all?
• The process of going open takes years in cultural heritage institutions. So if we developed a format about different topics of open cultural heritage data, it would have to be sustainable. We wanted the information to be findable, usable and accessible for longer than the project’s duration. We wished that not only our current partners could use it, but every cultural heritage institution wondering about these questions — because maybe they could become future partners, too, or join the open GLAM movement.
• The open cultural heritage movement is a global one. There are two ways to include people from all over the world to include their perspective and skills: You can organise a physical event, which costs a lot of money and has a large C02 footprint but might allow for deeper personal connections, or you decide for everyone to join the meeting remotely thanks to digital technology. That is less expensive, includes those unable or unwilling to travel, but might exclude others with missing digital literacy. We did not have the resources to fly in a lot of people to Sweden but still wanted to make sure to include people from other parts of the world.
• I wanted to design a program that starts with beginner-level topics on open cultural heritage data and goes all the way to an advanced level. The format should allow participants to take part in the whole program or just the parts they are interested in.
• Participants should be able to take part during their working hours. The amount of time needed for participation had to take into consideration part-time work and people engaged in care work.
• To include as many people as possible, it had to be free of charge and openly licensed.

Radioamatörer vid Teknis, 1955, Örebro Kuriren. Örebro läns museum, Public Domain Mark.

Finally, I decided in favour of a webinar series with live and recorded sessions and single presentations uploaded to Youtube under CC BY. The advantages were the comparatively low costs (actually only my working hours), the possibility to include as many of our partners and possible international speakers as possible, the flexible participation options and the comparable small ecological impact.

Finding the right tools

There have been a few technical hurdles on the way — and I did not find a lot of open resources about which solutions others used in similar projects. I needed an online meeting platform, where speakers could both share slides and talk to the audience and where people could ask questions live. Furthermore, I needed to record the sessions. So here’s a list what I used:

• Smart Meeting. The advantages of Smart Meeting were that my institution has a license for it, our rooms are equipped accordingly, it allows sharing a link to join the meeting and the interface for users is comparatively easy if you are used to online meeting software. Two alternatives would have been Skype (Pro) or Google Hangouts.
• Unfortunately, there are some issues with recording meetings. One is GDPR and data protection. It can be difficult for example to record a member of the audience asking questions if they don’t agree. The second was that we did not have access to the feature of Smart Meeting allowing for recording the meeting directly. My solution was Cleanfeed, a free online tool for remote conversations and audio recording (for example used in podcast production). During the sessions, the participants only had to join the Smart Meeting session — the speakers and I were additionally connected via Cleanfeed and I recorded only their voices during the presentation (for everyone trying this: Some speakers experienced echoes — I needed some preparation and exercise to manage that). In general, the best result in audio quality is achieved when speakers use headphones with microphones.
• During the session, I had a microphone to record myself while moderating the meeting and headphones to control the sound in Cleanfeed.
• After the meeting, I collected the questions from the chat in Smart Meeting to get an overview of what participants have been curious about. Then, I combined the audio file of the voice recording with the presentation slides using iMovie. I clipped the audio files, did some editing on the volume and tried to reduce ambient noises. I saved the whole session as well as the single presentations as different video files and uploaded all of them to Youtube (using the CC BY license) in a dedicated playlist on the account of my employer.

Recording a video, 2019. Larissa Borck, CC BY.

Before starting the series of eight sessions, I recorded a video to share online (our website, social media) as marketing material. I used a camera, a microphone and two laptops (one as a teleprompter, one for the slides). This is what that looked like in my case.

Recommendations for preparing and organising

There are a few things I learned and I would like to share them — I started this without a lot of prior knowledge about producing webinars, so these will probably seem very basic to many others. But maybe others appreciate reading my learnings.

• Don’t take the digital literacy of the audience or the speakers for granted. Try to describe every step of joining the meeting as clearly as possible to make it as easy to join as possible. After the series, I got the feedback that screenshots as instructions would have helped, and if I produced a similar format again, I would definitely include visual material.
• Have a pre-meeting with the speakers in the online meeting room of your choice and walk them through the process of joining and presenting.
• We had more registrations than active participants in the live sessions. Mondays, Fridays and early mornings performed worse in terms of participant numbers. That is also why the upload of recorded sessions is so important, because even the participants who tried to take part in every session, had to miss one or two because of conflicting appointments. Still, the people watching the recorded sessions online are not less valuable as those in live sessions. We wanted to design a program that is flexibly available however people want to use it — and that includes unfortunately not knowing as much about the audience on Youtube as about the live audience.

Sveriges radio TV, 1967, Örebro Kuriren. Örebro läns museum, Public Domain Mark.

There are webinar series or MOOCs where participants get certificates who took part in all or a certain number of sessions. This can be valuable: It confirms that people are interested in the subject and could help to persuade employers to give them the time to take part. Furthermore, it can lead to a positive feeling of success. I decided not to do this, because I wanted participants to feel free to take part in as many (or few) sessions as they wanted to, according to their (or their institutions’) needs. Additionally, I would have had to track attendance, handle issues when people were not able to join the meeting because of technical reasons, and it would have created a hierarchy between participants in live sessions and those watching recorded sessions.

• Think about different ways to engage with the participants. Besides the live sessions, the recorded presentations and meetings on Youtube, I was in touch with participants via e-mail before and after every session and created a hashtag on Twitter. Hence, people who wanted to join the conversation there could do so. A hashtag also helps speakers to share their presentations etc. and people can find the discussions around it easier.
• Accessibility is a crucial topic. Think about different ways how your material and program is excluding people. Steps could include to add subtitles to your video material (Youtube has an automatic feature for English language videos, and you can edit them there, too) and share transcripts of the spoken content. (If you have more information on the topic, please comment on this article or leave a response.)
• What comes after the last episode of your webinar? Create some kind of follow-up and help people get on track with working with your material. Provide further resources or point them to other institutions or agents in the sector where they can dive deeper into the topic. I am currently working on articles that summarise all the sessions and presentations, include links to the recorded sessions and more information.

Centralhotellets radio, Oscar Zedrén, Carl Larssons Fotografiska Ateljé AB. Länsmuseet Gävleborg, CC BY-SA.

What happens next?

I am looking for feedback: Have you participated in webinars ? What do you think about them as a medium for learning and communicating? Or have you organised webinars? What have been your learnings? Please share your findings as comments here or get in touch via Twitter.

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com