Tích hợp Truy cập Mở vào cơ sở GLAM của bạn

Integrating Open Access in your GLAM institution
Anne Young, Feb 24 · 4 min read
Theo: https://medium.com/open-glam/2-integrating-open-access-in-your-glam-institution-56789b1d8fb
Bài được đưa lên Internet ngày: 24/02/2020
Trong bài đăng thứ hai loạt thứ hai của cô (bài đăng đầu tiên ở đây [bản dịch tiếng Việt]), Anne Young chia sẻ vài công cụ và chương trình những người chuyên nghiệp về GLAM có thể sử dụng để tích hợp Truy cập Mở vào cơ sở của họ theo cách thức được tự động hóa nhất có thể.

Tượng tang lễ của Flavius Agricola (chi tiết, thời kỳ của Antonine (138–193 A.D.), đá hoa, 26–1/2 x 70 x 27 in. Viện bảo tàng Nghệ thuật Indianapolis ở Newfields, Quà tặng của Alan Hartman, 72.148. Phạm vi công cộng.

 

Là quan trọng để nhớ là khả năng tạo ra Truy cập Mở bắt nguồn từ việc có các thực hành cấp phép vững chắc có tại chỗ rồi, việc có nội dung số chất lượng cao (các hình ảnh, video, .v.v.) và siêu dữ liệu càng hoàn chỉnh càng tốt đi kèm với nội dung.
Phương tiện trực tiếp nhất để có được nội dung Truy cập Mở trên trực tuyến là qua sự phân phối có điều phối giữa một hệ thống quản lý các bộ sưu tập – CMS (Collections Management System) GLAM và hệ thống quản lý tài sản số - DAMS (Digital Asset Management System) để nhập các bộ sưu tập trên trực tuyến đó.
CMS là gì? “Đó là chương trình máy tính mà tạo thuận lợi cho các trách nhiệm quản trị (làm catalog, ghi lại nhập liệu, cho vay, lập kế hoạch triển lãm, truy xuất hình ảnh kỹ thuật số, quản lý bản quyền, .v.v.” có liên quan tới việc làm tài liệu và quản trị các tài sản GLAM nắm giữ¹.
DAMS là “chương trình kỹ thuật số được sử dụng để lưu trữ, quản lý, và truy xuất các tài sản số, như các hình ảnh hoặc video các hiện vật của các bộ sưu tập”².
Có nhiều CMS và DAMS một cơ sở GLAM có thể sử dụng để phân phối nội dung trên trực tuyến là làm cho sẵn sàng qua một API. Tôi sẽ thậm chí không cố giải thích công nghệ đằng sau tất cả những thứ đó làm việc với nhau như thế nào, nhưng có thể đảm bảo rằng không có các hệ thống đó thì Truy cập Mở có thể sẽ là thách thức hơn nhiều.

Thiên tai thứ năm của Ai cập, 1800, dầu trên vải, 48 × 72 in. Viện bảo tàng Indianapolis ở Newfields, Quà tặng kỷ niệm của Evan F. Lilly, 55.24.

 

Ngoài bản thân kỹ thuật ra, các cơ sở GLAM cần cân nhắc các điều khoản và điều kiện của cả Truy cập Mở và tổng thể (các) nền tảng website của họ để đảm bảo không có các mệnh đề xung đột (như, không nêu bản quyền và hạn chế sử dụng nội dung ở chỗ này trong khi cố gắng chào Truy cập Mở ở chỗ khác).
Bất luận một cơ sở GLAM làm cho nội dung Truy cập Mở sẵn sàng như thế nào (như, các bản tải về trực tiếp từ các trang của bộ sưu tập hay các trang nhỏ riêng biệt), hãy luôn tích hợp thông tin chính sách và tham chiếu chéo cách để những người sử dụng có thể cấp phép cho nội dung không nằm trong chương trình Truy cập Mở đó.
Ngoài các cơ chế phân phối nội dung, có nhiều quyết định khác phải đưa ra để xác định các tham số Truy cập Mở bạn muốn áp dụng cho bộ sưu tập của bạn. Có các câu hỏi mà bạn cần tự hỏi mình:

• Các hạn chế sử dụng: cơ sở GLAM sẽ xem xét các mức độ sử dụng khác nhau: chỉ sử dụng phi thương mại, sử dụng không hạn chế, hoặc đâu đó ở giữa? Về cơ bản, câu hỏi bạn muốn trả lời cho cơ sở GLAM của bạn là liệu bạn sẽ đi với Truy cập Mở đầy đủ hay “Truy cập Mở nửa vời” (Semi-Open Access).
• Ghi công của đối tượng và dòng thừa nhận bộ sưu tập: cơ sở GLAM sẽ yêu cầu hoặc chỉ khuyến cáo đưa vào thông tin này để hỗ trợ tiếp trong nhận diện nội dung bộ sưu tập xuôi xuống bên dưới? Hay đơn giản hỏi về: “Sự nhã nhặn của [chèn vào tên cơ sở GLAM]”?
• Các bản sao không mất tiền (Gratis copies): cơ sở GLAM sẽ yêu cầu những người sử dụng gửi một bản sao không mất tiền để trợ giúp cho cơ sở trong các bản ghi của tổ chức của nó về nơi nội dung bộ sưu tập được tái tạo lại?

• Thu thập dữ liệu: cơ sở GLAM sẽ theo dõi các bản tải về hoặc các dạng sử dụng nội dung? Nếu có, nó định thu thập và ghi lại thông tin này như thế nào? Liệu điều này có là sự cản trở cho việc mở đầy đủ hay liệu bản ghi học thuật các bản tái tạo lại được ưu tiên hơn đối với cơ sở?
• Đặc tả tệp: cơ sở GLAM sẽ đưa ra kích cỡ các tệp gì? Kích cỡ duy nhất, kích cỡ đầy đủ, nhiều kích cỡ được tối ưu hóa cho các sử dụng khác nhau? Liệu siêu dữ liệu có được nhúng và các tệp hay không?
• Hỏi đáp thường gặp (FAQ): ngoài việc làm lại các điều khoản và điều kiện với các tư liệu đang có trên trực tuyến, cơ sở GLAM có thể muốn chuẩn bị các câu hỏi đáp (làm trước) đề cập tới các câu hỏi cụ thể về chính sách Truy cập Mở của nó.
• Các hạn chế bản quyền của bên thứ 3: Các cơ sở GLAM nên đảm bảo nội dung bộ sưu tập đó được làm cho sẵn sàng theo Truy cập Mở là nằm trong phạm vi công cộng hoặc các quyền được cơ sở nắm giữ và tự do đối với bất kỳ các bản quyền hoặc các hạn chế pháp lý nào khác.
• Các hạn chế về tính riêng tư và/hoặc sự công khai: các cơ sở GLAM nên đảm bảo nội dung bộ sưu tập được làm cho sẵn sàng theo Truy cập Mở là tự do đối với bất kỳ vấn đề nào về Tính riêng tư hoặc Sự công khai, nếu có những người được mô tả trong nội dung đó.
• Các hạn chế hợp đồng: các cơ sở GLAM nên đảm bảo nội dung bộ sưu tập được làm cho sẵn sàng theo Truy cập Mở là tự do khỏi bất kỳ hạn chế hợp đồng nào (như, các hạn chế của tài trợ hoặc mua sắm đối với việc chỉ thị các dòng thừa nhận chi công với tất cả các bản tái tạo lại)³.

Cân nhắc có điều phối các tham số đó trong sự kết hợp với sử dụng CMS, DAMS, và API sẽ xúc tác cho cơ sở GLAM triển khai phiên bản tốt nhất các bản tải về Truy cập Mở được tự động hóa mà cơ sở của họ có thể tạo thuận lợi.
Trong bài đăng tiếp sau, tôi sẽ xem xét bạn có thể làm gì khi bạn có các tài nguyên hạn chế và vẫn muốn có chính sách Truy cập Mở vận hành được.
Khước từ: Nội dung của bài đăng này không cấu thành sự tư vấn pháp lý và cũng không tham chiếu tới bất kỳ tình huống đặc biệt hay đặc thù nào. Nếu bạn có bất kỳ sự nghi ngờ nào về tình huống đặc thù của bạn, bạn nên tư vấn với luật sư.
Các bài đăng đã được biên tập ngoài tập hợp các đoạn tweet mà Anne đã làm trong quá trình giám tuyển của cô đối với tài khoản Twitter @openglam. Hãy nhớ là bạn cũng có thể làm điều đó, hãy đăng ký ở đây!
Anne Young là Giám đốc các công việc pháp lý và sở hữu trí tuệ ở Newfields và là người biên tập “Các quyền và tái tạo lại: Sổ tay cho các cơ sở văn hóa, ấn bản lần hai”, vì nó mà bà đã nhận được giải thưởng Nancy DeLaurier của Hiệp hội Tài nguyên Nhìn vào năm 2017.
Chú giải
[1] Megan P. Bryant, Cherie C. Chen, Kenneth D. Crews, John ffrench, Walter G. Lehmann, Naomi Leibowitz, Melissa Levine, Sofía Galarza Liu, Michelle Gallagher Roberts, Nancy Sims, Deborah Wythe and Anne M. Young, Rights and Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions, Second Edition. Edited by Anne M. Young. Lanham, Maryland: Rowman and Littlefield, 2019, p. 343.
[2] Idem, p. 345.
[3] Idem, p. 176–177.
Giữ lại một số quyền CC BY-NC

 

In the second post of her second series (first post here), Anne Young shares some of the tools and programs GLAM professionals can utilize to integrate Open Access in their institution in the most automated way possible.

Funerary Monument of Flavius Agricola (detail), Antonine period (138–193 A.D.), marble, 26–1/2 x 70 x 27 in. Indianapolis Museum of Art at Newfields, Gift of Alan Hartman, 72.148. Public Domain.

It is important to remember that the ability to institute Open Access stems from having solid licensing practices already in place, having high-quality digital content (images, videos, etc.) and as complete as possible metadata to accompany the content.

The most direct means of getting Open Access content online is through the coordinated delivery between a GLAM’s collections management system (CMS) and digital asset management system (DAMS) to populate online collections.

What is a CMS? “It is computer program that facilitates the administrative responsibilities (cataloging, accessioning, loans, exhibition planning, digital image retrieval, copyright management, etc.) associated with the documentation and stewardship of a GLAM’s holdings.”¹

A DAMS is a “digital program used for storing, managing, and retrieving digital assets, such as images or videos of collection objects.”²

There are a host of CMS and DAMS a GLAM might utilize to deliver content online and make available via an API. I will not even try to explain the technology behind how these all work together, but can vouch that without these systems Open Access can be much more challenging.

The Fifth Plague of Egypt, 1800, oil on canvas, 48 × 72 in. Indianapolis Museum of Art at Newfields, Gift in memory of Evan F. Lilly, 55.24.

Beyond the tech itself, GLAMs need to consider the terms and conditions of both Open Access and their website platform(s) overall to ensure no conflicting clauses (i.e., don’t claim copyright and restrict use to content in one place whilst trying to offer Open Access in another).

No matter how a GLAM makes Open Access content available (e.g., direct downloads from collection pages or a separate microsite), always integrate policy information and cross-reference how users can license content not in the Open Access program.

Beyond the mechanisms of content delivery, there are a host of other decisions to make to define what Open Access parameters you want to apply to your collection. These are the questions that you need to ask yourself:

• Usage restrictions: will the GLAM look at different levels of uses: non-commercial uses only, unrestricted use, or somewhere in-between? Essentially, the question you want to answer for your GLAM is whether you’ll go full Open Access or “Semi-Open Access.”
• Object attribution and collection credit line: will the GLAM require or merely recommend the inclusion of this information to further assist in downstream identification of collection content? Or simply ask for: “Courtesy of [insert GLAM name]”?
• Gratis copies: will the GLAM request users send a gratis copy to aid the institution in its institutional records of where collection content is reproduced?
• Data collection: will the GLAM track downloads or types of uses of the content? If so, how does it intend to gather and record this information? Is this a hindrance to being fully open or does scholarly record of reproductions take precedence for the institution?
• File specifications: what size files will the GLAM provide? Single size, full size, multiple sizes optimized for different uses? Is the metadata embedded in files?
• FAQ: in addition to revising terms and conditions with existing online materials, the GLAM may wish to prepare FAQs (in advance) to address specific questions about its Open Access policy.
• Third-party copyright restrictions: GLAMs should ensure the collection content made available under Open Access is in the Public Domain or that the rights are held by the institution and free of any other copyrights or other legal restrictions.
• Privacy and/or publicity restrictions: GLAMs should ensure the collection content made available under Open Access is free of any Privacy or Publicity issues, if there are people depicted in the content.
• Contractual restrictions: GLAMs should ensure the collection content made available under Open Access is free of any contractual restrictions (i.e., donation or purchase restrictions to mandating credit lines with all reproductions).³

The coordinated consideration of these parameters in conjunction with the use of a CMS, DAMS, and API will enable a GLAM to implement the best version of automated Open Access downloads that their institution can facilitate.

In the next post, I’ll have a look to what you can do when you have limited resources and still want to get an Open Access policy running.

Disclaimer: The content of this post does not constitute legal advice nor does it refer to any particular or specific situation. If you have any doubts about your specific situation, you should consult with a lawyer.

These posts were compiled out of the set of tweets that Anne did during her curation of the @openglam Twitter account. Remember you can do it too, just sign up here!

Anne Young is the Director of Legal Affairs and Intellectual Property at Newfields and editor of “Rights and Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions, Second Edition”, for which she received the Visual Resources Association’s Nancy DeLaurier Award in 2017.

Footnote

[1] Megan P. Bryant, Cherie C. Chen, Kenneth D. Crews, John ffrench, Walter G. Lehmann, Naomi Leibowitz, Melissa Levine, Sofía Galarza Liu, Michelle Gallagher Roberts, Nancy Sims, Deborah Wythe and Anne M. Young, Rights and Reproductions: The Handbook for Cultural Institutions, Second Edition. Edited by Anne M. Young. Lanham, Maryland: Rowman and Littlefield, 2019, p. 343.

[2] Idem, p. 345.

[3] Idem, p. 176–177.

Some rights reserved CC BY-NC

Dịch: Lê Trung Nghĩa

letrungnghia.foss@gmail.com